Met Exact Financials Enterprise kunt u kas- of bankboekingen invoeren en wijzigen via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Kasboek/ Bankboek]. Bankboekingen worden gewoonlijk gebaseerd op dagafschriften. Het is raadzaam om per bankrekening met een apart dagboek en een aparte tegenrekening te werken. Kasboekingen worden gewoonlijk gebaseerd op kastelstroken of kasstaten.
Er zijn twee soorten boekingen voor kas en bank, afhankelijk van het soort betaling:
Als het gaat om een openstaande post, moet u altijd een verzamelrekening voor de subadministratie van de debiteur of de crediteur kiezen. Vervolgens kunt u openstaande posten op twee manieren behandelen, afhankelijk van de situatie:
In het kas- of bankboek dienen het 'bedrag in' en het 'bedrag uit' altijd bruto geboekt te worden (inclusief BTW) voor alle boekingen waarbij BTW van belang is. Op basis van het bruto bedrag wordt de BTW grondslag en het BTW bedrag berekend, onafhankelijk van de gebruikte BTW code (in- of exclusief).
De kopregel van het boekingsscherm bestaat uit de volgende velden:
Jaar/PeriodeVoer het boekjaar en de periode in. Standaard wordt het jaar en de periode getoond welke middels de periode-datumtabel is gekoppeld aan de op dit moment geldende systeemdatum.
DagboeknummerHet nummer van het dagboek waarin u wilt boeken.
VolgnummerHet eerstvolgende vrije volgnummer wordt automatisch op het scherm getoond. Het betreft hier het eerste vrije nummer in een lijst van onverwerkte boekingen. U kunt tijdens het invoeren van een nieuwe boeking het voorgestelde nummer accepteren. Het volgnummer van de boeking verschijnt op boekingsverslagen. Als bij controle van de boekingsverslagen blijkt dat een boeking met een specifiek volgnummer een fout bevat, kunt u de boeking eenvoudig oproepen door het in het veld 'Volgnummer' het volgnummer van de foutieve boeking in te voeren. Vervolgens kunt u de boeking wijzigen/corrigeren.
BoekstuknummerHet eerst vrije beschikbare boekstuknummer wordt getoond. Het eerste beschikbare vrije boekstuknummer definieert bij de opening van een nieuw jaar in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Bij bankboekingen is het raadzaam het boekstuknummer gelijk te houden met uw afschriftnummer, op die manier kunt u het ingevoerde afschrift gemakkelijk terugvinden. Het boekstuknummer hoeft niet uniek te zijn, maar voor controle doeleinden is dit wel aan te raden. Houdt het boekstuknummer uniek door bijvoorbeeld te beginnen met het jaartal en dan het afschriftnummer. Voor kasboekingen wordt het boekstuknummer niet in de kopregel gedefinieerd maar in de subregels.
OmschrijvingDe omschrijving van de boeking. Deze omschrijving wordt getoond op bijvoorbeeld boekingsverslagen en grootboekkaarten. De omschrijving van de kopregel wordt automatisch overgenomen in de subregels, maar kan daar gewijzigd worden.
OpeningsbalansAls u een nieuwe boeking aanmaakt, wordt de openingsbalans voorgesteld. Deze wordt berekend aan de hand van de eerder ingevoerde afschriften in het dagboek waaraan dezelfde grootboekrekening is gekoppeld. Als het voorgestelde saldo juist is, weet u dat alle eerdere afschriften correct zijn ingevoerd. Als de voorgestelde openingsbalans onjuist is, weet u dat de vorige afschriften niet juist zijn ingevoerd. U kunt het beginsaldo aanpassen en dit afschrift invoeren. Het is vervolgens aan te bevelen eerdere afschriften op te vragen om de juistheid te controleren.
EindsaldoHet invoeren van het eindsaldo (zoals deze op uw afschrift staan) kunt u gebruiken als controlemiddel. Na het invoeren van alle afschriftregels ontstaat een saldo. Deze dient gelijk te zijn aan het verschil tussen de openingsbalans en het eindsaldo. Als dit niet het geval is, wordt u hierop attent gemaakt. Op deze manier weet u zeker dat u het bankafschrift qua bedragen juist heeft ingevoerd. Wanneer u de optie 'Contr EindSal/Versch' in het onderhoud van het dagboek heeft geactiveerd, wordt de boeking automatisch afgesloten en bewaard op het moment dat de ingevoerde subregels gelijk zijn aan het verschil.
SaldoDit veld toont het actuele verschil tussen openingsbalans en eindsaldo met correctie van de reeds ingevoerde regels.
ScenarioWanneer u gebruik wilt maken van een scenario kunt u hier het gewenste scenario selecteren. Dit veld is alleen actief wanneer u in het onderhoud van het dagboek de optie 'Scenario' heeft geactiveerd.
U kunt zelf bepalen welke velden worden getoond in de subregels. Via rechtermuisknop 'Meer' kunt u het boekingsscherm inrichten en aangeven welke kolommen u wilt tonen en in welke volgorde. Standaard worden de volgende velden getoond:
RegelHet regelnummer van de in te voeren regel. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd en is niet aan te passen.
BoekStNrDit veld is alleen beschikbaar voor kasboekingen. Bij bankboekingen wordt het boekstuknummer in de kopregel opgegeven, voor kasboekingen wordt het boekstuknummer per regel bepaald.
DatumHier vult u de boekingsdatum in. De datum moet vallen binnen een van de boekjaren die zijn aangemaakt via [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Periode-/datumtabel, Onderhoud]. De datum mag afhankelijk van de instelling 'Periode-/datum controle' in de financiële instellingen afwijken van de ingevoerde periode.
GB-rekeningKies de grootboekrekening waarop het bedrag in de boekingsregel moet worden geboekt.
OmschrijvingVoer een omschrijving voor de regel in. Standaard wordt de omschrijving uit de kopregel getoond, u kunt deze wijzigen. De omschrijving die u hier invoert wordt getoond wanneer u doorzoomt in bijvoorbeeld het boekingsverslag of de grootboekkaart. Wanneer het gaat om een openstaande post, wordt de omschrijving tevens getoond in bijvoorbeeld de openstaande postenlijst.
BTWVoer de BTW-code in die van toepassing is op de boekingsregel. Wanneer u een debiteuren- of crediteurenrekening heeft geselecteerd bij 'GB-rekening' kunt u geen BTW-code opgeven. Immers, de BTW wordt ingevoerd tijdens het invoeren van de factuur.
ValutaDit veld wordt standaard gevuld met de valuta gekoppeld aan het betreffende dagboek. Indien u beschikt over de module Multi-currency kunt u eventueel boekingen invoeren in een andere dan de standaard valuta.
Bedrag: VVVoer hier het regelbedrag in. Als u een boeking in vreemde valuta maakt, kunt u hier het bedrag in vreemde valuta invoeren. De valutacode van het bedrag is bepaald in de kopregel van de boeking. Bij ingave van een bedrag in vreemde valuta, hoeft u niet het bedrag in standaard valuta in te voeren. Op basis van de meegegeven koers wordt het bedrag in standaard valuta automatisch berekend.
BTW-bedragOp basis van de gekozen BTW-code en het ingevoerde bedrag wordt het BTW-bedrag berekend. Indien gewenst kunt u het BTW-bedrag handmatig aanpassen.
Bedrag: DagboekvalutaIn dit veld wordt het regelbedrag weergegeven in de valuta gekoppeld aan het dagboek. Wanneer u bijvoorbeeld de euro gekoppeld heeft aan het dagboek, maar u voert op de regel een bedrag in ponden in, dan wordt in dit veld het bedrag in euro weergegeven.
DebiteurWanneer u in het veld 'GB-rekening' een debiteurenrekening heeft ingevoerd, kunt u hier de debiteur behorende bij de af te boeken openstaande post selecteren.
CrediteurWanneer u in het veld 'GB-rekening' een crediteurenrekening heeft ingevoerd, kunt u hier de crediteur behorende bij de af te boeken openstaande post selecteren.
Openstaande post: FactuurtypeWanneer u boekt op een debiteuren- of crediteurenrekening voert u in dit veld een van de volgende waarden in:
Openstaande post: FactuurnummerSelecteer middels CTRL+B of F2 de af te boeken openstaande post(en).Wanneer u middels de <tab>-toets het zoekscherm van openstaande posten opent kunt u door op een kolomtitel te klikken de sorteervolgorde wijzigen.
Ieder boekingsscherm heeft een tabblad 'Documenten'. Hier kunt u documentatie koppelen aan de ingevoerde boeking. Om een document te koppelen kiest u voor de knop 'Toevoegen'. Zie ook: [Documenten Koppelen].