Exact Financials

Logboek

Inleiding

De stamgegevens vormen in Exact Financials de basis van uw administratie, wijzigingen in deze gegevens kunnen van grote invloed zijn op de prestaties van uw administratie. Daarnaast wilt u voor belangrijke gegevens controleren wie wat wanneer heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd. In het kader van beveiliging kan op deze wijze worden nagegaan of er geen fraude plaatsvindt. Zo wilt u bijvoorbeeld een logboek bijhouden wie wanneer de bankrekeningen in [Finance: Crediteuren, Stamgegevens, Onderhoud] heeft gewijzigd. Het logboek maakt het mogelijk om wijzigingen in stamgegevens vast te leggen, zodat u altijd weet wie op welk moment de stamgegevens heeft gewijzigd. Dit logboek kan worden bijgehouden in verschillende administraties. Om dit logboek bij te kunnen houden, dient u eerst te definiëren van welke gegevens u de wijzigingen wilt bijhouden. Daarna zullen de wijzigingen in de geselecteerde tabellen worden opgeslagen. Om een rapport te kunnen opvragen van de wijzigingen, moeten de wijzigingen verwerkt worden. Om het logboek overzichtelijk te houden, is het mogelijk om data te verwijderen uit het logboek. Nadat de wijzigingen zijn verwijderd uit het logboek, zijn de details verdwenen. Het is dan echter nog wel mogelijk om te zien wie de data heeft verwijderd.

Procedure

Instellingen logboek definiëren

In de logboek instellingen kunt u aangeven van welke stamgegevens u (naast de reeds standaard gelogde tabllen) de wijzigingen wenst vast te leggen. Per te loggen tabel, kunt u per veld aangeven of een log dient te worden bijgehouden of niet. Logboek instellingen kunnen worden gedefinieerd in [Systeem: Beveiliging, Logboek, Instellingen].

Ten einde de auditability van de applicatie te optimaliseren worden vanaf versie 7.23 de volgende tabellen altijd gelogd:

Gelogde data verwerken

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [Systeem: Beveiliging, Logboek, Verwerk gelogde gegevens] als u dat alleen voor de actieve administratie wenst te doen of als u dit voor alle administraties tegelijkertijd wenst te doen in [Systeem: Beveiliging, Logboek, Verwerk gelogde gegevens (alle)]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen. We adviseren u dan ook om de gegevens batch-gewijs te verwerken bij vookeur met gebruikmaking van de taakplanner.

Overzicht logboek

Na het verwerken toont dit overzicht [Systeem: Beveiliging, Logboek, Logboekoverzicht] alle wijzigingen die in de geselecteerde tabellen zijn gemaakt, inclusief de gebruiker die de wijzigingen aanbracht en de tijd waarop dat werd gedaan.

Gegevens uit logboek verwijderen

Afhankelijk van de grootte van uw administratie, zullen er veel wijzigingen worden aangebracht in Exact Financials. Als er teveel wijzigingen in het logboek terecht komen, bestaat de kans dat het logboek onoverzichtelijk wordt. Daarom is er de mogelijkheid om gegevens uit het logboek te verwijderen. Gegevens kunnen worden verwijderd in [Systeem: Beveiliging, Logboek, Verwijderen gegevens uit logboek].

Overzicht verwijderingen logboek

In dit overzicht ziet u welke gebruiker gegevens heeft verwijderd uit het logboek en op welke tijd op welke dag. Dit overzicht is handig als u zich afvraagt welke gebruiker de gegevens heeft verwijderd. Na het verwijderen van de gegevens is het niet meer mogelijk om te zien welke gegevens zijn verwijderd. Het overzicht verwijderingen logboek, is beschikbaar in [Systeem: Beveiliging, Logboek, Overzicht verwijderingen logboek].