Exact AEC Modular

Exact AEC - Documenten - Sjablonen omzetten van doc-formaat naar docm-formaat

Vanaf Office 2010 is voor sjablonen het docm formaat geïntroduceerd. Dit wordt vanaf Exact AEC versie 1.38 ondersteunt op de locaties waar gemerged kan worden (project/relatie/offerte/hrm/inkoop/service/mailing).

Omdat voor dit nieuwe formaat ook een wijziging in onze samenvoeg macro nodig is, zijn onderstaande stappen nodig om een conversie van doc-sjablonen naar docm-sjablonen te realiseren.

Voordelen van het gebruik van docm-sjablonen:

• Het beheren/bewerken van sjablonen is eenvoudiger omdat nu niet gelijk bij het openen de vraag komt om het sjabloon te koppelen aan het overeenkomstige '..velden.doc' waarin de samenvoegvelden staan.
• Een migratie/verplaatsing van uw data, waaronder uw sjablonen, vraagt nu niet om het doorlopen van alle sjablonen om weer als gebruikelijk te kunnen samenvoegen. Dit kan een tijdrovende klus zijn indien u veel sjablonen heeft.
• Het is mogelijk een sjabloon te bewerken zonder te koppelen, pas wanneer u samenvoegvelden wil toevoegen is dit nodig. Overige wijzigingen zijn dus sneller te maken dan in het geval van de doc-sjablonen.

Stappen:

1. Bepaal waar uw sjablonen staan door in Exact AEC te gaan naar menuoptie [Extra - Instellingen - Projecten] klik hier op tabblad [Projecten\Systeem\Algemeen] en kopieer de locatie achter 'Sjabloonmap'. Als voorbeeld gebruiken we de locatie 'D:\Data\Exact AEC\Exact AEC\Data\Sjablonen\Projecten'.
2. Ga met de Windows verkenner naar de bovenliggende map 'D:\Data\Exact AEC\Exact AEC\Data\Sjablonen'. Als voorbeeld noemen wij 2 sjablonen 'Brief.doc' en 'Aannemingsovereenkomst.doc'.
3. Maak een backup van uw bestaande sjablonen (doe dit op het niveau van de bovenliggende sjabloonmap, hiermee pakt u ze gelijk voor alle modules) door deze map te kopiëren naar een zelf te kiezen locatie.
4. Download het bestand 'Docm Sjablonen Exact AEC.zip' uit de bijlagen sectie van dit document en pak deze uit op een tijdelijke locatie (bijv. 'D:\Temp\Sjablonen').
5. Kopieer nu respectievelijk per module één overeenkomstige docm-sjabloon naar de locatie uit stap 1. Dus een sjabloon uit 'D:\Temp\Sjablonen\Projecten' naar 'D:\Data\Exact AEC\Exact AEC\Data\Sjablonen\Projecten'.
6. Herhaal stap 5 voor alle modules.
7. Voor elk van uw eigen sjablonen maakt u een kopie van bijv. 'Brief.docm' in de sjabloon map. Dit is van belang omdat deze docm sjablonen een aangepaste macro bevatten (die niet wordt gekopieerd).
8. Hernoem deze kopieën zodat de bestandsnamen overeenkomen met uw oude doc-sjablonen (bijv. 'Aannemingsovereenkomst BB van Kampen'). Dit kan omdat de extensie van deze bestanden verschilt. Hierna staan er even zoveel doc als docm bestanden.
9. Open uw eigen eerste doc-sjabloon 'Aannemingsovereenkomst BB van Kampen.doc' in Word, selecteer alles (ctrl-A), kopieer (ctrl-C).
10. Open de nieuwe kopie met gelijknamige bestandsnaam van type docm 'Aannemingsovereenkomst BB van Kampen.docm', selecteer alles (ctrl-A), en plak (ctrl-V), hiermee zal de demo inhoud worden vervangen met uw eigen sjabloon inhoud.
11. Sla dit nieuwe docm-sjabloon op en sluit de beide (doc en docm) sjablonen.
12. Herhaal stappen 9-11 voor alle sjablonen in deze module en vervolgens voor elke module.
13. Indien er in de demo bestanden geen voorbeeld aanwezig is (bijv. voor de service module) maak dan een kopie van een project docm-sjabloon en herhaal stappen 9-11.
14. Test nu d.m.v. samenvoeg handeling vanaf de projectkaart of achter het veld 'Sjabloon' nu ook de 'docm' versies van uw sjablonen te selecteren zijn en voeg een daadwerkelijke samenvoeging uit en controleer het resultaat.
15. Indien u overtuigd bent dat de conversie goed is verlopen kunt u uit alle sjabloon mappen de doc-sjablonen verwijderen (controleer stap 3 backup gemaakt nog even). Hierna zullen er geen dubbele sjablonen meer te selecteren zijn bij het samenvoegen.

Gerelateerde onderwerpen:

• Exact AEC - Documenten - Van doc naar docx inrichten
• Exact AEC - Stamgegevens - Documenten - Types
• Documenten van deze module
• Startpagina Exact AEC