One moment please...
 
 
Exact AEC Modular   
 

Exact AEC - Boekingen Financieel - POC methode

In dit document wordt de POC methode beschreven.

POC methode

De Percentage of Completion methode is een uitbreiding en aanvulling op de huidige onderhanden werk methodiek in Exact AEC. De Percentage of Completion methode heeft de volgende kenmerken:

  • Het resultaat dat genomen wordt op een project wordt berekend door het geprognotiseerd resultaat met een gereedheidspercentage te vermenigvuldigen.

Stel het geprognotiseerd resultaat van een project is € 10.000,- en het project is 40% gereed, dan wordt € 4.000,- als resultaat genomen.

Onder geprognotiseerd resultaat verstaan we: Opbrengstprognose – kostenprognose

Deze begrippen vertalen we als volgt naar Exact AEC:

Opbrengstenprognose:

  • Voor aangenomen werk: Geboekte opbrengsten +  nog niet gefactureerde termijnen. 
  • Voor regiewerk: De richtprijs.
  • Voor eenheidsprijzen: De opname. 

Kostenprognose:

Voor het bepalen van de kostenprognose kan gekozen worden uit één van de volgende rekenmethodes.

  • Werkelijke kosten + budgetten uit werkbegroting – toegestane budgetten uit werkbegroting.
  • De prognose uit de werkbegroting.
  • Werkelijke kosten + openstaande inkoopcontractbedragen + prognose uit de werkbegroting.

  • Aan het eind van een boekjaar wordt het resultaat genomen op het project. Het is ook mogelijk meerdere keren in een boekjaar resultaat te nemen op een project, bijvoorbeeld elk kwartaal of elke periode.

  • Bij de journalisering van het resultaat wordt de voorgaande journalisering verrekend. Stel in 2015 was het genomen projectresultaat € 4.000,-. In 2016 wordt € 5.000,- resultaat berekend. Er wordt dan in 2016 € 1.000,- als resultaat gejournaliseerd.

  • Voor het financieel afsluiten van het project komt het onderhanden werk vrij te vallen. Hierbij wordt in feite het eindresultaat van het project bepaald. De POC resultaatnemingen uit 2015 en 2016 worden daarbij gecrediteerd.

Instellingen

In de instellingen van AEC, Systeem, Financieel kan aangegeven worden of de POC methode gebruikt wordt. Deze instelling zorgt ervoor dat in de Projectgroepen het tabblad POC zichtbaar wordt en in het lijstscherm van projecten de optie POC beschikbaar gesteld wordt in het rechter muismenu. Zie ook document 26.056.750 Instellingen AEC.

Projectgroep
In de module Administratie beheer onder modulegroep Systeembeheer kunnen de projectgroepen ingericht worden. De kaart van de projectgroepen wordt uitgebreid met een tabblad POC.


Het tabblad POC bevat de volgende gegevens:

Kostenrekening 
Deze grootboekrekening wordt gebruikt in de POC journaalposten om het kostendeel van het POC resultaat te boeken.

Tegenrekening kosten
Deze grootboekrekening wordt als tegenrekening gebruikt in de POC journaalposten voor het kostendeel van het POC resultaat.

Opbrengstrekening
Deze grootboekrekening wordt gebruikt in de POC journaalposten om het opbrengstdeel van het POC resultaat te boeken.

Tegenrekening opbrengst
Deze grootboekrekening wordt als tegenrekening gebruikt in de POC journaalposten voor het opbrengstdeel van het POC resultaat.

Bewakingscode
De gekozen bewakingscode wordt gebruikt bij de POC boekingen. Aangezien de POC boeking op hoofdgroep 5 voor overige kosten geboekt wordt, kan in het selectievenster gekozen worden uit bewakingscodes van hoofdgroep 5 of zonder hoofdroep.

Kostenprognose methode
Het POC venster kent 3 methoden om de prognose van de kosten te bepalen:

  1. Toegestaan: Deze optie zorgt ervoor dat de kostenprognose berekend wordt volgens de formule werkelijke kosten + budgetten uit werkbegroting – toegestane budgetten uit werkbegroting.
  2. Eindprognose: Deze optie neemt de prognose uit de werkbegroting als kostenprognose.
  3. Prognose: Deze optie zorgt ervoor dat de kostenprognose berekend wordt volgens de formule werkelijke kosten + openstaande inkoopcontractbedragen + prognose uit de werkbegroting.

POC venster

Ten behoeve van de Percentage of Completion methode wordt in de projectenmodule het lijstscherm van de projecten uitgebreid met een venster waarin per project het percentage of completion ingevuld kan worden.

In het lijstscherm wordt hiervoor in het rechter muismenu de optie POC toegevoegd. De optie POC is beschikbaar als aan de volgende condities is voldaan:

  • Gebruiker heeft de beschikking over de module Financiële boekingen.
  • Bij alle geselecteerde projecten is een projectgroep gekoppeld waarbij Onderhanden werk is aangevinkt.
  • De gebruiker heeft toegangsrecht Alle rechten of Alleen lezen voor de toegangsfunctie POC van module Projecten. Dit is een expliciet recht met als standaardwaarde Niet zichtbaar. Instellen van het recht voor een gebruiker is noodzakelijk, behalve voor Beheerder.

Lijstscherm Projecten module 

De rechter muismenu-optie 'POC' in het projecten lijstscherm opent het venster 'Percentage of completion'.

Het venster 'Percentage of completion' toont alle geselecteerde projecten in een lijst. In dit venster wordt per project het resultaat berekend t/m een geselecteerde periode. Per project kan in deze periode het percentage of completion ingevuld worden. Vanuit dit venster kan vervolgens het resultaat gejournaliseerd worden.

 

Knoppenbalk

Boekjaar en periode
De percentage of completion wordt per project per financiële periode vastgelegd. Bovenin de knoppenbalk kan het boekjaar en de periode geselecteerd worden waarin de gegevens vastgelegd worden.

Na het selecteren van een boekjaar of periode wordt de lijst van projecten opnieuw ingelezen met data die betrekking heeft op die periode.

Vinkje Hoofdprojecten
Met het vinkje Hoofdprojecten geeft men aan de deelprojecten uit te willen filteren. De bedragen van de deelprojecten worden dan op het hoofdproject gesommeerd. Met deze optie kan men het resultaat laten berekenen op het hoofdproject en volstaan met een percentage in te vullen op het hoofdproject. Het resultaat wordt dan op het hoofdproject gejournaliseerd.

Lijst met projecten

In de lijst met projecten heeft men beschikking over de volgende kolommen. Alle kolommen zijn niet wijzigbaar behalve waar aangeven.

Budget
Deze kolom bevat het budgettotaal uit de werkbegroting tot en met de laatste werkperiode van de geselecteerde financiële periode.

Toegestaan%
Deze kolom bevat een berekende toegestaan percentage uit de werkbegroting door het totale toegestane budget te delen op het budgettotaal. Ook hier zijn het toegestane budget en het budgettotaal berekend tot en met de laatste werkperiode van de geselecteerde financiële periode.

Kosten
Deze kolom bevat het totaal van de geboekte kosten inclusief AK tot en met de geselecteerde financiële periode.

Verwachte kosten
Deze kolom bevat de nog te verwachte kosten, oftewel de kostenprognose berekend volgens de bij de projectgroep ingestelde rekenmethode minus de werkelijke kosten.

Kostenprognose
De kolom Kostenprognose wordt berekend volgens de bij de projectgroep ingestelde rekenmethode. De kostenprognose is berekend tot en met de laatste werkperiode van de geselecteerde financiële periode.

Opbrengsten
Deze kolom bevat het totaal van de gefactureerde opbrengsten tot en met geselecteerde financiële periode.

Verwachte opbrengsten
Deze kolom bevat de nog te verwachte opbrengsten, oftewel de Opbrengstprognose minus de reeds gefactureerde opbrengsten. 

Opbrengstprognose
Deze kolom bevat ingeval van projecttype Aangenomen het totaal van de nog niet gefactureerde termijnen. Bij projecten van type Regie bevat deze kolom de Richtprijs minus de gefactureerde opbrengsten. Bij eenheidsprijsprojecten bevat deze kolom het totaal van de Opname tot en met de laatste werkperiode van de geselecteerde financiële periode. 
 Resultaat

Deze kolom uit de volgende kolommen berekend:

Resultaat = (Opbrengsten + Opbrengsten prognose) – (Kosten + Kosten prognose)

POC%
In deze kolom kan men het Percentage of Completion invullen.

POC kosten
Deze kolom wordt berekend indien er een Percentage of Completion ingevuld is volgens de formule POC kosten = Kostenprognose * POC% / 100. Dit is het bedrag dat geboekt gaat worden op de bij de projectgroep ingestelde POC kostenrekening.

POC opbrengsten
Deze kolom wordt berekend indien er een Percentage of Completion ingevuld is volgens de formule POC opbrengsten = Opbrengstprognose * POC% / 100. Dit is het bedrag dat geboekt gaat worden op de bij de projectgroep ingestelde POC opbrengstrekening

POC resultaat
Deze kolom wordt berekend indien er een Percentage of Completion ingevuld is volgens de formule POC resultaat = Resultaat * POC% / 100.

Rechter muismenu-opties

In het rechter muismenu zijn de volgende opties aanwezig:

POC vullen met voortgang kosten
Deze optie vult over alle geselecteerde projecten het POC-percentage met het voortgangspercentage van de kosten. Deze wordt berekende door het bedrag uit kolom Kosten te delen door het bedrag uit kolom Kostenprognose. Het berekende POC percentage wordt afgerond op 0 decimalen. (Deze optie is beschikbaar vanaf release 1.50 service pack 8)

Negatief resultaat op 100%
Deze optie zet bij alle geselecteerde projecten waarbij het resultaat negatief is het POC resultaat op 100%.

Vorige POC overnemen
Deze optie kopieert van alle geselecteerde projecten het laatste ingevulde percentage of completion naar de huidige periode naar die projecten waarin nog geen percentage ingevuld is in de huidige periode.

Rapportage

Van het venster Percentage of Completion kunnen rapporten afgedrukt worden. Het datakanaal van de rapportage is dezelfde datakanaal als het lijstscherm.

Verwerken POC

Vanuit het venster Percentage of Completion kan via menu Bestand via de optie 'Verwerken POC…' de boeking van het POC resultaat aangemaakt worden. De optie 'Verwerken POC' is zichtbaar indien men het toegangsrecht voor Verwerken OHW heeft. De optie is inactief indien er nog wijzigingen gemaakt zijn in het venster die nog niet vastgelegd zijn. Sla deze wijzigingen eerst op en kies dan pas voor 'Verwerken POC'.

Deze optie start een dialoogvenster waarin men de financiële boekjaar en periode kan selecteren waarin de POC boekingen aangemaakt worden. Deze velden worden gevuld met het boekjaar en de periode die geselecteerd zijn in lijstscherm waarin de Percentage of completion ingevuld is.

 

Voor het verwerken worden een aantal controles uitgevoerd:

  • Bij alle projectgroepen die in de projecten voorkomen dienen de POC grootboekrekeningen en bewakingscodes ingevuld te zijn.
  • Er mag niet reeds een POC verwerking hebben plaatsgevonden in een periode na de geselecteerde boekjaar/periode.

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 27.520.385
 Assortment: Exact AEC Modular  Date: 19-04-2022
 Release:  Attachment:
 Disclaimer