Facturen verzenden via het PEPPOL netwerk

Introductie

Opmerking: Het verzenden van facturen is gratis te gebruiken met de module SE1100 - E-Factuur in uw licentie. Het ontvangen van facturen is op dit moment nog niet beschikbaar en volgt op een later moment.

Met de E-facturatie via PEPPOL kunt u facturen versturen via het PEPPOL netwerk. Om gebruik te kunnen maken van deze oplossing dient u een (gratis) Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aan te maken, zich aan te melden bij de E-facturatie via PEPPOL en verschillende instellingen in Exact Globe Next te definiëren.

Dit document beschrijft de stappen die doorlopen dienen te worden om te kunnen werken met het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk.

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

Voorwaarden

• De module SE1100 - E-Factuur dient in uw Exact Globe Next licentie aanwezig is. Hiermee kunt u gratis facturen verzenden via het PEPPOL netwerk. Indien u de PEPPOL menupaden en functies niet ziet, dient u uw Exact Globe Next licentie opnieuw in te lezen.
• Het ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk is momenteel nog niet beschikbaar en volgt op een later moment. Hier is dan de module SE1073 - Electronic invoicing (PEPPOL) voor benodigd.
• Wanneer de module SE5311 - E-Inkomend factuurregister in uw licentie aanwezig is, wordt het automatisch importeren van de inkoopfacturen niet ondersteund. U kunt dan wel de inkoopfacturen handmatig importeren.
• Uw Exact Globe Next versie dient minimaal 418SP3 te zijn.
• PEPPOL wordt momenteel alleen ondersteund in Nederland en België.

Om gebruik te maken van het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk dient u een Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aan te maken.

Wanneer u dit proces reeds heeft doorlopen voor de digitale brievenbus voor de automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank en/of het elektronisch factureren via de digitale brievenbus, en u datzelfde account gebruikt, hoeft u deze stap niet nogmaals te doorlopen. U kunt uw bestaande account dan bijwerken naar een ESCS account via de optie Bestaand account bijwerken naar een ESCS account in de sectie Exact Shared Cloud Services in de administratie-instellingen. Wanneer het succesvol is bijgewerkt wordt de melding "Met succes afgehandeld" getoond. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u nog geen ESCS account heeft aangemaakt, en er een groen vinkje staat bij Fiattering status. Verder is deze optie alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn gevuld. U dient hierna weer de verificatiegegevens te fiatteren door op ESCS verificatiegegevens fiatteren te klikken

Let op: Wanneer u in meerdere administraties gebruik wilt maken van het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk dient u per Exact Globe Next administratie een apart account aan te maken.

Wanneer u nog niet over een account beschikt kunt u het account aanmaken via de administratie-instellingen. Wanneer u hier op het pictogram bij Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aanmaken klikt wordt de webbrowser geopend waarin u het registratie proces kunt door lopen. Deze optie is alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn gevuld. 

Registratieproces doorlopen

Nadat u het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account heeft aangemaakt dient u de verificatiegegevens te fiatteren door in te loggen met het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account. In de administratie-instellingen klikt u hiervoor op ESCS verificatiegegevens fiatteren.

Wanneer u op dit pictogram klikt wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt opgeven.

Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account. Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft opgegeven klikt u in dit scherm op Inloggen en volgt de stappen in het scherm.

Wanneer u dit proces reeds heeft doorlopen voor het aanvragen van een digitale brievenbus voor de automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank en het elektronisch factureren via de digitale brievenbus, kunt u datzelfde account gebruiken, en hoeft u deze stap niet nogmaals te doorlopen. Er wordt dan een groen vinkje getoond bij Fiattering status. Wanneer dit niet het geval is, dient u de verificatiegegevens opnieuw te fiatteren.   

Om ervoor te zorgen dat u facturen kunt ontvangen en versturen dient u zich aan te melden voor elektronisch factureren via PEPPOL. Dit kunt u als volgt uitvoeren:

1. Open de administratie-instellingen.
2. Klik in de sectie Exact Shared Cloud Services op het pictogram bij Registreren voor / Beheren van uw Elektronisch factureren Service.
3. Op de webpagina die wordt geopend, geeft u de gebruikersnaam en het wachtwoord van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account op.
4. Klik op Inloggen.
5. Geef de verificatiecode op en druk op <Enter>.
6. De wizard Elektronisch factureren via PEPPOL wordt nu getoond.
7. Controleer de informatie in het scherm, vink de opties in de sectie Fiattering aan en klik op Verificatie starten.
8. Vervolgens wordt het KvK-nummer geverifieerd. In de sectie Verificatie van uw KvK-nummer wordt de status van de verificatie getoond.
9. Klik in de sectie Verificatie bankrekening op E-mail versturen om de bankrekening te verifiëren.
10. Open uw e-mailprogramma en volg de instructies in de e-mail die u van Exact ontvangt. Betaal 1 cent met IDEAL om uw rekeningnummer en e-mailadres te verifiëren.
11. Na de betaling wordt de pagina Elektronisch factureren via PEPPOL geopend. De Verificatiestatus in de sectie Verificatie bankrekening is nu In behandeling.
12. Klik op Pagina vernieuwen. Het kan even duren voordat de betaling verwerkt is. Daarna wordt de stap Abonnementsbeheer in de wizard geopend.

Opmerking: Bij het versturen van elektronische facturen wordt er in Exact Shared Cloud Services gecontroleerd of de verzender een abonnement voor PEPPOL heeft, om ervoor te zorgen dat er alleen gevalideerde facturen worden verzonden naar het PEPPOL netwerk. Bij de registratie heeft u reeds een bankrekeningnummer opgegeven, maar het versturen van facturen kan het het geval zijn dat u meerdere bankrekeningen gebruikt. Zo kan het bijvoorbeeld het geval zijn dat bepaalde debiteuren dienen te betalen op bankrekening A, terwijl andere debiteuren dienen te betalen op bankrekening B. Om er voor te zorgen dat deze bankrekeningen bekend zijn dient u deze te registreren in uw abonnement. Dit kunt u doen door in de administratie-instellingen van Exact Globe Next in de sectie Exact Shared Cloud Services op het pictogram bij Registreren voor / Beheren van uw Elektronisch factureren Service te klikken. Hiermee opent u het abonnementsbeheer waar u de extra bankrekeningen kunt bekijken en toevoegen.

Om een elektronische factuur te kunnen versturen naar een debiteur dient u bij deze debiteur een aantal zaken in te stellen.

Let op: Voor het versturen van elektronische facturen naar Nederlandse overheidsinstanties dient u tevens het OIN-nummer in te vullen bij de betreffende debiteur.

KvK-nummer

Het KvK nummer is alleen van toepassing op Nederlandse debiteuren.

1. Ga naar Financieel ➔ Debiteuren ➔ Onderhouden.
2. Open de debiteur.
3. Klik op de knop Geavanceerd.
4. Op het tabblad Financieel in de sectie Algemeen dient u bij het veld Nummer kamer v. koophandel het KvK nummer in te vullen.

Btw-nummer

Het btw-nummer is verplicht voor Belgische debiteuren en optioneel voor Nederlandse debiteuren.

1. Ga naar Financieel ➔ Debiteuren ➔ Onderhouden.
2. Open de debiteur.
3. Op het tabblad Financieel in de sectie BTW dient u bij het veld BTW-nummer het btw-nummer in te vullen.

Om elektronische facturen te kunnen versturen dient de verzendwijze ingesteld te zijn op Elektronisch. De verzendmethode kunt u instellen bij het veld Verzendmethode.  Dit veld kunt u vinden in de sectie Factuur op het tabblad Logistiek bij het onderhoud van de debiteur, of in de sectie Order-Factuur op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relatie.

UBL formaat

Om elektronische facturen te kunnen versturen dient u aan te geven in welk UBL-formaat deze verstuurd wordt. U kunt dit instellen via het pictogram achter het veld eFactuur in de sectie Factuur op het tabblad Logistiek bij het onderhoud van de debiteur, of in de sectie Order-Factuur op het tabblad Financieel bij het onderhoud van de relatie.

Houd er rekening meer dat Nederlandse overheidsinstellingen vanaf maart 2020 alleen nog maar elektronische facturen in het SI-UBL 1.2. en SI-UBL 2.0 formaat accepteren. Dus kies in dat geval UBL2.1 (SI1.2) of UBL2.1 (SI2.0). 

OIN nummer (alleen voor Nederlandse overheidsinstanties)

Voor debiteuren welke Nederlandse overheidsinstanties zijn, is het verplicht het OIN Nummer van die instantie op te geven voordat u elektronische facturen naar deze debiteuren kunt sturen. Voor een overzicht van de uitgegeven OIN nummers, zie https://register.digikoppeling.nl/overview/index.

1. Ga naar Financieel ➔ Debiteuren ➔ Onderhouden.
2. Open de debiteur.
3. Op het tabblad Financieel in de sectie BTW dient u bij het veld OIN Nummer het OIN nummer in te vullen.

Om elektronische facturen te kunnen ontvangen dient u een inkoopdagboek te definiëren. Dit inkoopdagboek wordt gebruikt om de transacties te registreren die worden aangemaakt bij het omzetten van de ontvangen elektronische factuur naar een inkoopboeking.  

1. Ga naar Systeem ➔ Algemeen ➔ Instellingen ➔ Grootboekinstellingen.
2. In de sectie Dagboek dient u bij het veld Inkoopboek (Elektronisch factureren) een inkoopdagboek te selecteren.

Om de factuur elektronisch te versturen dient bij het verwerken van de factuur bij Uitvoer de optie Op basis van relatie te selecteren. Uiteraard dient bij het onderhoud van de betreffende relatie bij het veld Verzendmethode de optie Elektronisch geselecteerd te zijn. Wanneer u vervolgens de factuur verwerkt wordt er verbinding gemaakt met E-facturatie via PEPPOL om de factuur elektronisch te versturen.

Wanneer er geen verbinding gemaakt kan worden, wordt de melding "Elektronisch factureren: Toegangstoken: Ontbreekt" getoond. U dient in dat geval te zorgen dat de juiste inloggegevens zijn gedefinieerd. Voor meer informatie, zie de sectie Verificatiegegevens fiatteren in dit document.

Verder worden er bij het versturen enkele validaties uitgevoerd: