Persoonsgegevens selecties / acties - details
Menupad
Systeem ? HR & Beveiliging ? Persoonsgegevens ? Selecties / Acties
Introductie
In dit scherm ziet u een overzicht van de persoonsgegevens die in de
administratie aanwezig zijn welke u kunnen helpen om te voldoen aan de Europese
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR).
U kunt per medewerker, contactpersoon of relatie zien of de gebeurtenis heeft
plaatsgevonden, de bewaartermijn is verstreken en wat de voorgestelde actie is.
Hoe kan ik bekijken voor welke personen de gebeurtenis heeft plaatsgevonden?
- Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
- Klik op Actualiseren.
- Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
- Vink Gebeurtenis plaatsgevonden aan
- Klik op Actualiseren.
Hoe kan ik bekijken voor welke personen de bewaartermijn na de gebeurtenis
is verstreken?
- Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
- Klik op Actualiseren.
- Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
- Vink Bewaartermijn verstreken aan
- Klik op Actualiseren.
Hoe kan ik zien wat de voorgestelde actie is?
- Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
- Klik op Actualiseren.
- Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
- In de kolom Voorgestelde actie kunt u zien wat de voorgestelde
actie is.
Hoe kan ik bepalen of ik de gegevens voor de medewerkers, relaties of
contactpersonen wil zien?
- Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
- Klik op Actualiseren.
Hoe kan ik de gegevens exporteren naar Microsoft Excel?
- Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
- Klik op Actualiseren.
- Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
- Selecteer de regels die u wilt exporteren.
- Klik op Exporteren.
Opmerking: Wanneer u geen regels selecteert, worden alle regels uit
het scherm geëxporteerd.
Hoe kan ik de Word Merge lay-out aanmaken?
- Open de documentinstellingen in menupad Systeem ? Algemeen ?
Instellingen ? Documentinstellingen.
- Klik in de sectie Persoonsgegevens op
bij Brief: Relaties/Contactpersonen om een lay-out aan te maken voor
de persoonsgegevens van de relaties en contactpersonen, of op
bij Brief: Medewerkers om een lay-out aan te maken voor de
persoonsgegevens van de medewerkers.
- Klik op Nieuw.
- Microsoft Word wordt geopend.
- Ga in Microsoft Word naar het tabblad Verzendlijsten.
- Klik op Samenvoegvelden invoegen.
- Selecteer het veld dat u wilt toevoegen.
- Herhaal dit voor alle velden die u wilt toevoegen.
- Pas het Microsoft Word document aan naar uw eigen wensen.
- Ga in Microsoft Word naar het tabblad Invoegtoepassingen.
- Selecteer Exact Globe Next ? Opslaan om het document op te slaan of
Exact Globe Next ? Opslaan als om het document onder een nieuwe naam op te
slaan.
- Geef een naam en onderwerp op voor het document.
- Sluit Microsoft Word.
Voor meer informatie, zie
Brief opstellen of onderhouden.
Hoe kan ik de Word Merge lay-out aanpassen?
- Open de documentinstellingen in menupad Systeem ? Algemeen ?
Instellingen ? Documentinstellingen.
- Klik in de sectie Persoonsgegevens op
bij Brief: Relaties/Contactpersonen om een lay-out te wijzigen voor
de persoonsgegevens van de relaties en contactpersonen, of op
bij Brief: Medewerkers om een lay-out te wijzigen voor de
persoonsgegevens van de medewerkers.
- Selecteer de lay-out die u wilt aanpassen.
- Klik op Open.
- Microsoft Word wordt geopend.
- Pas het Microsoft Word document aan naar uw eigen wensen.
- Ga in Microsoft Word naar het tabblad Invoegtoepassingen.
- Selecteer Exact Globe Next ? Opslaan om het document op te slaan of
Exact Globe Next ? Opslaan als om het document onder een nieuwe naam op te
slaan.
- Geef een naam en onderwerp op voor het document.
- Sluit Microsoft Word.
Voor meer informatie, zie
Brief opstellen of onderhouden.
Hoe kan ik de gegevens afdrukken via Microsoft Word?
- Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
- Klik op Actualiseren.
- Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
- Selecteer de regel die u wilt afdrukken.
- Klik op Selecteren.
- Klik op Word Merge.
- Selecteer de gewenste lay-out en vul de andere velden in.
- Klik op Start.
Voor meer informatie, zie
Samenvoegen via Word.
Hoe kan ik de voorgestelde actie uitvoeren?
- Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
- Klik op Actualiseren.
- Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
- Selecteer de personen waarvoor u de voorgestelde actie wilt uitvoeren en
klik op Selecteren.
- Klik op Verwerken. Wanneer u deze
functie opstart dient u een wachtwoord op te
geven. Dit wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact.
- In het Verwerken Persoonsgegevens scherm selecteert u de optie
Anonimiseren.
- Controleer of de personen in het scherm correct zijn.
- Klik op Verwerken.
- Er wordt een scherm getoond met informatie. Lees dit zorgvuldig door.
- Vink de optie Ja, ik heb de informatie zorgvuldig gelezen en ben me
volledig bewust van de gevolgen van de acties die zullen worden uitgevoerd
aan.
- Klik op Anonimiseren.
- Het anonimiseren wordt nu
uitgevoerd. In het Verwerken Persoonsgegevens scherm, wordt in de
kolom Resultaat middels de tekst Verwerkt aangegeven wanneer
de actie is uitgevoerd.
- Eventueel kunt u middels de knop Verslag genereren een verslag
afdrukken.
Let op: Het anonimiseren kan niet ongedaan
worden gemaakt.
Hoe kan ik de gegevens anonimiseren?
- Selecteer de gewenste categorie bij Beeld.
- Klik op Actualiseren.
- Selecteer de classificatie en klik op Zoomen.
- Selecteer de personen die u wilt anonimiseren en klik op Selecteren.
- Klik op Verwerken. Wanneer u deze
functie opstart dient u een wachtwoord op te
geven. Dit wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact.
- In het Verwerken Persoonsgegevens scherm selecteert u de optie
Anonimiseren.
- Controleer of de personen in het scherm correct zijn.
- Klik op Verwerken.
- Er wordt een scherm getoond met informatie. Lees dit zorgvuldig door.
- Vink de optie Ja, ik heb de informatie zorgvuldig gelezen en ben me
volledig bewust van de gevolgen van de acties die zullen worden uitgevoerd
aan.
- Klik op Anonimiseren.
- Het anonimiseren wordt nu uitgevoerd. In het Verwerken
Persoonsgegevens scherm, wordt in de kolom Resultaat middels de
tekst Verwerkt aangegeven wanneer de actie is uitgevoerd.
- Eventueel kunt u middels de knop Verslag genereren een verslag
afdrukken.
Let op: Het anonimiseren kan niet ongedaan worden gemaakt.
Wat wordt er bij het verwerken uitgevoerd?
Bij het anonimiseren, maakt u de gegevens van de geselecteerde personen
onherkenbaar. Bij het anonimiseren wordt het volgende uitgevoerd:
- De gegevens in de velden die bij Stamgegevens op het tabblad
Persoonsgegevens
van de
persoonsgegevens classificatie zijn gedefinieerd worden geanonimiseerd,
waarbij de gegevens worden vervangen zodat ze niet meer herkenbaar zijn.
- De documenten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in het
document), en die van de
documenttypes zijn die zijn gedefinieerd bij Documenten op het tabblad
Persoonsgegevens
van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De documenten
worden verwijderd ongeacht of ze gekoppeld zijn aan andere entiteiten. Documenten van documenttypes die
niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de
geanonimiseerde persoon. Voor meer informatie, zie
Hoe kan ik
zien welke documenten worden verwijderd?.
- De activiteiten die gekoppeld zijn aan deze persoon (via het veld Relatie, Medewerker of Contactpersoon in de
activiteit), en
die van de activiteitensoorten zijn die zijn gedefinieerd bij
Activiteiten op het tabblad Persoonsgegevens
van de persoonsgegevens classificatie, worden verwijderd. De
activiteiten worden verwijderd ongeacht of ze zijn gekoppeld aan andere
entiteiten. Activiteiten
van activiteitensoorten die niet zijn geselecteerd in de classificatie worden gekoppeld aan de
geanonimiseerde persoon. Voor meer informatie, zie
Hoe kan ik
zien welke activiteiten worden verwijderd?.
Kan ik het verwerken (anonimiseren) terugdraaien of ongedaan maken?
- Nee. Het verwerken (anonimiseren) is
onomkeerbaar en kan NIET ongedaan worden gemaakt.
Hoe kan ik
zien welke documenten worden verwijderd?
- Open de persoonsgegevens classificatie en klik op het tabblad
Persoonsgegevens op de knop bij Documenten om te controleren
welke documenttypes zijn geselecteerd.
- Open menupad Financieel ? Invoer ? Documenten of CRM ? Invoer ?
Documenten.
- Klik op de knop Filter.
- Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker of de relatie bij
het veld Relatie.
- Stel de andere filtercriteria zo ruim mogelijk in.
- Klik op Actualiseren.
- Zoom per documenttype door om te kijken welke documenten voor welk
documenttype er aanwezig zijn. Alle documenten van de types die in de
persoonsgegevens classificatie zijn geselecteerd, worden verwijderd.
Opmerking: Bij het zoeken naar documenten worden alléén de documenten
getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het
beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom
aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende
rechten heeft om alle documenten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden alle
documenten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.
Hoe kan
ik zien welke activiteiten worden verwijderd?
- Open de persoonsgegevens classificatie en klik op het tabblad
Persoonsgegevens op de knop bij Activiteiten om te controleren
welke activiteiten zijn geselecteerd.
- Open menupad CRM ? Invoer ? Activiteiten.
- Klik op de knop Filter.
- Selecteer de medewerker bij het veld Medewerker of de relatie bij
het veld Relatie.
- Stel de andere filtercriteria zo ruim mogelijk in.
- Klik op Zoeken.
- Dubbelklik op de kolom Type om de gegevens per activiteitensoort
te sorteren.
- Bekijk per activiteitensoort welke activiteiten er aanwezig zijn. Alle
activiteiten van de types die in de persoonsgegevens classificatie zijn
geselecteerd, worden verwijderd.
Opmerking: Bij het zoeken naar activiteiten worden alléén de
activiteiten getoond met een beveiligingsniveau dat lager of gelijk is aan het
beveiligingsniveau van de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert. Het is daarom
aan te raden de zoekopdracht uit te voeren als een gebruiker die voldoende
rechten heeft om alle activiteiten te kunnen zien. Bij het verwijderen worden
alle activiteiten verwijderd ongeacht het beveiligingsniveau.
Velden
Relaties
Hier kunt u een selectie maken op een relatie of een reeks relaties.
Opmerking: Deze velden zijn alleen aanwezig wanneer u bij Beeld de
optie Relatie heeft geselecteerd en wanneer u heeft doorgezoomd.
Contactpersonen
Hier kunt u een selectie maken op een contactpersoon of een reeks
contactpersonen.
Opmerking: Deze velden zijn alleen aanwezig wanneer u bij Beeld de
optie Contactpersoon heeft geselecteerd en wanneer u heeft doorgezoomd.
Personeel
Hier kunt u een selectie maken op een medewerker of een reeks medewerkers.
Opmerking: Deze velden zijn alleen aanwezig wanneer u bij Beeld de
optie Medewerker heeft geselecteerd en wanneer u heeft doorgezoomd.
Gebeurtenis plaatsgevonden
Door deze optie aan te vinken worden alleen de gegevens getoond waarvoor de
gebeurtenis (die is gedefinieerd in de persoonsgegevens classificatie) heeft
plaatsgevonden. Wanneer u alle gegevens wilt zien ongeacht of de gebeurtenis
heeft plaats gevonden, dient u deze optie uit te vinken.
Bewaartermijn verstreken
Door deze optie aan te vinken worden alleen de gegevens getoond waarvoor de
bewaartermijn (die is gedefinieerd in de persoonsgegevens classificatie) is
verstreken. Wanneer u alle gegevens wilt zien ongeacht of de bewaartermijn is
verstreken, dient u deze optie uit te vinken.
Kolommen
Code
In deze kolom wordt de code van de persoonsgegevens classificatie getoond.
Status
In deze kolom wordt de status van de persoonsgegevens classificatie getoond.
Omschrijving
In deze kolom wordt de omschrijving van de persoonsgegevens classificatie
getoond.
Categorie
In deze kolom wordt aangegeven op welke categorie (Medewerker,
Contactpersoon of Relatie) deze persoonsgegevens classificatie van
toepassing is.
Gebeurtenis plaatsgevonden
In deze kolom wordt aangegeven of de gebeurtenis voor de betreffende persoon
heeft plaatsgevonden. Een groen vinkje geeft aan dat de gebeurtenis heeft
plaatsgevonden.
Afhankelijk van het soort gebeurtenis wordt als volgt
bepaald of deze heeft plaatsgevonden:
- Inactieve status - de status van de persoon is non-actief
- Contract beëindigd - de Status van de medewerker is niet
Non-actief EN de Einddatum contract van de medewerker is
eerder of gelijk aan de huidige datum.
Bewaartermijn verstreken
In deze kolom wordt aangegeven of de bewaartermijn na de gebeurtenis voor de
betreffende persoon is verstreken. Een groen vinkje geeft aan dat de
bewaartermijn is verstreken.
Voorbeeld:
|
Datum gebeurtenis
|
Tijdsschaal
|
Bewaartermijn na gebeurtenis
|
Huidige datum |
Bewaartermijn verstreken
|
|
1-4-2018
|
Dagen
|
0 (direct verstreken)
|
1-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen
|
0 (direct verstreken)
|
2-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
1
|
1-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
1
|
2-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
10
|
9-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
10
|
10-4-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
10
|
11-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
10
|
12-4-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Dagen |
3
|
30-6-2018
|
X
|
|
1-4-2018
|
Maanden
|
3
|
1-7-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Maanden |
3
|
15-7-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Maanden |
3
|
1-10-2018
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jaren
|
1
|
31-3-2019
|
X
|
|
1-4-2018
|
Jaren |
1
|
1-4-2019
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jaren |
1
|
1-9-2019
|
V
|
|
1-4-2018
|
Jaren |
1
|
1-4-2020
|
V
|
Voorgestelde actie
In deze kolom wordt aangegeven wat de voorgestelde actie is voor de
betreffende persoonsgegevens. Wanneer de bewaartermijn nog niet is verstreken is
de voorgestelde actie Geen, wat aangeeft dat er geen actie ondernomen
hoeft te worden. Wanneer de bewaartermijn is verstreken is de voorgestelde actie
Verwerken, en kunt u betreffende persoonsgegevens
anonimiseren/verwijderen.
Geselecteerd
Middels een groen vinkje wordt aangegeven of deze persoon is geselecteerd.
Het verwerken of het uitvoeren van Word Merge wordt alleen uitgevoerd voor de
geselecteerde records.
Voor het exporteren van de gegevens naar Excel, worden alleen de geselecteerde regels geëxporteerd, of alle regels wanneer u geen selectie heeft gemaakt.
Persoonsgegevens kolommen
Naast de bovenstaande kolommen worden er afhankelijk van de categorie nog
verschillende kolommen met persoonsgegevens van de relaties, contactpersonen of
medewerkers getoond.
Knoppen
Actualiseren
Met deze knop kunt u de gegevens in het scherm verversen.
Selecteren
Met deze knop kunt u de gemarkeerde records selecteren.
Alles selecteren
Met deze knop selecteert u alle records in één keer.
Alles deselecteren
Met deze knop deselecteert u alle geselecteerde records in één keer.
Terug
Met deze knop keert u terug naar het hoofdscherm van het actiecentrum. Voor
meer informatie, zie
Persoonsgegevens selecties / acties.
Koppelen
Deze knop is alleen actief wanneer u slechts één persoon heeft geselecteerd.
Met deze knop opent u het koppelscherm voor de persoon. In dit scherm ziet u
alle persoonsgegevens classificaties waaraan deze persoon is gekoppeld, en heeft
u de mogelijkheid om de persoonsgegevens classificaties te ontkoppelen (
) of andere persoonsgegevens classificaties te koppelen
(
).
Verwerken
Met deze knop kunt u de geselecteerde records verwerken.
Bij het verwerken heeft u de volgende
mogelijkheden:
Bij het verwerken dient u eerst een wachtwoord op te geven. Dit
wachtwoord kunt u opvragen bij de supportafdeling van Exact. Voor meer
informatie over het verwerken, zie Hoe kan
ik de voorgestelde actie uitvoeren?.
Exporteren
Met deze knop exporteert u de gegevens, zoals deze op het scherm staan, naar
Microsoft Excel.
Word Merge
Met deze knop kunt u de persoonsgegevens van de geselecteerde personen
afdrukken als Microsoft Word document. Bij het uitvoeren van de Word merge
beschikt u over de volgende velden:
Lay-out
Selecteer de lay-out die u wilt gebruiken. U kunt
hiervoor een zelf gedefinieerde lay-out gebruiken die u kunt aanmaken in de
sectie Persoonsgegevens van de documentinstellingen. Voor meer
informatie, zie
Documentinstellingen en
Brief opstellen of onderhouden.
Actie
Wanneer u het Microsoft Word document alléén wilt openen
vinkt u de optie Document afdrukken uit. Wanneer u de optie aanvinkt
wordt het document geopend en wordt de afdruktaak meteen naar de printer
gestuurd.
Type
Hier kunt u aangeven welk adres er dient te worden
gebruikt voor het document. Afhankelijk van het soort persoon, kan dit het
bezoekersadres, postadres, afleveradres of factuuradres zijn.
Word Merge: Onderwerp
Hier kunt u een onderwerp aangeven. Dit is het onderwerp
dat het aangemaakt document krijgt. Het aangemaakte document kunt u terugvinden
onder het documenttype Mailing letter. Voor meer informatie, zie
Selectiescherm Documentbeheer.
Sluiten
Met deze knop sluit u dit scherm.
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
28.444.424 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
416 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |