Exact AEC Modular

Exact AEC - Facturen - Exporteren factuurdocumenten

In de module Facturen is in het rechtermuisknop menu van het lijstscherm van verkoopfacturen een optie genaamd 'Documenten exporteren' toegevoegd.

Met deze optie kan men van alle geselecteerde verkoopfacturen de PDF- & XML-factuurdocumenten laten kopiëren naar een te selecteren map. Selectiemode dient hiervoor aan te staan, anders is de optie 'Documenten exporteren' grijs.

De map waarnaar gekopiëerd gaat worden dient voor het kopiëren leeg te zijn. De bestandsnamen van de te exporteren bestanden wordt als volgt samengesteld:

{Administratienr}-{Factuurvolgnummer}-{Debiteurnummer}

Werking

Wanneer er in onderstaande meldingen op 'Nee' wordt geklikt zal het export process gestopt worden. Met de knop 'Meer info' komt u in dit document terecht.

Nadat de gebruiker de optie 'Documenten exporteren' aangeklikt heeft verschijnt onderstaande vraag:

Vervolgens verschijnt een selectievenster voor de map waar naartoe de bestanden gekopieerd dienen te worden.

Nadat de gebruiker in dat venster een doelmap gekozen heeft, wordt gecontroleerd of deze map leeg is. Indien dit niet het geval is verschijnt de vraag:

Indien de gebruiker een lege map gekozen heeft verschijnt de vraag:

Vervolgens worden de bestanden gekopieerd (dit wordt getoond in een voortgangsdialoog). Na afloop verschijnt de melding:

Probleemoplossing

• De melding 'Er zijn 0 bestanden gekopieerd'  (of er missen bestanden) terwijl verzendwijze ongelijk is aan 'Post' en/of kolom 'PDF' en/of 'XML' staan wel aangevinkt. Vóór versie 1.42 (release september 2014) was het zo dat deze bestanden niet als document aan een factuur werden gekoppeld en alleen als tijdelijk bestand aangemaakt werden om vervolgens te versturen (naar email of digitale brievenbus). Alleen wanneer het factuur document aanwezig is op tabblad 'Documenten' kan deze middels deze functionaliteit worden geëxporteerd.
  Een andere oorzaak van bovenstaande situatie kan zijn dat er wel een document staat op de factuurkaart maar het fysieke onderliggende document niet langer op schijf aanwezig is. Dit kan getest worden door op het tabblad 'Documenten' met de rechtermuisknop op een document te klikken en te kiezen voor 'Direct openen'. Indien dan een melding verschijnt als 'Het document kon niet worden geopend: "C:\ProgramData\Exact AEC\Data\Docs\XML\5\00000125.xml" dan is het genoemde bestand niet langer aanwezig en kan hier geen export van worden gemaakt. Raadpleeg in dit geval een backup (dit probleem zal vanuit elke module dan spelen waar dit document geraadpleegd zal worden).
  Oplossing: Gebruik vanuit het facturen lijstscherm de rechtermuisknop optie 'Opnieuw afdrukken/versturen' en gebruik een eigen emailadres. Vink dan de gewenste formaten aan. Het is mogelijk om dit met meerdere facturen tegelijk te doen (doe dit in kleine batches om spam problemen te voorkomen), er wordt een mail per factuur verzonden.

Gerelateerde onderwerpen

• Documenten van deze module
• Startpagina Exact AEC