Het Balancing principe in het memoriaal

Introductie

In Exact Globe Next  is traceerbaarheid een belangrijk aspect van de financiële administratie. Om hiervoor te zorgen, moet er in het memoriaal worden geboekt via het Balancing principe (het "evenwichtsconcept"). Uiteraard dienen in uw boekhouding de debet- en creditbedragen in evenwicht te zijn. Om het gebruiksgemak en de flexibiliteit van uw administratie te verhogen, heeft Exact Globe Next  nog een aantal grootheden die in evenwicht dienen te zijn, namelijk: de Onze referentie en de Datum. Zijn deze grootheden niet in evenwicht, dan kan de boeking niet afgesloten worden.

Het inbrengen van de beginbalans hoeft u niet zelf in het memoriaal in te boeken. U kunt dit doen via Financieel ? Invoer ? Beginsaldo. Hier geeft u het saldo van iedere rekening in, waarna Exact Globe Next de noodzakelijke boekingen maakt. Ook kunt u hier onder ander het saldo op de debiteuren- en crediteurenrekeningen specificeren (inbrengen openstaande posten).

Wanneer er boekingen worden gemaakt, gelden de volgende regels voor het balanceren:

Alles uitklappen | Alles inklappen
 

Alle boekingen krijgen in het memoriaal een Regeltype. Wanneer er een verkoop- of een inkoopboeking wordt gemaakt, moet per Regeltype per Onze referentie per datum, samen met eventueel bijbehorende BTW regels, de boeking in balans zijn. Dus wanneer het totaal debet en credit wordt opgeteld, samen met het totaal aan BTW op dezelfde onze referentie en hetzelfde regeltype, moet dit in balans zijn.
 

Wanneer de datum of de Onze referentie niet gelijk is, verschijnt bij het afsluiten van de boeking de melding:

De boeking is niet in evenwicht op:
* Onze ref. - Mutatiedatum
* Onze ref. - Rapportage datum
U dient de in rood gemarkeerde fouten te corrigeren.

Wanneer de datum van bovenstaande boeking wordt gewijzigd naar dezelfde datum voor de desbetreffende regels, kan de boeking afgesloten worden.

Een soortgelijke melding verschijnt wanneer de Onze referentie niet in evenwicht is:

De boeking is niet in evenwicht op
* Onze ref.
Wilt u dat de boeking automatisch in evenwicht wordt gebracht door middel van grootboekrekening 2000?

Zie bijvoorbeeld onderstaande boeking waarbij de onze ref niet gelijk is:

In dat geval kunt u echter aangeven dat het systeem automatisch de boeking in evenwicht brengt op basis van de tussenrekening van het memoriaal. 

Per zelfde Onze referentie en zelfde Regeltype is het gebruik van meerdere debiteuren / crediteurenregels niet toegestaan. De combinatie Onze referentie per Regeltype per grootboekrekening Debiteur / Crediteur moet uniek zijn.

Deze boeking kan afgesloten worden wanneer de onze referentie voor de twee boekingen verschillend van elkaar zijn. Hierbij verschijnt de melding:

* Meerdere debiteuren/crediteurenrekeningen met dezelfde onze ref.
U dient de in rood gemarkeerde fouten te corrigeren.

Op deze manier wordt voorkomen dat een verkoopfactuur of inkoopfactuurnummer tweemaal gebruikt worden in uw administratie. U dient in dit geval een unieke onze ref te gebruiken voor beide boekingen.

Op het regeltype Overige en Salaris zit geen controle op meerdere debet / credit boekingen. Het regeltype Overige is niet toegestaan bij het boeken op een crediteuren- of debiteuren rekening. Bij het afsluiten van deze boeking zal geen melding verschijnen.   

De boeking is niet in evenwicht op:
* Onze ref. - Uw ref.
Wilt u dat de boeking automatisch in evenwicht wordt gebracht door middel van grootboekrekening 2000?