Als u goederen of diensten wilt afnemen bij een van uw crediteuren, dient u een bestelling in te voeren en deze naar uw crediteur te sturen. Deze paragraaf beschrijft hoe u bestellingen kunt invoeren. In dit menupad kunt u ook bestellingen corrigeren, wijzigen of verwijderen.
BestelnummerDit is het nummer dat aan uw bestelling wordt toegekend. Accepteer het ingegeven nummer voor de nieuwe bestelling. Met dit nummer kunt u de bestelling opnieuw oproepen als u er iets in wilt wijzigen. In de inkoopinstellingen [Purchase: Bestand, Administratie instellingen, Inkoopinstellingen] kunt u het bestelnummer definiëren dat hier vervolgens voorgesteld wordt. Voor een nieuwe bestelling zal dit nummer automatisch met '1' verhoogd worden. Als u voor een nieuwe bestelling een ander nummer wilt gebruiken dan hier als standaard wordt weergegeven, dient u het bestelnummer in de inkoopinstellingen te wijzigen. Als u dat niet in de instellingen doet, komt Exact automatisch op met het nummer volgend op het nummer in de instellingen en niet volgend op het nummer dat u hier handmatig heeft ingegeven.
StatusDit veld geeft de status van de bestelling aan. Een bestelling kan de volgende statussen hebben:
Als een bestelling de status 'Ingevoerd', 'Terug naar auteur' of 'Opnieuw ingevoerd' heeft, kunt u haar wijzigen.
CrediteurHier vult u de crediteur in bij wie u een bestelling wilt plaatsen.
KlantHier wordt het klantnummer weergegeven waaronder u bekend bent bij deze crediteur.
KenmerkU kunt meerdere kenmerken voor een bestelling invullen. Deze kenmerken worden gebruikt in overzichten en in de lay-out van de bestelling.
Extra kenmerkenU kunt extra kenmerken aan een bestelling meegeven.
InkoperHier wordt als standaard de inlognaam weergegeven van de gebruiker die is ingelogd. U kunt deze naam wijzigen en kiezen uit alle gebruikers die zijn aangemaakt in [Systeem: Beveiliging, Autorisatie, Gebruikers, Onderhoud].
Ordernummer (Debiteur)In dit veld kunt u ter informatie een verkoopordernummer vastleggen.
SelectiecodeU kunt hier zelf het selectiecriterium kiezen dat u graag wilt gebruiken. Een selectiecode wordt gebruikt om bestellingen te groeperen.
Code extra omschrijvingHier wordt standaard de code van de extra omschrijving weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld. Als u geen extra omschrijving aan de crediteur heeft gekoppeld, kunt u hier een omschrijving naar keuze selecteren.
TekstcodeHier kunt u de code van de tekst ingeven die u aan de bestelling mee wilt geven. Deze teksten zijn min of meer vast, maar niet zo vast dat u ze aan de lay-out zou willen toevoegen. Bijvoorbeeld: Bestelvoorwaarden of "De beste wensen voor het nieuwe jaar". U kunt de teksten aanmaken in [Purchase: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Algemene tekstcodes].
ValutaDe valuta die hier wordt weergegeven, is de valuta die u aan de crediteur heeft gekoppeld. U kunt een valuta aan een crediteur koppelen in [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren] op het tabblad 'Boekstuk' in het Finance menu. Als u geen valuta aan deze crediteur heeft gekoppeld, wordt de standaard valuta uit de financiële instellingen [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' in het Finance menu, weergegeven. U kunt de valuta wijzigen als u 'Wijzigen crediteurengegevens' heeft aangekruist in de inkoopinstellingen.
KoersHier wordt de koers weergegeven van de ingevulde valuta, ten opzichte van de Euro. De koersen van EMU-valuta kunnen niet gewijzigd worden, nadat u de Euro wizard gedraaid heeft. U kunt dit veld wijzigen als u deze instelling 'Wisselkoers wijzigen' in de inkoopinstellingen aankruist. Voor deze valuta dient dan wel de instelling 'Variabele dagkoers' in [Finance: Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta] in het Finance menu aangekruist te zijn.
FiatteurWanneer u in de inkoopinstellingen heeft aangegeven dat de bestellingen gefiatteerd moeten worden kunt u hier een fiatteur ingeven. Wanneer dit veld leeggelaten wordt kan iedere gebruiker met de rechten om te fiatteren de bestelling goedkeuren.
OrderdatumVul de datum van de bestelling in.
OrderadresVul het adres in van het filiaal van de crediteur waar u de bestelling plaatst. en onder 'Levering' het adres waar de bestelling geleverd dient te worden. In de adresgegevens kunt u bijvoorbeeld ook de contactpersoon bij uw crediteur weergeven.
Als u in dit veld niets ingeeft, wordt het standaard adres uit de stamgegevens van uw crediteuren weergegeven. Uw eigen adres wordt dan standaard uit de administratiegegevens weergegeven. Zie Lever-/Besteladressen voor debiteuren en crediteuren. Zie ook Leveradressen voor bestellingen.
BestelwijzeSelecteer een bestelwijze.
Afleverdatum kopVul hier de gewenste afleverdatum in. Deze datum kan afgedrukt worden op de bestelling.
AfleveradresHier kunt u een afleveradres selecteren. Deze kunt u definiëren op het tabblad 'Afleveradressen' in [Systeem: Bestand, Administratiegegevens]. Laat u dit veld leeg dan wordt het standaardadres uit de administratiegegevens weergegeven.
AfleverwijzeIn dit veld kunt u een lever-/bestelwijze selecteren.
BetaalwijzeHier kunt u een betaalwijze invullen. Dit veld wordt voorgevuld met de bij de crediteur gedefiniëerde betaalwijze.
BetalingsconditieHier kunt u een betalingsconditie invullen. Dit veld wordt voorgevuld met de bij de crediteur gedefiniëerde betalingsconditie.
BanknummerHier kunt u een afwijkend bankrekeningnummer invullen.
Valuta (Bank)Dit veld wordt gevuld met de valutacode die aan de bankrekening gekoppeld is.
Percentage factuurkortingHier wordt als standaard het kortingspercentage weergegeven dat aan de crediteur is gekoppeld in [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren] op het tabblad 'Factuur' in het veld 'Kortingspercentage'. Als u geen kortingspercentage aan de crediteur heeft gekoppeld kunt u zelf een percentage ingeven van de korting die u over de factuur gaat krijgen. Deze korting staat los van de korting in de regels, de betalingskorting en kredietbeperking.
KostencodeHier wordt standaard de kostencode weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld, evenals de order- en vrachtkosten die u aan deze kostencode gekoppeld heeft en ook de BTW-codes die u aan de order- en vrachtkosten heeft gekoppeld. Als u geen kostencode ingeeft, kunt u zelf de order- en vrachtkosten bepalen.
OrderkostenDe orderkosten worden automatisch getoond als u een kostencode heeft geselecteerd waaraan ook orderkosten zijn gekoppeld. U kunt deze orderkosten niet wijzigen. Als u geen gebruik maakt van een kostencode, kunt u zelf de orderkosten bepalen.
BTW-codeDe BTW-code zal automatisch worden getoond als u een kostencode heeft geselecteerd. Het is de BTW-code die u aan de crediteur gekoppeld heeft en als u geen code aan de crediteur gekoppeld heeft, is het de BTW-code die aan de kostencode gekoppeld is.
Als u geen kostencode ingeeft, wordt als standaard de BTW-code getoond, die u aan de crediteur heeft gekoppeld en als u geen code aan de crediteur heeft gekoppeld dan is de BTW-code standaard '0'.
VrachtkostenDe vrachtkosten worden automatisch getoond als u een kostencode heeft geselecteerd waaraan ook vrachtkosten zijn gekoppeld. Als u geen gebruik maakt van een kostencode, kunt u zelf de vrachtkosten bepalen.
BTW-codeDe BTW-code zal automatisch worden getoond als u een kostencode hebt geselecteerd. Het is de BTW-code die u aan de crediteur gekoppeld heeft en als u geen code aan de crediteur gekoppeld heeft, is het de BTW-code die aan de kostencode gekoppeld is.
Hier kunt u extra notities kwijt die u aan de bestelling wilt toevoegen.
In dit scherm kunt u externe documenten aan de bestelling koppelen.
Dit tabblad toont een overzicht van de de totaalbedragen ex BTW, BTW en bedragen inclusief BTW van het totaal van de bestelregels, orderkosten, vrachtkosten en factuurkorting en de gehele bestelling.
BestelregelAls u een nieuwe bestelregel wilt aanmaken, accepteert u dan het aangegeven nummer. U kunt hier ook het nummer ingeven van de bestelregel die u wilt wijzigen.
Artikel/TekstregelVul hier in of u een bestelregel aan wilt maken voor een artikel of voor een tekstregel.
Artikelcode (Crediteur)U kunt aan uw artikelen een externe artikelcode geven. Dit is de code die uw crediteur aan het artikel geeft. Een externe artikelcode is gekoppeld aan een extra omschrijving in [Purchase: Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] op het tabblad 'Extra omschrijving'. Een extra omschrijving kan vervolgens aan een crediteur gekoppeld worden in [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud crediteuren]. Als u een bepaald artikel bij meerdere crediteuren kunt bestellen, kunt u op deze wijze een artikel dus meerdere externe artikelcodes geven.
Als de extra omschrijving die u op het tabblad 'Algemeen' van de bestelling heeft ingevoerd, aan het artikel gekoppeld is dat u bestelt, zal de externe artikelcode die aan deze extra omschrijving gekoppeld is hier ingegeven zijn. U kunt de code eventueel wijzigen. Als de extra omschrijving niet aan een artikel gekoppeld is of er is geen externe artikelcode aan gekoppeld, kunt u hier zelf een code ingeven.
OntvangstAfhankelijk van wat u heeft aangegeven bij het artikel dat u heeft aangemaakt, is deze instelling standaard aan als u met ontvangsten wilt werken of uit als u dat niet wilt. U kunt hier alsnog kiezen of u bij deze bestelregel met of zonder ontvangst wilt werken, als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen artikelgegevens' heeft aangekruist.
Aantal: BesteldVul hier het aantal voor deze bestelregel in.
PrijsIn dit veld wordt standaard de prijs van het artikel weergegeven, zoals u dat heeft ingevoerd toen u het artikel aanmaakte. De prijs wordt weergegeven in de valuta die u voor deze bestelling gebruikt. U kunt deze prijs handmatig wijzigen als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen artikelgegevens' heeft aangekruist.
BTW-codeHier wordt standaard de BTW-code weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld. Als u aan deze crediteur geen BTW-code heeft gekoppeld, wordt de BTW-code weergegeven die u aan het artikel heeft gekoppeld. U kunt deze BTW-code wijzigen als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen artikelgegevens' heeft aangekruist.
TekstregelWanneer u geen artikelcode selecteert kunt u in het veld 'Tekstregel' aanvullende informatie of tekst over een artikel dat niet tot uw standaardartikelen behoort of diensten invullen. U kunt een tekst invoeren van maximaal 2000 tekens. Wanneer u een artikelcode van het type 'Tekst' hebt geselecteerd en in het onderhoud van het artikel is op het tabblad 'Tekstartikel' een tekst (template) ingevuld dan zal deze in het veld 'Tekstregel' getoond worden. U kunt dit niet wijzigen. Wanneer u een artikel van het type 'Tekst' hebt geselecteerd waarbij op het tabblad 'Tekstartikel' niets is ingevuld dan kunt u met F2/crtl B het invoerscherm voor tekst openen. U kunt een tekst van maximal 2000 tekens invullen.
AfleverdatumVul hier de datum in waarop u wilt dat de bestelling geleverd wordt.
ProjectU kunt deze bestelling aan een project koppelen, als de goederenrekening die u aan de artikelgroep heeft gekoppeld, waaraan het artikel of de tekstregel van deze bestelregel gekoppeld is, een projectrekening is. Dat kunt u definiëren in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] in het Finance menu. In de financiële instellingen [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' dient u tevens aangegeven te hebben dat u gebruik wilt maken van een koppeling met project. Het veld 'Project' dient dan op {Verplicht} of {Facultatief} te staan.
Vul hier het project in waarvoor deze bestelregel bedoeld is.
Project kostensoortVul hier kostensoort in van het type {Direct}. Bijvoorbeeld Directe kosten. Zie de Project help file voor meer informatie over kostensoorten.
ProjectkostenplaatsHier wordt standaard de kostenplaats weergegeven die u in de projectstamkaart, in [Project: Projecten, Stamgegevens, Onderhoud, Projectstamkaarten] in het Project menu, aan het project heeft gekoppeld dat u hierboven ingevuld heeft. U kunt deze standaard kostenplaats altijd wijzigen.
KostenplaatsHier wordt standaard de kostenplaats weergegeven die u in de projectstamkaart, in [Project: Projecten, Stamgegevens, Onderhoud, Projectstamkaarten] in het Project menu, aan het project heeft gekoppeld dat u op het vorige tabblad ingevuld heeft. Als u geen kostenplaats aan het project heeft gekoppeld of u maakt geen gebruik van een koppeling met Exact Project, wordt hier als standaard de kostenplaats uit de inkoopinstellingen weergegeven. In de financiële instellingen [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' kunt u aangegeven of het gebruik wilt maken van kostenplaatsen. Als u voor {Verplicht} heeft gekozen, bent u hier verplicht om een kostenplaats in te vullen.
KostendragerHier wordt standaard de kostendrager weergegeven, die u aan het te bestellen artikel heeft gekoppeld. Als u geen kostendrager aan het artikel heeft gekoppeld, wordt als standaard de kostendrager uit de inkoopinstellingen weergegeven. U kunt deze standaard kostendrager wijzigen als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen' achter 'Kostendrager' heeft aangekruist. In de financiële instellingen [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Verwerken' kunt u aangegeven of het gebruik wilt maken van kostendragers. Als u voor {Verplicht} heeft gekozen, bent u hier verplicht om een kostendrager in te vullen.
LocatieHier wordt als standaard de locatie weergegeven die u aan het artikel gekoppeld heeft dat u in deze bestelregel heeft ingevoerd. U kunt deze locatie wijzigen als u in de inkoopinstellingen zowel 'Wijzigen artikelgegevens' als 'Wijzigen' bij het veld 'Locatie' heeft aangekruist. De locatie wordt gebruikt voor de afdeling die de bestelling geplaatst heeft. Als u in plaats van een artikel een tekstregel ingevoerd heeft, blijft dit veld leeg.
PrijslijstHier wordt standaard de prijslijst weergegeven die u aan de crediteur gekoppeld heeft. U kunt deze prijslijst wijzigen als u in de inkoopinstellingen 'Wijzigen crediteurengegevens' heeft aangekruist. Zie Prijslijsten.
Kortingspercentage regelVoer hier het kortingspercentage of -bedrag in. Wat u hier invult is afhankelijk van uw keuze in het vorige veld.
Berekening regelkortingSelecteer een berekeningsmethode. U kunt kiezen uit: {Staffelkorting over regelkorting}, {Regelkorting over staffelkorting} of {Staffelkorting plus regelkorting}.