Exact Financials

Jaarovergang

Inleiding

Dit document beschrijft hoe u in Exact Financials omgaat met de jaarovergang. De stappen voor het afsluiten en openen van een boekjaar worden besproken.  

Dynamische openingsbalans

Het openen van een nieuw boekjaar in Exact Financials zal resulteren in een zogenaamde dynamische openingsbalans. Bij het aanmaken van een dynamische openingsbalans wordt door het openen van het boekjaar een openingsbalans in periode 0 aangemaakt voor het jaar (x).  Voor elke transactie in het jaar (x-1) zal in periode 0 de openingsbalans direct worden gewijzigd zonder daarvoor een separate transactie in de openingsbalans voor aan te maken.  Een dynamische openingsbalans heeft dus als voordeel dat de grootboekkaart netjes en duidelijk leesbaar blijft in periode 0.

Procedure

Het proces van jaarafsluiting omvat de volgende stappen:

Een boekjaar openen

Om te kunnen boeken in het nieuwe jaar dient u het boekjaar te openen. Het openen van het boekjaar omvat twee stappen:

• Maak het jaar aan in de periode-/datumtabel: [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Periode-/datumtabel, Onderhoud]
• Open het boekjaar middels: [Finance: Bestand, Financieel beheer, Openen boekjaren]

Als u in Exact Finance een nieuw boekjaar opent, wordt er een beginbalans aangemaakt. Dit gebeurt voor elk boekjaar dat u opent.

• Open niet te veel boekjaren tegelijk. Elke keer dat u een boekjaar opent, wordt een beginbalans aangemaakt.
• Elke boeking die u invoert in het huidige jaar (en in voorgaande boekjaren) leidt tot een voorlopige boeking ter correctie van het beginsaldo voor het volgende jaar. Hierdoor wordt het verwerkingsproces vertraagd. Dit wordt gedllustreerd in het volgende voorbeeld:

Voorbeeld
Het standaard boekjaar is 2012 U besluit de boekjaren  2013  en 2014 te openen. Er wordt automatisch een beginbalans voor deze jaren aangemaakt. U voert een eenvoudige maandelijkse afschrijvingsboeking in voor december 2012 (periode 12):

Afschrijvingskosten auto's	-,--
Aan Afschrijvingen auto's		-,--

Als deze boeking wordt verwerkt, worden de volgende mutaties gegenereerd (zie het verwerkingsverslag):

Afschrijvingskosten auto's	-,--
Winst huidige boekjaar (corr. beginbalans 2013)	-,--
Winst huidige boekjaar (corr. beginbalans 2014)	-,--
Aan Afschrijving auto's		-,--
Aan Afschrijving auto's (corr. beginbalans 2013)		-,--
Aan Afschrijving auto's (corr. beginbalans 2014)		-,--

Controleren en corrigeren

U kunt verschillende verslagen binnen Exact Financials opvragen om de boekingen uit het af te sluiten boekjaar te controleren. De meest gebruikte verslagen zijn de balansen [Finance: Grootboek, Balansen] en de grootboekkaarten en/ of grootboekmutaties [Finance: Grootboek, Grootboekkaarten/ grootboekmutaties].

Het kan voorkomen dat u boekingen in dient te voeren in andere boekjaren dan het huidige, bijvoorbeeld als het gaat om correcties op mutaties in een voorgaand boekjaar, of om kosten (zoals vooruitbetaalde verzekeringspremies) die moeten worden geboekt in een toekomstig boekjaar. In bepaalde gevallen heeft één enkele boeking betrekking op zowel het huidige boekjaar als op een ander boekjaar. Dergelijke boekingen kunt u verwerken in het reserverings- of vooruitbetalingsdagboek. Uiteraard dienen de betreffende boekjaren geopend te zijn om erin te kunnen boeken.

Voorbeeld
U hebt een factuur ontvangen voor de huur van januari 2013, die vooruit moet worden betaald, in 2012 kunt u als volgt journaliseren:

In januari boekt u vervolgens:

Boekingen verwerken

Wanneer u correctieboekingen maakt dient u deze te verwerken voor u het jaar kunt afsluiten. Naast de correctieboekingen, dienen uiteraard ook alle andere boekingen van het af te sluiten boekjaar verwerkt te zijn. U kunt de boekingen verwerken via [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen].

Boekjaar instellen als standaard boekjaar

Nadat u het boekjaar heeft geopend kunt u uw standaard financiële jaar wijzigen in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]. Op het tabblad 'Algemeen' wijzigt u het 'Boekjaar' in het nieuwe boekjaar.

Het kan zijn dat bij bepaalde overzichtenlay-outs het selectiecriterium 'Jaar' op het oude boekjaar blijft staan. Dit is het geval indien u lay-outs heeft aangemaakt en de selectiewaarden heeft opgeslagen. Om ook hier het boekjaar te wijzigen voert u de volgende stappen uit:

• Vraag het overzicht op met de betreffende lay-out.
• Verander bij het selectiecriterium 'Jaar' het jaartal in het nieuwe boekjaar.
• Wijzig geen andere criteria.
• Vraag het overzicht op.
• Sla de lay-out opnieuw op middels het bovenste icoontje aan de rechterkant, dit is de optie 'Bewaren'.
• Bewaar de lay-out inclusief selectiecriteria en selectiewaarden.

Het boekjaar sluiten

Als u de uiteindelijke jaarrekening hebt opgemaakt sluit u het oude boekjaar af, zodat er geen boekingen meer in kunnen worden ingevoerd. U sluit een boekjaar af via [Finance: Bestand, Financieel beheer, Afgesloten periodes], door alle dagboeken in alle perioden te sluiten.

Een boekjaar verwijderen

Als u al een aantal jaren met Exact Financials werkt, is uw database behoorlijk groot geworden. Als u de gegevens van een financieel jaar niet meer gebruikt, kunt u dat financieel boekjaar verwijderen [Finance: Bestand, Financieel beheer, Verwijderen boekjaren]. Aangezien het verwijderen van een boekjaar of de details van een boekjaar definitief is, is het noodzakelijk dat u eerst een back-up van uw administratie maakt, voordat u de actie uitvoert. U kunt nu in de back-up alsnog de gegevens van het verwijderde boekjaar bekijken. Voor het verwijderen van een boekjaar dient aan een aantal voorwaarden voldaan te worden:

• Alle boekingen en rekening-courantboekingen van het te verwijderen boekjaar dienen verwerkt te zijn.
• Er dienen in het te verwijderen boekjaar geen verplichtingen meer open te staan.
• Het te verwijderen boekjaar kan niet het standaard boekjaar zijn.
• U kunt alleen het laagste boekjaar verwijderen.