One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Onderhouden: Instellingen (Inkoop)

[Purchase: Bestand, Administratie instellingen, Inkoopinstellingen]

Tabblad Algemeen

Bestelnummer
Hier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van bestellingen. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een bestelling ingevoerd is.

Ontvangstnummer
Hier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van ontvangsten. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een ontvangst ingevoerd is.

Boekstuknummer
Hier staat het eerste vrije nummer weergegeven, dat als standaard gebruikt kan worden voor het invoeren van inkoopfacturen. U kunt dit nummer aanpassen en het zal met '1' opgehoogd worden, nadat een inkoopfactuur ingevoerd is.

Bestelling: fiattering
Als u bestellingen wilt fiatteren, voordat ze afgedrukt of verwerkt worden, dient u deze instelling aan te vinken.

Ontvangsten invoeren voor tekstregels
U kunt kiezen of u ontvangsten wilt invoeren voor tekstregels die ingevoerd zijn in de bestellingen. U kunt uit drie opties kiezen:

  • {Altijd}
  • {Optioneel}: als u een bestelling invoert, kunt u het veld 'Ontvangst' aankruisen als u voor een tekstregel in deze bestelling een ontvangst wilt kunnen invoeren.
  • {Nooit}

Bestelling: Bevestiging
Als u een bevestiging van de bestellingen wilt hebben, dient u deze instelling aan te kruisen. U kunt de bevestiging van de bestellingen gebruiken om te controleren of uw leverancier uw bestellingen goed heeft verwerkt. Als u deze instelling aankruist, kan een bestelling niet verwerkt worden als hij niet bevestigd is. Bevestiging is een optionele stap in het proces.

Ontvangst: Afdrukken
In dit veld kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van het afdrukken van ontvangsten. U kunt kiezen uit drie opties:

  • {Altijd}: er wordt nu van elke ontvangst bij het verwerken een afdruk te maken.
  • {Optioneel}: tijdens het verwerken van de ontvangsten, kunt u aangegeven of u voor die specifieke ontvangsten een afdruk wilt maken.
  • {Nooit}: u kunt geen afdrukken van ontvangsten laten maken.

Ontvangst: Fiattering
Als u ontvangsten wilt fiatteren, voordat ze afgedrukt of verwerkt worden, dient u deze instelling aan te vinken.

Inkoopfactuur: Aantal
Wilt u bij het boeken van de inkoopfactuur het aantal in de artikel regel boeken o.b.v. het aantal uit de bestelling of uit de ontvangst.

Inkoopfactuur: Fiattering
Als u inkoopfacturen wilt fiatteren, voordat ze afgedrukt of verwerkt worden, dient u deze instelling aan te vinken.

Maximum: Betalingsverschil
Hier geeft u het maximale verschil aan wat mag bestaan bij het automatisch afletteren van ontvangsten.met inkoopfacturen.

Bestellingen:  Lay-out
Hier geeft u de standaard lay-out aan waarmee een bestelling wordt afgedrukt. Dit is een voorstel, u kunt de lay-out wijzigen bij het afdrukken van bestellingen.

Ontvangst:  Lay-out
Hier geeft u de standaard lay-out aan waarmee een bestelling wordt afgedrukt. Dit is een voorstel, u kunt de lay-out wijzigen bij het afdrukken van bestellingen.

Verdeling order/vrachtkosten
Uw leveranciers hebben aangegeven hoe zij willen dat u de order- en vrachtkosten die zij berekenen betaalt, als er voor één bestelling meer dan één inkoopfactuur aangemaakt wordt. In deze instelling kunt u aangeven op welke manier (de meeste van) uw leveranciers willen dat u de order- en vrachtkosten betaalt.

  • {Alles bij eerste factuur}: als ze willen dat u het bedrag betaalt als u het eerste deel van de inkoopfactuur betaalt.
  • {Lineaire verdeling}: als ze willen dat u hetzelfde percentage van de kosten betaalt als het percentage van het bedrag van de inkoopfactuur dat u betaalt.

    Voorbeeld

    U ontvangst een factuur van 1000,-. U moet orderkosten van 50,- betalen. U betaalt de eerste 50% van de factuur. U dient dan 50% van 50,- orderkosten te betalen: 25,-.

  • {Alles bij laatste factuur}: als ze willen dat u het bedrag betaalt als u het laatste deel van de inkoopfactuur betaalt.

Als een leverancier u een factuur stuurt waar order- of vrachtkosten op staan en deze leverancier wil dat u de kosten op een andere wijze betaalt dan u in deze instelling heeft aangegeven, kunt u het bedrag van de factuur die u invoert handmatig wijzigen.

Breedte tekstregels
Voer de breedte in die u voor een tekstregel of tekstartikelen wilt gebruiken. Dit is het aantal karakters dat u kunt gebruiken voor een tekstregel of tekstartikelen. De breedte wordt ook gebruikt in algemene tekstcodes in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Algemene tekstcodes], voor tekstartikelen in [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] en in onderhoud extra artikelomschrijvingen in [Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Extra omschrijvingen].

Blokkeren: Financiële boekingen
Hiermee geeft u aan of boekingen die het gevolg zijn van het journaliseren van ontvangsten of inkoopfacturen in de financiële module gewijzigd of verwijderd mogen worden. Hiermee heeft u meer controle over de aansluiting (consistentie) van de logistieke administratie met de financiële administratie.

Leverdagen
Hier geeft u het aantal dagen op waarmee de verwachte ontvangstdatum wordt berekend.

Tabblad Journalisering

Ontvangst: Dagboek
Hier geeft u aan in welke dagboek de boeking van een ontvangst wordt aangemaakt.

Ontvangst: Verdichting
Hier geeft u aan of journaalposten al dan niet verdicht aangemaakt moeten worden. U heeft de volgende mogelijkheden.

  • {Niet verdichten}: Iedere ontvangst wordt in een aparte boeking aangemaakt.
  • {Artikelgroep}: Alle ontvangsten met dezelfde artikelgroep (en grootboekrekening) worden verdicht tot 1 financiële boeking.
  • {Grootboekrekening}: Alle ontvangsten met dezelfde grootboekrekening worden verdicht tot 1 boeking.

Inkoopfactuur: Verdichting
Hier geeft u aan of journaalposten al dan niet verdicht aangemaakt moeten worden. U heeft de volgende mogelijkheden.

  • {Niet verdichten}: Iedere inkoopfactuur wordt in een aparte boeking aangemaakt.
  • {Artikelgroep}: Alle inkoopfacturen met dezelfde artikelgroep (en grootboekrekening) worden verdicht tot 1 financiële boeking.
  • {Grootboekrekening}: Alle inkoopfacturen met dezelfde grootboekrekening worden verdicht tot 1 boeking.

Ontvangst: Jaar/Periode
Hier geeft u aan in welke periode de boekingen van de ontvangsten moeten worden aangemaakt. U heeft de volgende mogelijkheden:

  • {Van periode/datum tabel}: Boekingen worden aangemaakt in het boekjaar/periode van de ontvangstdatum
  • {Vaste jaar/periode}: Bij het journaliseren kunt u zelf een boekjaar en periode opgeven. Alle ontvangsten in de journalisering worden in de aangegeven periode aangemaakt.

Inkoopfactuur: Jaar/Periode
Hier geeft u aan in welke periode de boekingen van de inkoopfacturen moeten worden aangemaakt. U heeft de volgende mogelijkheden:

  • {Van periode/datum tabel}: Boekingen worden aangemaakt in het boekjaar/periode van de inkoopfactuurdatum
  • {Vaste jaar/periode}: Bij het journaliseren kunt u zelf een boekjaar en periode opgeven. Alle inkoopfacturen in de journalisering worden in de aangegeven periode aangemaakt.

GB-rekening: Orderkosten, Vrachtkosten, Factuurkorting, Betalingsverschil
Hier definiëert u de grootboekrekening waarop de grootheden worden geboekt.

Kostenplaats: Orderkosten, Vrachtkosten, Factuurkorting, Betalingsverschil
Hier definiëert u de kostenplaats waarop de grootheden geboekt worden, mit de grootboekrekening als kostenplaatsrekening is gedefinieerd.

Kostendrager: Orderkosten, Vrachtkosten, Factuurkorting, Betalingsverschil
Hier definiëert u de kostendrager waarop de grootheden geboekt worden, mit de grootboekrekening als kostendragerrekening is gedefiniëerd.

Tabblad Afletteren

Bij het afletteren in de de purchasemodule worden de ontvangsten en inkoopfacturen aan elkaar gekoppeld. Een voorbeeld van een boeking als gevolg van het afletteren:

Ontvangen goederen                                                            1100
Aan Ontvangen inkoopfacturen                                                         1000
Aan Prijsverschillen                                                                             100

Afletteren: Dagboek:
Hier geeft u aan in welk dagboek de journaalpost van het afletteren moet worden aangemaakt.

Afletteren: Verdichting:
Hier geeft u aan of journaalposten al dan niet verdicht aangemaakt moeten worden. U heeft de volgende mogelijkheden.

  • {Niet verdichten}: Iedere inkoopfactuur wordt in een aparte boeking aangemaakt.
  • {Artikelgroep}: Alle inkoopfacturen met dezelfde artikelgroep (en grootboekrekening) worden verdicht tot 1 financiële boeking.
  • {Grootboekrekening}: Alle inkoopfacturen met dezelfde grootboekrekening worden verdicht tot 1 boeking.

GB-rekening: Niet afgeletterde facturen:
Hier geeft u de grootboekrekening aan die u wilt gebruiken voor het aanmaken van een handmatige aflettering van bestellingen waarvan een factuur ingevoerd is, maar een ontvangst nooit ingevoerd is.

GB-rekening: Niet afgeletterde ontvangsten:
Hier geeft u de grootboekrekening aan die u wilt gebruiken voor het aanmaken van een handmatige aflettering van bestellingen waarvan een ontvangst ingevoerd is, maar een factuur nooit ingevoerd is.

Kostenplaats: Niet afgeletterde facturen/Niet afgeletterde ontvangsten:
Hier geeft u de kostenplaats aan die gebruikt moet worden in de journaalpost van het handmatig afletteren mits de 'GB-rekening: Niet afgeletterde facturen/Ontvangsten' een kostenplaats rekening is.

Kostendrager: Niet afgeletterde facturen/Niet afgeletterde ontvangsten:
Hier geeft u de kostendrager aan die gebruikt moet worden in de journaalpost van het handmatig afletteren mits de 'GB-rekening: Niet afgeletterde facturen/Ontvangsten' een kostendrager rekening is.

Tabblad Standaarden

Op dit tabblad kunt u aangeven wat u wel en niet wilt aanpassen in het proces. Let wel op dat deze instellingen gelden voor iedere manier van invoer, handmatig maar dus ook door middel van EDIS of IFALL. Het kan met bijvoorbeeld met EDIS wel voorkomen dat een importwaarde anders is dan de standaard. Er wordt dan een waarschuwing getoond en de waarde wordt wel gewoon geïmporteerd.

Velden, die qua kleur grijs of leeg zijn, zijn niet van toepassing. Als een waarde de kleur grijs heeft en er is een waarde 'ja' ingevuld, dan betekend dat dat dit de enig mogelijke waarde is.

Een voorbeeld hiervan is een activum waarbij de eerste vier kolommen grijs zijn en een 'ja' hebben ingevuld. 'Ja' is hier ook de enige, correcte waarde omdat de naam en omschrijving van een (aan te schaffen) activum altijd wijzigbaar moeten zijn.

Het kan ook zijn dat een waarde uitgegrijsd is om inconsistenties in het proces te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is als een order wordt ingevoerd voor project A, en het ook een ontvangst is voor project A. Als de 'binnengekomen' rekening nu geboekt zou kunnen worden op project B kan dit leiden tot ongewenste situaties in uw financiële administratie.

Verder, als een eenheid niet in alle stappen van het proces gebruikt wordt, kan deze ook irrelevant zijn. Denk hier bijvoorbeeld aan een vervaldatum voor orders en ontvangsten, deze is namelijk alleen van belang bij 'ontvangen' rekeningen. Dus als u ingeeft dat u de vervaldatum voor binnengekomen rekeningen (wel of niet) wilt aanpassen, maakt het niet uit of de factuur is gebasseerd op een order en/of ontvangst. Hierom zijn deze velden hier dus grijs en nemen ze de waarde van de ingevoerde rekening altijd over.

 

Exact Financials Enterprise > Purchase > Purchase: Bestand, Administratie instellingen, Inkoopinstellingen

 

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 17.496.020
 Assortment: Exact Financials  Date: 20-07-2015
 Release:  Attachment:
 Disclaimer