Sales - Proces: Verkooporders
Proces: Verkooporders
Introductie
Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het invoeren van een verkooporder in Exact Sales. Het diagram toont de stappen van het proces en de bijbehorende functionaliteit in Exact Financials Enterprise.
Procesdiagram
Orders invoeren
De offertefase, die de prijsonderhandelingen bevat, zal uiteindelijk resulteren in een overeenkomst en een order. Orders kunnen op verschillende manieren worden geplaatst. Na ontvangst van de order, moeten de goederen zo snel mogelijk geleverd worden. Het is belangrijk dat alle afspraken goed geregistreerd worden, omdat de factuur uiteindelijk gebaseerd zal zijn op deze gegevens. Als een debiteur nog niet in uw administratie geregistreerd is, is het belangrijk dat u eerst alle gegevens van de debiteur invoert.
Voordat u een order kunt invoeren, dient u de volgende gegevens te controleren:
- Factuurdebiteur
- Ontvangstdebiteur
- Kredietlimiet
- Betalingscondities
- Kortingsafspraken
- Valuta
- Vaste debiteurengegevens
- Voorraadpositie
- BTW-gegevens
Factuurdebiteur
De factuurdebiteur is de debiteur die uiteindelijk de factuur zal betalen. Dit hoeft niet dezelfde persoon/onderneming te zijn, als de debiteur die de goederen ontvangt of de order heeft geplaatst. Vooral in ondernemingen met veel afdelingen en in bedrijven die werken met agenten, is het belangrijk om debiteur, factuurdebiteur en ontvangstdebiteur te scheiden. De ontvangstdebiteur is de debiteur die de goederen zal ontvangen en de debiteur is degene die de order heeft geplaatst.
Ontvangstdebiteur
De ontvangstdebiteur is de debiteur die de goederen zal ontvangen. Het is belangrijk dat de gegevens van de ontvangstdebiteur goed geregistreerd staan om te voorkomen dat de goederen op het verkeerde adres worden bezorgd.
Kredietlimiet
De kredietlimiet is het maximum aan openstaande posten, dat een debiteur mag hebben in uw administratie. Het is belangrijk voor uw debiteurenadministratie om duidelijke afspraken aangaande deze verkoopconditie vast te leggen. De kredietlimiet is een goed middel om vast te stellen of uw debiteur een verkooporder bij u kan plaatsen en voor de bepaling van het maximale factuurbedrag. Communiceer met uw debiteur over de kredietlimiet en ook over overschrijding van het maximum bedrag.
Betalingscondities
De betalingscondities zijn een belangrijk onderdeel van de prijsafspraken, omdat ze het betalingsgedrag van de debiteur bednvloeden. Voer de betalingsconditie die u bent overeengekomen met uw debiteur in. Er zijn twee soorten betalingscondities:
- Betalingskorting
De debiteur krijgt korting over het factuurbedrag als de factuur wordt betaald binnen een bepaalde afgesproken periode. - Kredietbeperking
Kredietbeperking is een boete voor betaling na de afgesproken periode, die is opgenomen in het factuurbedrag. Als een debiteur binnen de vastgestelde termijn betaalt, kan hij de kredietbeperking van het factuurbedrag aftrekken.
U kunt de betalingscondities aan een debiteur koppelen, wanneer u een debiteur aanmaakt. De betalingscondities moeten worden gecontroleerd voordat een order wordt ingevoerd, om te voorkomen dat een factuur met een verkeerde betalingskorting of kredietbeperking wordt opgestuurd naar een debiteur.
Kortingsafspraken
Prijsonderhandelingen vinden plaats in de onderhandelingsfase. Als een overeenkomst tot stand is gekomen, wordt een order geplaatst en de verkoop afgerond. Bestaande prijs- en kortingsafspraken dienen in uw administratie geregistreerd te worden, om de juiste kortingsvorm te kunnen gebruiken. De overeenkomst geldt niet alleen voor deze verkoop, maar ook voor verkopen in de toekomst. Prijsafspraken worden vastgelegd in prijslijsten. Prijslijsten worden gebruikt voor staffelkortingen per debiteur of debiteurengroep. Als u een order invoert, dient u te controleren of de juiste prijslijst gekoppeld is aan de juiste debiteur. Dit om te voorkomen dat facturen met een verkeerde korting of zelfs zonder korting worden verstuurd naar klanten. Leg staffelkortingen vast in de menupaden: [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijst codes], [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijsten per artikelgroep] en [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Prijslijsten, Prijslijsten per artikel]. U kunt aan een debiteur één prijslijst koppelen, maar een prijslijst kan worden gekoppeld aan verschillende debiteuren. De koppeling tussen een prijslijst en een debiteur zorgt voor de automatische toepassing van de juiste korting. De korting wordt berekend in de factuurregels. Door een automatische koppeling kunt u de korting voor een debiteur niet over het hoofd zien. Als u verschillende kortingen wilt gebruiken per debiteur, kunt u de prijslijst per orderregel aanpassen.
- Sommige bedrijven gebruiken voor elke debiteur een aparte prijslijst. Als u voor een debiteur meer dan één prijslijst wilt gebruiken en u wilt niet in elke regel de prijslijst veranderen, kunt u ook een prijslijst aanmaken met daarin alle relevante kortingen voor de debiteur. Als u al deze gegevens in één prijslijst vastlegt, kan geen korting voor de debiteur over het hoofd worden gezien.
U kunt uw kortingen ook op de volgende manieren vastleggen:
- U kunt in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] in het Finance menu, een vast kortingspercentage koppelen aan een debiteur. Dit doet u door in het veld 'Kortingspercentage' op het tabblad 'Betalingen' een percentage in te voeren. Dit kortingspercentage zal automatisch gebruikt worden voor elke ingevoerde order voor de betreffende debiteur.
- Voer een kortingspercentage in voor elke factuur/orderregel. Deze korting geldt alleen voor de betreffende regel.
- Voer een kortingspercentage in in het afsluitvenster. Deze korting geldt voor het totale factuur bedrag.
Valuta
Als u buitenlandse debiteuren heeft, is het goed om de mogelijkheid te hebben om facturen en orders in te voeren in een vreemde valuta. Voordat u een order kunt invoeren, dient u te controleren of de valuta in uw systeem geregistreerd is en of de wisselkoers in uw administratie is vastgelegd. In uw debiteuren stamgegevens zult u een standaard valuta voor een debiteur moeten bepalen. Als u bij het invoeren van de order deze valuta wilt kunnen veranderen, dient u het vak 'Wijzigen debiteurgegevens' aan te kruisen in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] op het tabblad 'Order'.
Vaste debiteurengegevens
De naam, het adres en andere debiteurengegevens moeten vanzelfsprekend worden gecontroleerd. Het zou vreemd zijn ervan uit te gaan, dat deze gegevens altijd goed geregistreerd zijn in uw administratie of dat ze nooit veranderen. De debiteurengegevens moeten van tijd tot tijd worden gecontroleerd. Als u bij het invoeren van de order deze gegevens wilt kunnen veranderen, dient u het vak 'Wijzigen debiteurgegevens' aan te kruisen in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] op het tabblad 'Order'.
De voordelen van het vastleggen van vaste debiteurengegevens zijn:
- Het scheelt u tijd en werk.
- Er worden geen gegevens over het hoofd gezien tijdens het invoeren van de order (omdat alle gegevens bij voorbaat beschikbaar zijn).
Voorraadpositie
In Exact Sales kunt u vastleggen wat u van een bepaald artikel in voorraad heeft.
BTW-gegevens
De BTW-gegevens moeten worden gecontroleerd als u een order of een factuur invoert. Een BTW-code wordt gekoppeld aan een debiteur of een artikel om te voorkomen dat een verkeerde BTW wordt gekoppeld aan de goederen.
| Standaardassortiment artikelen
| Een bedrijf met een vast productassortiment gebruikt standaardartikelen die zijn aangemaakt met [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen].
|
| Standaardassortiment van normale diensten
| Tekstartikelen zijn standaardartikelen waaraan u extra tekst kunt koppelen in [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen]. U dient tekstartikelen te gebruiken als u standaarddiensten verleent. Tekstartikelen worden als normale artikelen behandeld. Ze kunnen met een zoekcode worden opgevraagd en in voorraad worden gehouden.
|
| Incidentele en/of variërende artikelen
| Als een bedrijf producten verkoopt die variëren, zal het vaak tekstartikelen gebruiken die met [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] worden aangemaakt, of tekstregels invoeren in [Sales: Processen, Verkooporders, Invoeren verkooporders]. Deze laatste zijn bijzonder geschikt voor immateriële zaken als uurlonen en consultancy-kosten. Er wordt geen voorraad van deze artikelen bijgehouden, omdat ze niet als stamgegevens zijn aangemaakt.
|
| Incidentele en/of variërende diensten
| Bedrijven die variërende of incidentele diensten aanbieden, gebruiken tekstregels die ingevoerd worden met [Sales: Processen, Verkooporders, Invoeren verkooporders]. Deze zijn uniek en alleen van toepassing op de factuur waarin ze worden ingevoerd. Tekstregels worden ingevoerd door op <Regels> te drukken en de optie 'tekstregel' te kiezen in het bovengenoemde pad. Er wordt geen voorraad bijgehouden voor deze diensten omdat ze niet als stamgegevens zijn aangemaakt. |
Finance Manual > Sales Order and Invoice > Verkooporders invoeren
XMSixMX
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
18.466.625 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
21-07-2015 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |