One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Finance - Inkoop-, of verkoopboekingen invoeren

[Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Inkoop of Verkoop]

Introductie

U kunt inkoopfacturen boeken in een inkoopdagboek en verkoopfacturen in een verkoopdagboek via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Inkoopboek/ Verkoopboek]. Dit heeft twee gevolgen:

  • In- en verkopen worden vastgelegd in het grootboek.
  • Er wordt automatisch een openstaande post gegenereerd voor de gekozen debiteur of crediteur.

Uitleg van de velden

Tabblad Algemeen

De kopregel van het boekingsscherm bestaat uit de volgende velden:

Jaar/Periode
Voer het boekjaar en de periode in. Standaard wordt het jaar en de periode getoond welke middels de periode-datumtabel is gekoppeld aan de op dit moment geldende systeemdatum.

Dagboeknummer
Het nummer van het dagboek waarin u wilt boeken.

Volgnummer
Het eerstvolgende vrije volgnummer wordt automatisch op het scherm getoond. Het betreft hier het eerste vrije nummer in een lijst van onverwerkte boekingen. U kunt tijdens het invoeren van een nieuwe boeking het voorgestelde nummer accepteren. Het volgnummer van de boeking verschijnt op boekingsverslagen. Als bij controle van de boekingsverslagen blijkt dat een boeking met een specifiek volgnummer een fout bevat, kunt u de boeking eenvoudig oproepen door het in het veld 'Volgnummer' het volgnummer van de foutieve boeking in te voeren. Vervolgens kunt u de boeking wijzigen/corrigeren.

Boekstuknummer
Het eerst vrije beschikbare boekstuknummer wordt getoond. Het eerste beschikbare vrije boekstuknummer definieert bij de opening van een nieuw jaar in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Als u gebruik maakt van het inkomend factuurregister kunt u het boekstuknummer ingeven van de te boeken factuur. Selecteer middels het vergrootglas de ingekomen factuur, vervolgens worden de gegevens van de ingekomen factuur getoond in de kopregel van de boeking. Zo worden de kopregel van de omschrijving, de boekdatum, de crediteur, het boekstuknummer van de crediteur, de valutacode, de koers en het totaal bedrag gevuld.

Omschrijving
Achter het boekstuknummer kunt u de omschrijving van de boeking ingeven. Deze omschrijving wordt getoond op bijvoorbeeld boekingsverslagen, grootboekkaarten en openstaande postenlijsten. De omschrijving van de kopregel wordt automatisch overgenomen in de subregels, maar kan daar gewijzigd worden.

Datum
Geef de factuurdatum in. Standaard wordt de systeemdatum voorgesteld. Als u gebruik maakt van het inkomend factuurregister, dan wordt de factuurdatum in dit veld getoond (en kan eventueel gewijzigd worden). Vervaldata worden middels een betalingsconditie gebaseerd op de hier ingegeven datum.
De datum mag afhankelijk van de instelling 'Periode-/datum controle' in de financiële instellingen afwijken van de ingevoerde periode.

Debiteur/ Crediteur
Selecteer de betreffende debiteur of crediteur. Als u gebruik maakt van het inkomend factuurregister, wordt hier de crediteur getoond welke aan de inkomende factuur is gekoppeld. Deze waarde is niet wijzigbaar.

Factuurnummer (Crediteur)
Voer hier het factuurnummer van de inkoopfactuur. Als u een inkomende factuur heeft geselecteerd, dan wordt het factuurnummer van de inkomende factuur getoond.

Bedrag
In het eerste veld wordt de valutacode van het dagboek getoond. De code is wijzigbaar als u in onderhoud dagboeken middels de optie 'Variabele valutacode' heeft aangegeven ook in andere valuta boekingen te willen vastleggen. Als u een inkomende factuur heeft geselecteerd, wordt de valutacode van de ingekomen factuur getoond.
Achter dit veld geeft u vervolgens het totaalbedrag van de factuur in. Als u een inkomende factuur heeft geselecteerd, wordt het bedrag van de ingekomen factuur getoond.

Koers
In dit veld wordt de koers van de geselecteerde valutacode ten opzichte van de standaard valutacode getoond. De koers is wijzigbaar als u in onderhoud dagboeken middels de optie 'Variabele dagkoers' heeft aangegeven de koers handmatig te doen afwijken van de koers zoals deze in de koerstabel is vastgelegd.

Stornoboeking
Geef aan of u een stornoboeking maakt. Met stornoboekingen corrigeert u bijvoorbeeld boekingen die al zijn verwerkt (mutaties). In tegenstelling tot crediteringen, worden bij stornoboekingen de bedragen tijdens de verwerking aan dezelfde zijde op de saldibalans tegengeboekt als waarop ze zijn ingegeven. Evenals bij crediteringen moeten de bedragen negatief worden ingevoerd. Een stornoboeking heeft dus hetzelfde resultaat als een creditering, alleen de presentatie op de saldibalans verschilt. De optie is alleen beschikbaar als u in de financiële instellingen de optie 'Stornoboekingen' heeft geactiveerd.

Bedrag G-Rekening
Dit veld is beschikbaar voor invoer als u in [Bestand, Administratie instellingen, Betalingen, Algemeen] heeft aangegeven gebruik te willen maken van geblokkeerde rekeningen. Voer hier het (gedeelte van het) totaalbedrag in dat u graag bij betaling van de openstaande post wenst over te maken naar een geblokkeerde bankrekening.

Saldo
Dit veld toont het actuele verschil tussen het ingevoerde totaal bedrag en de reeds ingevoerde regels.

Scenario
Wanneer u gebruik wilt maken van een scenario kunt u hier het gewenste scenario selecteren. Dit veld is alleen actief wanneer u in het onderhoud van het dagboek de optie 'Scenario' heeft geactiveerd.

U kunt zelf bepalen welke velden worden getoond in de subregels. Via rechtermuisknop 'Meer' kunt u het boekingsscherm inrichten en aangeven welke kolommen u wilt tonen en in welke volgorde. Standaard worden de volgende velden getoond:

Regel
Het regelnummer van de in te voeren regel. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd en is niet aan te passen.

GB-rekening
Kies de grootboekrekening waarop het bedrag in de boekingsregel moet worden geboekt.

Omschrijving
Voer een omschrijving voor de regel in. Standaard wordt de omschrijving uit de kopregel getoond, u kunt deze wijzigen.

BTW
Voer de BTW-code in die van toepassing is op de boekingsregel.

Bedrag: VV
Voer hier het regelbedrag in. Als u een boeking in vreemde valuta maakt, kunt u hier het bedrag in vreemde valuta invoeren. De valutacode van het bedrag is bepaald in de kopregel van de boeking. Bij ingave van een bedrag in vreemde valuta, hoeft u niet het bedrag in standaard valuta in te voeren. Op basis van de meegegeven koers wordt het bedrag in standaard valuta automatisch berekend.

BTW-bedrag
Op basis van de gekozen BTW-code en het ingevoerde bedrag wordt het BTW-bedrag berekend. Indien gewenst kunt u het BTW-bedrag handmatig aanpassen.

Het kan zijn dat u velden mist die u toch wilt invoeren. Denk hierbij aan kostenplaatsen, kostendragers of bijvoorbeeld het veld aantal perioden als u gebruik maakt van de periode verdeel functionaliteit.
Zie hiervoor: Boekingsschermen inrichten

 

Tabblad Voorwaarden

Betalingsconditie
Selecteer de betalingsconditie die van toepassing op de factuur. Wanneer er een betalingsconditie gekoppeld is aan de betreffende relatie, zal het systeem automatisch opkomen met deze betalingsconditie. Is er geen betalingsconditie gekoppeld aan de relatie dan zal de betalingsconditie uit de financiele instellingen worden gebruikt. U kunt afwijken van de standaard door zelf een betalingsconditie te selecteren. Bij een credit inkoop- of verkoopboeking wordt de betalingsconditie van de crediteur/debiteur genegeerd en zal altijd de betalingsconditie uit de financiele instellingen ingevuld worden.

Gestructureerde mededeling
Dit veld is alleen beschikbaar indien u werkt met de module Country functionality Belgian (Belgische landen functionaliteit). De Overschrijving met Gestructureerde Mededeling (OGM) is een speciaal gestructeerd kenmerk dat in het belgisch betalingsverkeer wordt gebruikt. Indien de gekozen crediteur een belgische bankrekening heeft of een belgische IBAN rekening dan wordt de optie 'Gestructureerde mededeling' beschikbaar (standaard aan). Indien deze optie aan staat dan moet het betalingskenmerk uit 12 cijfers bestaan die ook nog voldoen aan de 97-proef.

Betalingskenmerk
Het betalingskenmerk dat wordt meegegeven in het betaald- of incasso bestand. Standaard wordt voor inkoopboekingen 'Factuurnummer: Crediteur'/'Omschrijving' en voor verkoopboekingen 'Debiteur'/'Boekstuknummer' gevuld. Dit kan handmatig worden gewijzigd. Of het hier gevulde betalingskenmerk daadwerkelijk wordt meegenomen in het betaalbestand is afhankelijk van de instellingen voor betalingen.

Betaalwijze
De betaalwijze voor deze factuur. U hebt de keuze uit:

  • Acceptgiro. De factuur wordt betaald middels acceptgiro.
  • Bank. De factuur wordt betaald via de bank. Wanneer u beschikt over de module Electronic Banking of Debtor Banking zal de factuur verschijnen in de selectie bij het aanmaken van betaalbestanden.
  • Incasso. De factuur wordt betaald middels incasso. Wanneer u beschikt over de module Debtor Banking zal de factuur verschijnen in de selectie bij het aanmaken van incassobestanden.
  • Kas. De factuur is/ wordt contant betaald.
  • Termijnincasso. De factuur wordt betaald middels termijnoncasso. Wanneer u beschikt over de module Debtor Banking zal de factuur verschijnen in de selectie bij het aanmaken van incassobestanden.

Banknummer
Het bankrekeningnummer dat gebruikt wordt voor het betalen/ incasseren van de factuur. Wanneer hier geen selectie wordt gemaakt, zal bij het aanmaken van betaal-/ incassobestanden het primaire bankrekeningnummer uit het onderhoud van de relatie worden gebruikt.

Kenmerk machtiging
Selecteer de juiste incasso machtiging als er bij de debiteur meerdere mandaten geregistreerd zijn en de betaalwijze op incasso staat.

Vervaldatum
De vervaldatum van de factuur. De vervaldatum wordt berekend aan de hand van de ingevoerde factuurdatum en betalingsconditie. Eventueel kunt u de vervaldatum handmatig aanpassen. De vervaldatum wordt onder andere gebruikt als selectiecriterium bij het aanmaken van betaal-/ incassobestanden en voor de berekening van betalingskortingen.

Openstaande post: Geblokkeerd
Vink deze optie aan om de factuur te blokkeren. Een geblokkeerde factuur kan niet worden betaald/ geincasseerd en kan niet worden herinnerd.

Wijzig: Korting
Het kan zijn dat er een betalingskorting van toepassing is op de factuur. Deze betalingskorting wordt bepaald door de geselecteerde betalingsconditie. Vink deze optie aan indien u wenst af te wijken van deze betalingskorting.

Percentage 1 t/m 5
Indien een betalingskorting van toepassing is, zal de betalingskorting zoals gedefinieerd in de betalingsconditie hier worden weergegeven. De velden zijn handmatig te wijzigen als u de optie 'Wijzg: Korting' aanvinkt. 

Afleverdatum
Wanneer u een administratie volgens de Belgische landenfunctionaliteit voert en daarin ook de BTW-aangifte verwerkt kunt u hier de afleverdatum van de goederen of diensten die betrekking hebben op de inkoop- of verkoopboeking vastleggen. Deze datum geldt voor alle (artikel-)regels in de boeking. Wanneer in de financiële instellingen op het tabblad BTW de instelling 'Verwerken BTW: Bij levering/betaling' is aangevinkt zal deze datum gecontroleerd worden.
Zie ook: Belgisch landenfunctionaliteit: BTW aangifte na levering of betaling

Tabblad Notities

Gebruik het tabblad Notities om notites te maken bij de betreffende factuur. U kunt de notities invoeren zodra u een relatie heeft ingevoerd op het tabblad 'Algemeen'. Gebruik de knop 'Toevoegen' om een notitie toe te voegen.

Nummer
Het regelnummer van de notitie, dit nummer wordt automatisch aangemaakt en kan niet gewijzigd worden.

Omschrijving
Voer een korte omschrijving van de notitie in. Deze omschrijving kan getoond worden op bijvoorbeeld boekingsverslagen.

Soort notitie
Hier kunt u zelf een code meegeven voor een bepaald type notitie, bijvoorbeeld BA voor betalingsachterstand.

Aandachtsdatum
Voer een datum in tot wanneer de notitie van belang is, of als de notitie geldt voor een bepaalde datum op welke datum de notitie van belang is. Het systeem doet niets met deze datum, maar u kunt deze datum wel gebruiken in bijvoorbeeld het overzicht 'Notities openstaande posten' ter informatie, of als selectie criterium.

Actiedatum
Voer de datum in waarop er actie ondernomen moet worden op de notitie. Het systeem doet niets met deze datum, maar u kunt deze datum wel gebruiken in bijvoorbeeld het overzicht 'Notities openstaande posten' ter informatie, of als selectie criterium.

Tijd
De tijd waarop de notitie wordt aangemaakt, dit veld kan niet gewijzigd worden.

Notities
De daadwerkelijke notitie. U kunt de notitie invoeren op de regel, of u kunt een groter venster openen door in het veld op CTRL+B of F2 te klikken.

Gebruikers-ID
De gebruikersnaam van degene die de notitie aanmaakt, dit veld kan niet gewijzigd worden.

Tabblad Documenten

Ieder boekingsscherm heeft een tabblad 'Documenten'. Hier kunt u documentatie koppelen aan de ingevoerde boeking. Om een document te koppelen kiest u voor de knop 'Toevoegen'. Zie ook: [Documenten Koppelen].

Gerelateerde onderwerpen

Exact Financials Enterprise > Finance > Invoeren boekingen inkoop of verkoop

 

 

     

     

         
     Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
     Category: On-line help files  Security  level: All - 0
     Sub category: Details  Document ID: 23.788.397
     Assortment: Exact Financials  Date: 11-07-2018
     Release:  Attachment:
     Disclaimer