Finance - Onderhoud: Debiteuren
[Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud]
Introductie
Klanten worden in Exact Financials Enterprise debiteuren genoemd. U kunt debiteuren aanmaken via [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].
Wanneer u naar het menupad 'Debiteuren' gaat ziet u eerst een overzicht van de reeds aangemaakte debiteuren. Dit scherm functioneert zoals alle zoekschermen binnen Exact Financials Enterprise. Wanneer u kiest voor de knop 'Nieuw' kunt u een nieuwe debiteur aanmaken.
De velden zijn verdeeld over verschillende tabbladen, volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.
Uitleg van de velden
Debiteur
Voer een unieke code en bijbehorende omschrijving (naam) in voor de debiteur die u aanmaakt. Vanaf nu wordt in Exact Financials Enterprise deze debiteur geïdentificeerd door deze code.
Zoekcode
Om het invoeren van gegevens te vergemakkelijken hebben veel stamgegevens een zoekcode. Dit geldt voor grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, factuurcodes en allerlei andere soorten stamgegevens. U kunt bij invoerfuncties de zoekcode gebruiken in plaats van de 'normale' code. Zo kunt u, als u een debiteur moet selecteren, zowel het debiteurennummer als de zoekcode gebruiken.
Adresregel 1
Voer de adresgegevens in. Als u hier niets invult en u selecteert een postcode uit de postcodetabel in het veld postcode, dan wordt dit veld automatisch gevuld met de straatnaam gekoppeld aan de postcode. U kunt het totale adres inclusief huisnummer en huisnummer toevoeging in het eerste veld invullen. U kunt er ook voor kiezen om het huisnummer en de eventuele huisnummer toevoeging in het 2e en 3e veld in te vullen.
Adresregel 2
Voer de adresgegevens in.
Adresregel 3
Voer de adresgegevens in.
Postcode
Geef de postcode in. Als u gebruik maakt van een postcodetabel, worden bij selectie van een postcode de adresgegevens en de gemeente automatisch gevuld als deze nog niet handmatig zijn gevuld. Heeft u wel de straatnaam en de plaatsnaam handmatig ingegeven en u kiest achteraf een postcode uit de postcodetabel, dan zullen deze gegevens niet worden gewijzigd.
Woonplaats
Geef de woonplaats in. Als een postcode uit de postcodetabel is geselecteerd in het veld postcode, dan wordt de woonplaats automatisch gevuld.
Land
Selecteer het land. Bij selectie van een land wordt het formaat van de ingegeven postcode gecontroleerd op geldigheid. De landcode wordt gebruikt voor de BTW-aangifte, voor de BTW-betalingen ten behoeve van uw ICP-aangifte en voor een aantal andere doeleinden. U koppelt het juiste land aan de debiteur door hier de bijbehorende landcode te selecteren.
Taal
U kunt een taalcode koppelen aan een debiteur. Voer de taalcode in voor de taal die u wilt gebruiken in de correspondentie met deze debiteur. U kunt lay-outs koppelen aan taalcodes, zodat u er zeker van bent dat bijvoorbeeld herinneringen in de juiste taal worden afgedrukt.
Telefoon / Fax
Voer het telefoon- en faxnummer van de debiteur in.
Categorie
U kunt de debiteuren in aparte groepen onderverdelen door ze aan een categorie toe te wijzen.
Voorbeeld
Als u de belangrijkste debiteuren samenvoegt onder code 10, kunt u ze later gemakkelijk in een keer selecteren.
Website
Voer hier de website van uw klant in.
Predikaat
De predikaatcode die u selecteert bepaalt welke aanhef en aanspreektitel voor deze debiteur in lay-outs en dergelijke worden gebruikt.
Initialen
Voer de initialen van uw contactpersoon in.
Contactpersoon
Gebruik de achternaam van de contactpersoon als referentie bij in- en verkooptransacties, correspondentie en telefonische contacten.
Geslacht
Maak een keuze uit 'Man', 'Vrouw', of 'Onbekend'.
Functie
Voer de functie van de contractpersoon in.
Contractpersoon: Telefoon
Voer het directe telefoonnummer van de contactpersoon in.
E-mail
Voer het e-mailadres van de contractpersoon in.
Kies voor de knop 'Toevoegen' om adressen toe te voegen.
Invoermatrix
Adres
Selecteer hier het adrestype dat van toepassing is op het adres dat u aan wilt maken. De adressen die u hier aanmaakt kunt u bijvoorbeeld gebruiken op de lay-out voor verkoopfacturen. Tevens kunt u hier een adrestype 'e-mail' koppelen wanneer u herinneringen of verkoopfacturen per e-mail aan de klant wenst te versturen.
Naam
Voer de naam van de locatie waar het adres betrekking op heeft.
E-mail
Wanneer u het adrestype 'e-mail' hebt geselecteerd kunt u hier het e-mailadres invoeren waar de herinneringen en/ of verkoopfacturen naartoe verzonden dienen te worden.
Overige velden
Wanneer u een adrestype hebt geselecteerd dat geen e-mailadres bevat, kunt u in de overige velden de adresgegevens invoeren. Tevens hebt u de mogelijkheid om bepaalde contactpersonen te koppelen aan een adres.
Kies voor de knop 'Toevoegen' om bankrekeningnummers toe te voegen.
Invoermatrix
Type
Selecteer het type bankrekeningnummer. Het type bepaalt o.a. de manier waarop de geldigheid van het bankrekeningnummer wordt vastgesteld.
Banknummer
Voer het bankrekeningnummer van de debiteur in. Dit rekeningnummer wordt gebruikt bij automatische incasso-opdrachten.
Valuta (Bank)
Koppel de standaard valuta van de bank.
Primair
Geef aan of het betreffende bankrekeningnummer het primaire rekeningnummer van deze bank is. U hebt de keuze uit:
- Primair. Het betreffende bankrekeningnummer is het primaire rekeningnummer van deze bank. Dit rekeningnummer zal door het systeem in eerste instantie gebruikt worden voor betalingen en incasso's via het betreffende bankboek.
- Normaal. Selecteer deze optie voor alle nummer die niet het primaire nummer zijn.
Maskerrekening
Dit veld is niet te bewerken. In dit veld wordt het masker van het rekeningnummer weergegeven.
Naam bank
Voer de naam in van de bank waarbij het rekeningnummer is geopend.
BIC
Hier kunt u de BIC-code behorende bij het betreffende rekeningnummer ingeven.
Overige velden
Naast deze standaard velden is het tevens mogelijk extra velden aan de invoermatrix toe te voegen, bijvoorbeeld als u de NAW-gegevens van de bank toe wilt voegen.
Valuta
Als een debiteur in de regel betaalt in dezelfde vreemde valuta, kunt u hier deze valutacode koppelen. Voordeel hiervan is dat tijdens het invoeren van een order, verkoopfactuur of verkoopboeking deze code standaard naar voren komt, hetgeen de invoer vereenvoudigd. Tijdens het vastleggen van de verkoopboeking kunt u de valutacode alleen wijzigen als de optie 'Variabele valuta' in het betreffende verkoopboek is gemarkeerd.
Dagboek
U kunt hier voor deze debiteur een vast verkoopboek aangeven waarin de verkopen mogen worden vastgelegd. Als u dit doet, kunt u voor deze debiteur geen posten boeken in een ander verkoopboek dan hier aangegeven.
Voorbeeld
U besluit om alle posten voor binnen- en buitenlandse debiteuren te boeken in afzonderlijke rekeningen. Maak twee verzamelrekeningen aan: 'Debiteuren binnenland' en 'Debiteuren buitenland'. Maak ook twee verkoopboeken aan: 'Verkopen binnenland' en 'Verkopen buitenland'. Koppel de juiste verzamelrekening als vaste tegenrekening aan elk dagboek. Koppel tot slot het dagboek 'Verkopen binnenland' aan alle binnenlandse debiteuren, en het dagboek 'Verkopen buitenland' aan alle buitenlandse debiteuren.
Tegenrekening
U kunt een vaste tegenrekening koppelen aan een debiteur. Gewoonlijk wordt een omzetrekening gebruikt als tegenrekening voor debiteuren om verkopen op te boeken. De hier geselecteerde grootboekrekening wordt bij het aanmaken van verkoopboekingen voor deze debiteur als suggestie in de regels getoond en heeft als doel de handmatige vastlegging van verkoopboekingen te versnellen.
Status
Geef de activeringsstatus aan. Zie ook: [(de-)Activeren stamgegevens].
Tabblad - Verkoop
Factuurdebiteur
Voer de factuurdebiteur (dat wil zeggen, de debiteur die de facturen zal betalen) in dit veld in. Gebruik het zoekvenster om de factuurdebiteur te selecteren. U kunt een debiteur opgeven die al is aangemaakt in Exact Financials Enterprise, of via het zoekvenster direct een nieuwe debiteur aanmaken. De factuurdebiteur wordt als standaard weergegeven bij het invoeren van verkooporders en verkoopfacturen. Bij het afdrukken van verkooporders en verkoopfacturen wordt de factuur afgedrukt voor de factuurdebiteur, niet voor de debiteur.
Afleverwijze
Goederen kunnen op verschillende manieren worden geleverd, bijvoorbeeld franco aan huis of onder rembours. Deze informatie moet worden vermeld op de orderbevestiging, zodat u er zeker van kunt zijn dat er bijvoorbeeld voldoende geld aanwezig zal zijn als de goederen bezorgd worden. Selecteer de afleverwijze die van toepassing is voor deze debiteur.
Prijslijst
De prijzen voor artikelen die worden ingevoerd in verkooporders en verkoopfacturen worden bepaald aan de hand van prijslijsten. Indien er een specifieke prijslijst geldt voor deze debiteur kunt u de betreffende prijslijst hier koppelen.
Vertegenwoordiger
Als u vertegenwoordigers gebruikt om uw producten te verkopen, is het mogelijk om bij te houden wie wat verkoopt. Zo kunt u per persoon zien wie verantwoordelijk is voor welk deel van de omzet. Door aan elke order die u invoert een vertegenwoordiger te koppelen, kunt u hun verrichtingen volgen. Indien een bepaalde vertegenwoordiger verantwoordelijk is voor de betreffende debiteur, kunt u de vertegenwoordiger hier koppelen. De vertegenwoordiger zal dan automatisch gevuld worden bij het invoeren van verkooporders en verkoopfacturen voor deze debiteur.
Kostencode
Als een klant bij u goederen besteld, kunt u hem extra kosten in rekening brengen, bijvoorbeeld voor het transport van de goederen. Deze exra kosten legt u vast via een kostencode. Wanneer op deze debiteur een standaard kostencode van toepassing is, kunt u deze hier koppelen. Deze kostencode zal dan worden voorgesteld bij het aanmaken van verkooporders en verkoopfacturen. Als er geen kostencode is gekoppeld aan de debiteur dan zal de kostencode uit de verkoopinstellingen als standaard worden weergegeven.
Facturen verzamelen
Geef aan of u voor deze debiteur de facturen wenst te verzamelen. Wanneer bij het afdrukken van de verkoopfacturen de optie 'Verzamelen: facturen' is ingesteld op 'Gebruik standaard instellingen' zal het systeem kijken naar dit veld om te bepalen of voor deze debiteur de facturen verzamelt dienen te worden.
Vaste facturen koppelen
Wanneer u werkt met vaste verkoopfacturen kunt u hier aangeven of deze debiteur gekoppeld kan worden aan een vaste factuur. U hebt de keuze uit:
- Niet koppelen. Wanneer u deze optie selecteert is het niet mogelijk om de debiteur te koppelen aan een vaste verkoopfactuur.
- Toon om te koppelen. Wanneer u deze optie selecteert zal de debiteur getoond worden om te koppelen bij [Sales: Processen, Vaste verkoopfacturen, Koppelen aan debiteuren]. U kunt de debiteur indien gewenst koppelen aan een vaste verkoopfactuur.
- Klaar met koppelen. Wanneer u de debiteur reeds gekoppeld hebt aan een vaste factuur, maar u wilt de debiteur in de toekomst niet meer aan vaste facturen kunnen koppelen, dan kiest u voor deze optie.
Factureren via
Wanneer u de optie voor het verzenden van facturen per e-mail heeft geactiveerd, kunt u hier aangeven of de facturen voor deze debiteur standaard per brief, per e-mail of electronisch (PEPPOL) verzonden moeten worden.
Bijlage (Formaat)
Als u factureert via e-mail kunt u hier kiezen voor PDF en/of UBL.
XML-definitie
Selecteer een andere XML-definitie wanneer deze debiteur een factuur in een afwijkende XML-definitie wenst te ontvangen dan die in de financiele instellingen is gedefinieerd.
Tariefvaluta
Dit veld kunt u niet bewerken. Wanneer een debiteur aangemerkt is als projectdebiteur, zal dit veld gevuld zijn met de valuta die gekoppeld is aan de projectdebiteur.
Intern tarief
Bij het aanmaken van de projectdebiteur kan een intern tarief worden opgegeven. De waarde die is opgegeven bij de projectdebiteur, kunt u hier terugvinden en eventueel wijzigen. De waarde die u hier ingeeft, is het tarief in de valuta zoals gekoppeld in het veld 'tariefvaluta'.
Extern tarief
Bij het aanmaken van de projectdebiteur kan een extern tarief worden opgegeven. De waarde die is opgegeven bij de projectdebiteur, kunt u hier terugvinden en eventueel wijzigen. De waarde die u hier ingeeft, is het tarief in de valuta zoals gekoppeld in het veld 'tariefvaluta'.
Betaalwijze
Geef hier de standaard betaalwijze van de debiteur aan. Tijdens het invoeren van een order, verkoopfactuur of verkoopboeking wordt deze waarde voorgesteld. Tijdens de invoer kunt u de waarde wijzigen. De betaalwijze van een openstaande post is erg belangrijk voor het daaropvolgende ontvangst proces. U heeft de keuze uit de volgende betaalwijzen:
- Kas.
- Bank.
- Incasso.
- Acceptgiro.
- Termijnincasso.
Kredietlimiet
De kredietlimiet is het maximale bedrag aan openstaande posten (dat wil zeggen, de schulden) dat voor deze debiteur is toegestaan. Bij de invoer van een order, verkoopfactuur of verkoopboeking wordt gecontroleerd of het totale bedrag van de transactie de kredietlimiet overschrijdt. Indien de kredietlimiet wordt overschreven kan de order, verkoopfactuur of verkoopboeking op deze debiteur niet worden ingevoerd.
Betalingsconditie
Het is mogelijk een betalingsconditie te koppelen aan een debiteur. De gekoppelde betalingsconditie zal als standaard worden gebruikt bij het invoeren van een order, verkoopfactuur of verkoopboeking. Als u in dit veld geen standaard betalingsconditie selecteert, wordt de standaardconditie toegepast die is gekozen in de financiële instellingen op het tabblad 'Subadmin'.
Kortingspercentage
U kunt hier een kortingspercentage invoeren dat met de debiteur is afgesproken. Dit percentage wordt automatisch berekend bij het invoeren van orders en (vaste) verkoopfacturen op deze debiteur. Het kortingspercentage hier ingegeven, betreft een korting op het totale bedrage van de order of verkoopfactuur. Tijdens het invoeren van de order of de verkoopfactuur, kunt u het kortingspercentage wijzigen.
Betalingsherinnering
Door deze optie te markeren zullen de openstaande posten van deze debiteur in aanmerking komen voor het aanmaken van een herinnering. Als u de openstaande posten van deze debiteur buiten het aanmaningsproces wenst te houden dan zet u deze optie uit.
Aanmanen via
U kunt dit veld allen bewerken indien u de optie 'Betalingsherinnering' heeft gemarkeerd. Geef hier de standaard wijze van aanmanen voor deze debiteur aan. U kunt hier kiezen tussen de waarden:
- Brief. Kies voor deze optie als u de herinneringen voor deze debiteur standaard af wilt drukken.
- E-mail. Kies voor deze optie als u de herinneringen voor deze debiteur standaard per e-mail wenst te verzenden. U kunt alleen kiezen voor de optie 'E-mail' als onder het tabblad 'Afleveradressen' een geldig e-mail adres voor deze klant is vastgelegd.
Datum laatste aanmaning
Dit veld toont de datum waarop voor het laatst een herinnering naar deze debiteur is gestuurd. Dit veld wordt bijgewerkt zodra een betalingsherinnering definitief is afgedrukt.
BTW-nummer
Dit is het BTW-nummer van uw klant. Dit nummer is belangrijk voor EU-transacties en moet worden opgegeven op de facturen. Het BTW-nummer bestaat uit het omzetbelastingnummer plus de ISO-landcode. Elk bedrijf dat voor de BTW is geregistreerd, heeft een BTW-nummer. Voer het BTW-nummer van de debiteur in dit veld in en controleer of het correct is. Bij de invoer van het BTW-nummer wordt het formaat gecontroleerd op basis van de gekoppelde (ISO-)landcode.
Voor ZZP-ers dient hier het BTW-identificatienummer ingevuld worden.
Controledatum
Voer de datum in waarop het BTW-nummer van de debiteur voor het laatst door de belastingdienst is gecontroleerd. Automatisch verschijnt in dit veld de verwerkingsdatum, maar u kunt deze waarde wijzigen of het veld leeg laten.
BTW-code
U kunt hier de standaard BTW-code voor deze debiteur opgeven. Deze code wordt als standaard waarde gebruikt voor het invoeren van orders, facturen of verkoopboekingen op deze debiteur.
BTW-code wijzigbaar
In sommige gevallen is het noodzakelijk om de BTW-code te veranderen als u transacties aanmaakt. Verschillende artikelen kunnen verschillende BTW-percentages vereisen. Geef aan of de BTW-code veranderd mag worden bij het invoeren van orders, facturen of boekingen. Dit veld wordt automatisch gecontroleerd.
KVK-nummer
Voer het KVK-nummer in.
Opganisatie-ID
Voer de ID code van de organisatie in.
DUNS nummer
Voer het DUNS nummer in.
Aandachtsveld
Als u deze optie markeert, dan zal de inhoud van de notitie worden getoond zodra de debiteur wordt geselecteerd bij het invoeren van een order, verkoopfactuur of tijdens het invoeren van een boeking.
Notities
Leg uw opmerkingen omtrent de debiteur vast in het notitieveld.
Matrix
Het is mogelijk bepaalde acties, zoals het verzenden van een herinnering, automatisch vast te leggen. Op deze manier kunt u zien wie, wanneer een bepaalde actie heeft uitgevoerd. Het activeren van het actielog doet u via de systeeminstellingen. De notities als gevolg van actielogging kunt u niet wijzigen. U kunt deze eventueel wel verwijderen.
Op dit tabblad worden de vaste facturen getoond die gekoppeld zijn aan de betreffende debiteur. Eventueel kunt u middels de knop 'Toevoegen' een vaste factuur koppelen aan de debiteur.
Invoermatrix
Volgnummer
Dit veld toont het volgnummer van de vaste factuur. Wanneer u een vaste factuur wilt koppelen, kunt u in dit veld een bestaande vaste factuur selecteren, of maak via het zoekvenster een nieuwe vaste factuur aan.
Begindatum
De begindatum van de vaste factuur.
Einddatum
Eventueel kunt ook een einddatum meegeven aan de vaste factuur.
Volgende datum
De eerst volgende datum waarop de vaste factuur gegenereerd dient te worden. Deze datum wordt bepaald aan de hand de frequentie die is ingevoerd bij het aanmaken van de vaste factuur en de laatste datum waarop de vaste factuur is afgedrukt.
Kies voor de knop 'Toevoegen' om eigenschappen toe te voegen aan de grootboekrekening.
Eigenschap
Koppel de gewenste eigenschap. Afhankelijk van de gekozen eigenschap en het bijbehorende 'eigenschapstype' kunt u vervolgens in de overige velden de bijbehorende waarde(n) invoeren/ selecteren.
Tabblad - Documenten
Koppel de gewenste documentatie. Om een document te koppelen kiest u voor de knop 'Toevoegen'. Zie ook: [Documenten Koppelen].
Gerelateerde onderwerpen
Exact Financials Enterprise > Finance > Stamgegevens > Debiteuren
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
17.495.230 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
12-02-2020 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |