One moment please...
 
 
Exact AEC Modular   
 

Exact AEC - Boekingen Financieel - Digitale brievenbus

In Exact AEC kunnen factuurberichten uit de digitale brievenbus van Exact Online ingelezen worden. De digitale brievenbus kan gebruikt worden voor:

  • Inlezen gescande facturen uit ImageCapture van Scansys.
  • Inlezen factuurberichten van leveranciers in het formaat van S@les in de Bouw/ETIM/GS1 via Z factuur.
  • Inlezen gescande facturen uit XML herkenservice van Z factuur.
  • Inlezen factuurberichten in het UBL-formaat afkomstig van crediteuren die gebruik maken van Exact Online of Exact Globe Next.

Inrichting

De optie Digitale brievenbus is aanwezig indien in het algemene licentiebestand van Exact AEC (SHL10.lic) optie 35 is opgenomen.

Voor het openen van een Digitale brievenbus moeten de accountgegevens vastgelegd worden in tabel Mailboxen. Deze tabel vindt u in module Stamgegevens, Algemeen. Document 26.029.764 bevat informatie over de inrichting van Mailboxen.

In de administratiegegevens (Menu Bestand, Administratiebeheer in het lijstscherm van de module) kunt u op tabblad Digitale berichten aangeven welke mailbox in deze administratie gebruikt moet worden voor het uitlezen van een Digitale brievenbus. Eventueel kan per dagboek een afwijkende digitale brievenbus ingesteld worden. Op de dagboekkaart in module Administratie beheer kan hiervoor op tabblad Extra een mailbox geselecteerd worden.

Openen digitale brievenbus

In de module Financiele boekingen vindt u de optie Digitale brievenbus in een geopende inkoopdagboek in het menu Bestand.

Bij het openen van de Digitale brievenbus worden alle berichten ingelezen uit Exact Online. In het bovenste deel van het venster kunt u een filter instellen. Dit filter bepaalt welke gegevens ingelezen worden. Bij Berichttype kunt u kiezen voor Factuur om alleen factuurberichten in te lezen. Geadviseerd wordt om bij Status te kiezen voor Openstaand. Zo ziet u alleen de factuurberichten die u nog niet geboekt heeft. Bovendien komt dit de performance ten goede, omdat het aantal in te lezen factuurberichten beperkt blijft.

In het onderste deel van het venster ziet u een lijstscherm met alle berichten. Via de button Boeken kunt u de geselecteerde inkoopfacturen in de wizard van Inlezen factuurberichten te laden om ze als inkoopfactuur te laten boeken. Alleen die factuurberichten worden geladen die een XML-bestand in het formaat van S@les in Bouw/ETIM/GS1 of in het UBL-formaat bevatten. Met dubbelklik kunt u een bericht openen om in te zien. De eventueel aan het bericht gekoppeld PDF-bestand wordt dan getoond, naast enkele kopgegevens uit het XML-bestand.

In noodgevallen kunt u reeds verwerkte berichten opnieuw boeken. Log hiervoor in als Beheerder. U vindt dan in het rechter muismenu een optie om opnieuw te boeken. Bovendien heeft gebruiker Beheerder de mogelijkheid om via het rechter muismenu de status van geselecteerde brievenbusitems aan te passen.

Geldigheid van een XML-bestand:

Ingeval van twijfel over de geldigheid van een XML-bestand, open het bericht d.m.v. dubbelklik. Bovenin het detailvenster worden enkele gegevens uit de kop van het XML-bestand getoond, waaronder factuurdatum, factuurnummer en factuurbedrag. Het bericht bevat geen geldig XML-bestand indien deze gegevens leeg blijven.

Gerelateerde onderwerpen

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 26.043.165
 Assortment:  Date: 23-04-2022
 Release:  Attachment:
 Disclaimer