Exact AEC Modular

Exact AEC - Documenten - Documenten Importeren Invoegtoepassing 1.48

In dit document worden de Office invoegtoepassingen Documenten Importeren beschreven. Deze add-in werkt in Outlook (importeren e-mails), Word (importeren Word documenten) en Windows Verkenner (importeren bestanden).

• Tab Algemeen (E-mail): E-mail verplaatsen naar folder: Selecteer hier een Outlook e-mail folder waarnaar geïmporteerde e-mails verplaatst zullen worden wanneer deze succesvol worden ingelezen. Dit geldt niet voor e-mails die worden ingelezen na verzending (want die horen in 'verzonden items'). Laat deze map leeg (of maak deze leeg door op het kruisje te klikken) om er voor te zorgen dat de geïmporteerde e-mail blijft staan.
  
• Tab Algemeen (E-mail): Document importeren starten na verzenden e-mail: Wanneer er een e-mail in de 'verzonden items' box binnenkomt wordt het Documenten Importeren dialoog gestart wanneer dit vinkje aan staat. Deze functie gaat dan altijd af in deze situatie. Indien betreffende e-mail niet geïmporteerd hoeft te worden druk dan op 'Annuleren'.
• Tab Algemeen (Bestanden): 'Geen actie': Er zal niets met het bronbestand gebeuren.
  'Verwijderen': Na het importeren zal het bronbestand worden verwijderd.
  'Verplaatsen naar': Na het importeren zal het bronbestand worden verplaatst naar de opgegeven map.
  
• Tab Automatische herkenning Relaties:
  - Verzender: De verzender van de e-mail wordt op basis van het e-mailadres opgezocht in de relaties van Exact AEC en deze relatie zal gekoppeld worden aan het te importeren document.
  - Ontvangers: De ontvanger(s) van de e-mail wordt op basis van het e-mailadres opgezocht in de relaties van Exact AEC en deze relatie(s) zal gekoppeld worden aan het te importeren document.
  - Relatiecode in onderwerp: Nummers in het onderwerp veld van de e-mail worden gebruikt om relaties te zoeken op basis van hun relatiecode en zullen dan gekoppeld worden aan het te importeren document. Let op: deze optie kan ongewenste relaties vinden afhankelijk van de nummers in het onderwerp.
  - Zoekcode in onderwerp: Elke tekst (gescheiden door een spatie) in het onderwerp veld van de e-mail wordt gebruikt om relaties te zoeken op basis van hun zoekcode en zullen dan gekoppeld worden aan het te importeren document. Let op: deze optie kan ongewenste relaties vinden afhankelijk van de woorden in het onderwerp.
• Tab Automatische herkenning Projecten:
  - Projectcode in onderwerp: Nummers in het onderwerp veld van de e-mail worden gebruikt om projecten te zoeken op basis van hun projectcode en zullen dan gekoppeld worden aan het te importeren document. Let op: deze optie kan ongewenste projecten vinden afhankelijk van de nummers in het onderwerp.
  - Zoekcode in onderwerp: Elke tekst (gescheiden door een spatie) in het onderwerp veld van de e-mail wordt gebruikt om projecten te zoeken op basis van hun zoekcode en zullen dan gekoppeld worden aan het te importeren document. Let op: deze optie kan ongewenste projecten vinden afhankelijk van de woorden in het onderwerp.
• User Interface Thema: De kleur van alle add-in schermen kan op de volgende waarden worden ingesteld:
  - Standaard: Windows grijs.
  - Office: Leest het Office thema uit en stelt de kleur overeenkomstig in.
  - Kleurrijk/Donkergrijs/Zwart/Wit: Deze kleuren zijn overeenkomstig de gelijknamige Office thema kleuren (en kunnen per Office versie verschillen).
  
• Tab Info: Toont het actieve ini-bestand en database locatie uit dat bestand. Deze worden gebruikt voor het importeren van documenten. Alleen lezen.
  

• Dit scherm toont alle te importeren documenten.  
• Dit scherm is ook te openen via het Windows startmenu: 'Exact AEC Documenten Import'.
• Dit scherm is ook te openen door vanuit Windows Verkenner of Bureaublad met de rechtermuisknop op een (of selectie van) bestand(en) te klikken, naar 'Verzenden naar/Sendto' te gaan en te kiezen voor  'Exact AEC Documenten Import'.
  
  
• Het contextmenu (rechtermuisknop) op een te importeren document toont de volgende menuopties:
  
• 'Selectiemode': Zet selectiemode aan zodat meerdere documenten geselecteerd kunnen worden. Zie hieronder welke extra functionaliteit er dan beschikbaar komt om op de selectie uit te voeren.
  'Toevoegen': Voeg documenten toe via een bestand selectiedialoog.
  'Verwijderen': Verwijder geselecteerde document of selectie van documenten uit het scherm.
  
  
• Het contextmenu met selectiemode aan:
• 'Toevoegen aan selectie': Aan alle geselecteerde documenten kunnen getoonde entiteiten worden gekoppeld.
  
  
• Het contextmenu wanneer aangeroepen vanuit Outlook:
• 'E-mail toevoegen': Opent een scherm die standaard de inbox toont met inhoud. Boven in het scherm kan een andere map gekozen worden om e-mails uit te selecteren. Een hele volle map kan zorgen dat het even duurt voordat deze is geladen.
  
  
• Het contextmenu onder tabblad 'Projecten':
• Naast 'toevoegen' en 'verwijderen' is hier ook nog optie 'Toevoegen projecten waarop de gekoppelde relaties participant zijn' te vinden. Deze optie toont projecten waarop de reeds aanwezige relaties 'participant' zijn.
  
  
• Het contextmenu onder tabblad 'Relaties':
• Naast 'toevoegen' en 'verwijderen' is hier ook nog optie 'Toevoegen relaties die participant zijn op de gekoppelde projecten' te vinden. Deze optie toont relaties die op de reeds aanwezige projecten 'participant' zijn.
  

Selectievenster voor het koppelen van entiteiten zijn als volgt gefilterd:

• Projecten: status is 'Acquisitie”, 'Aanbesteed, Geoffreerd', 'Opdracht', 'Gereed' of 'Financieel afgesloten'.
• Relaties: status is 'Actief'.
• Werkbonnen: status is niet 'Financieel afgesloten', 'Geannuleerd' of 'Verwijderd' (dus wel 'Nieuw', 'Gepland', 'Afgehandeld', 'Geboekt', 'Gefactureerd').
  
• Contracten: geen filter
  
• Meldingen: geen filter
  
• Objecten: geen filter
  
• Inkoopcontracten: status is niet 'Afgehandeld' / 'Verwijderen' OF status is 'Concept', 'Voorlopig', 'Definitief', 'Gestopt' (en tegelijk is statusdatum gevuld).
  

Tips:

• Wanneer u de locatie van de importeren knop of Exact AEC tab wil wijzigen kan dit door met de rechtermuisknop op het lint/ribbon te klikken en kies dan voor 'lint aanpassen'. In dit scherm zoekt u de 'Exact AEC' tab en dan kan deze met de pijltjes (omhoog/omlaag) worden verplaatst.
  

Probleemoplossing:

• Wanneer DocumentenImport (versie 1.48 en hoger) i.c.m. Office 64-bits gebruikt gaat worden is het gebruik van Interbase Xe3 noodzakelijk. Wanneer dit niet het geval is zal er een 'DBX error: driver could not be properly initialized' optreden.
  
• Het duurt lang voordat het importscherm in beeld komt op een Terminal Server. De oorzaak kan liggen in het feit dat de documentimport setup niet op de juiste wijze is geïnstalleerd. Deze dient in 'install mode' of via 'install application on remote desktop server' te zijn geïnstalleerd. Vraag uw beheerder dit te controleren.
• De melding: 'There is not enough free memory to run this program. Quit one or more programs, and then try again.' kan een Outlook foutmelding zijn wanneer een e-mail als msg op schijf wordt opgeslagen en het aantal geadresseerden is groot (test op een e-mail met ongeveer 400 personen gaat al fout. Dit probleem speelt ook wanneer je 'opslaan als' in Outlook zelf doet en is dus een Outlook bug.
  Workaround: Doorsturen van de e-mail naar jezelf en deze inlezen hiermee is er nog maar 1 ontvanger.
• Wanneer de add-in niet meer geladen wordt zijn er een aantal methodes om deze weer in te schakelen:
  1. Ga naar naar Bestand\Opties\Invoegtoepassingen\Beheren\Uitgeschakelde items en druk op 'Start', in het lijstje met uitgeschakelde items kies de Exact AEC Add-in en klik op 'Inschakelen'. Herstart hierna Outlook om de add-in weer geladen te krijgen. Dit lijkt anders/beter te werken dan via 'Beheren: Com-invoegtoepassingen' en het vinkje aanzetten.
  2. Ga naar naar Bestand\Opties\Invoegtoepassingen\Beheren\COM-Invoegtoepassingen en druk op 'Start', zet het vinkje aan voor 'Exact AEC Outlook Add-in' (vervang Outlook voor de applicatie waar het om gaat), druk hierna op 'Ok'.
  3. Ga naar Bestand\Info\COM-Invoegtoepassingen beheren (hierachter staat 'Langzame en uitgeschakelde COM-invoegtoepassingen'. Indien hier 'Exact AEC <Outlook/Word> Add-in' staat klik daaronder op 'Opties' en kies de gewenste optie en klik daarna op 'Toepassen'. Herstart hierna Outlook (of andere Office applicatie).
  
• Het toevoegen van een e-mail vanuit het import scherm kan lang duren afhankelijk van de hoeveelheid emails in de 'inbox' (standaard) of de geselecteerde mailboxmap na selectie.
• Het benaderen van Outlook/E-mail(s) vanuit DocumentImport als deze niet vanuit de Outlook add-in gestart wordt geeft in sommige gevallen de vraag vanuit Outlook om de 'externe applicatie' toegang te geven tot Outlook. Dit gedrag hangt samen met het OS waarop Outlook draait en de (on)mogelijkheid voor Outlook/Windows om te bepalen of er Anti-Virus actief is. Deze melding valt buiten onze ondersteuning en op de volgende link is er meer informatie over te vinden. Wij raden u aan met uw beheerder te overleggen wat de mogelijkheden kunnen zijn in uw omgeving.
  https://support.microsoft.com/nl-nl/office/ik-krijg-waarschuwingen-over-een-programma-dat-toegang-zoekt-tot-e-mailadresgegevens-of-dat-namens-mij-e-mailberichten-verzendt-86cc5ece-379e-45e3-b8eb-3fefba09946b?ui=nl-nl&rs=nl-nl&ad=nl