Voor het voeren van een correcte administratie zijn uw administratiegegevens van groot belang. De instellingen voor administratiegegevens [Systeem, Algemeen, Instellingen, Administratie-instellingen] bepalen onder andere uw adres en een aantal belangrijke fiscale nummers. Het adres dat u opgeeft wordt standaard afgedrukt als afzenderadres. Uw fiscale nummers worden gebruikt voor uw belastingaangiftes. De instellingen die u hier ziet, zijn afhankelijk van de samenstelling van uw licentie.
U beschikt over de volgende secties:
Sectie Administratie
Administratie
Dit is het nummer van uw administratie. Dit nummer heeft u opgegeven bij het aanmaken van deze administratie en staat daarna vast, het is niet te wijzigen. Voordat u een nieuw nummer aanmaakt is het handig te overleggen met uw accountant. Het kan zijn dat er een bepaald nummer aan uw administratie wordt toegekend.
Relatie
In dit veld dient de relatiecode van de divisie (uw eigen relatienummer) te worden ingevuld. Deze relatie wordt als debiteur/crediteur gebruikt wanneer u bij het invoeren van betalingen en ontvangsten een interbancaire boeking invoert, of wanneer u in het memoriaal een bedrag van de ene naar de andere bank overboekt. Daarnaast kan het factuuradres van deze relatie als factuuradres aan de magazijnen worden gekoppeld.
Bedrijfsnaam
Hier dient u de naam van uw bedrijf op te geven. Deze naam wordt gebruikt bij het afdrukken van overzichten en kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs. Op het moment dat de bedrijfsnaam is gewijzigd, wordt deze wijzigingen opgenomen in het XML bestand van de eerstvolgende Incassorun.
Adresregel 1/Adresregel 1/Adresregel 3
Hier kunt u de adresgegevens van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Postcode
Hier kunt u de postcode van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Woonplaats
Hier kunt u de vestigingsplaats van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Staat / Provincie
Hier kunt u de staat of provincie van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Landcode
Hier kunt u de landcode van het land van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Telefoonnummer/Faxnummer/Telex/Web-adres
In deze velden kunt u het telefoonnummer, faxnummer, Telex en web-adres van uw bedrijf opgeven. Deze kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs.
Contactpersoon
De contactpersoon die u hier opgeeft wordt standaard afgedrukt als contactpersoon voor uw organisatie op onder andere facturen, etc.
Sectie Nummers
BTW-nummer
Hier kunt u uw btw-nummer opgeven. Dit wordt gebruikt bij uw btw-aangifte. Om de aangifte correct te kunnen aanleveren is het van belang dat uw btw-nummer correct is gevuld. Een Nederlands btw-nummer dient uit 14 tekens te bestaan. De opbouw bestaat uit de landcode gevolgd door 12 karakters (9 cijfers, een B en 2 cijfers). De 10e positie na de landcode is altijd een 'B' (bijvoorbeeld: NL802511612B01 / (NL001234567B01). Indien het nummer na de landcode korter is dan 9 cijfers dan dient u deze op te vullen met nullen na de landcode. Verder dient het BTW-nummer geen spaties, punten, streepjes of andere tekens te bevatten.
OB-nummer
Hier kunt u uw OB-nummer opgeven. Dit nummer wordt gebruikt bij de
communicatie met de Belastingdienst. Het ondersteunde formaat voor het
OB-nummer veld is “XXXXXXXXXBXX” en wordt gevalideerd door middel van
het Elfproef-algoritme.
Loonheffingennummer
Dit is het nummer van uw organisatie dat wordt gebruikt bij de aangiften voor Loonbelasting. Een loonheffingennummer bestaat uit een reeks cijfers gevolgd door een letter en 2 cijfers. Bijvoorbeeld '123456782L23'. Bij het opslaan van de administratie-instellingen wordt gecontroleerd of de cijfers (voor de letter) voldoen aan de elfproef. Als dit niet het geval is wordt dit veld rood en wordt de melding "Het loonheffingennummer is niet geldig" getoond wanneer u de muis over het veld beweegt.
BTW-nummer fiscale eenheid
Hier kunt u het BTW-nummer van de fiscale eenheid opgeven. Dit BTW-nummer is van toepassing voor het uitvoeren van de ICP-aangifte. Het BTW-nummer dat u hier invult wordt voorgesteld bij het aanmaken van een nieuwe Elektronische ICP aangifte, en wordt opgenomen bij het afdrukken van een traditionele ICP-aangifte als 'BTW-Identificatienummer'.
Wanneer u de optie 'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte' aanvinkt wordt dit nummer tevens gebruikt in de elektronische BTW-aangifte, traditionele BTW-aangifte en de INTRASTAT-aangifte.
Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte
Er zijn bedrijven die een fiscale eenheid vormen. De belastingdienst beschouwt deze groep bedrijven dan als één enkele entiteit, met één BTW-nummer. Het BTW-nummer fiscale eenheid. Deze instelling is van toepassing op verschillende aangiften:
- De elektronische BTW-aangifte - Wanneer u deze optie aanvinkt beschikt u in het scherm van de elektronische BTW-aangifte op het tabblad 'Identificatie' over het veld 'BTW-nummer fiscale eenheid' in plaats van 'BTW-nummer'. In dit veld wordt het 'BTW-nummer fiscale eenheid' getoond. Het 'BTW-nummer fiscale eenheid' wordt dan tevens opgenomen in het XML-bestand dat wordt aangemaakt bij een elektronische BTW-aangifte. Wanneer u de instelling uitvinkt beschikt u over het veld 'BTW-nummer' in het scherm van de elektronische BTW-aangifte op het tabblad 'Identificatie'. In dit veld wordt het 'BTW-nummer' getoond. In het aangiftebestand dat wordt aangemaakt bij een elektronische BTW-aangifte wordt in dit geval het BTW-nummer opgenomen.
- De traditionele BTW-aangifte - Wanneer u deze optie aanvinkt wordt op de traditionele BTW-aangifte bij het veld 'Aangiftenummer' het 'BTW-nummer fiscale eenheid' met daarachter de aangifte periode getoond. Wanneer u de instelling uitvinkt wordt op de traditionele BTW-aangifte het 'BTW-nummer' getoond bij het veld 'Aangiftenummer'.
- De INTRASTAT-aangifte - Wanneer u deze optie aanvinkt wordt bij het aanmaken van de INTRASTAT-aangifte Het 'BTW-nummer fiscale eenheid' gebruikt. Dit nummer wordt getoond in de melding bij het aanmaken van de definitieve aangifte en wordt opgenomen in het bestand dat wordt aangemaakt. Wanneer u de instelling uitvinkt wordt het 'BTW-nummer' gebruikt.
Deze instelling is tevens van toepassing op hoe de betalingsreferentie van de btw-termijnen wordt opgebouwd. Wanneer deze instelling is uitgevinkt, wordt de betalingsreferentie aangemaakt op basis van het 'BTW-nummer'. Wanneer de instelling is aangevinkt, wordt de betalingsreferentie aangemaakt op basis van het 'BTW-nummer
fiscale eenheid'. Dit heeft alleen betrekking op nieuwe btw-termijnen die worden aangemaakt na het aan/uitvinken van deze optie. Het heeft geen invloed op btw-termijnen die reeds zijn aangemaakt.
Hoe de betalingsreferentie is opgebouwd is afhankelijk van de aangifte periode
en van de instelling 'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte'.
Hieronder wordt uitgelegd op basis waarvan deze betalingsreferentie wordt
gemaakt:
|
|
|
Instelling
'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte' is uitgevinkt. |
Instelling
'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte' is aangevinkt. |
|
|
Positie |
Omschrijving |
Omschrijving |
| 1 |
1 |
Controlenummer voor
de belastingdienst, op basis van een systeemberekening (modulus 11
formule) |
Controlenummer voor
de belastingdienst, op basis van een systeemberekening (modulus 11
formule) |
| 2 |
2 - 9 |
Eerste 8 karakters
van het sofi-nummer (zonder NL). Het veld 'BTW-nummer'. |
Eerste 8 karakters
van het 'BTW-nummer fiscale eenheid' (zonder NL). |
| 3 |
10 |
'1' (staat vast) |
'1' (staat vast) |
| 4 |
11 |
Laatste nummer van
het jaar |
Laatste nummer van
het jaar |
| 5 |
12 - 13 |
Sub-Code: Laatste 2
karakters van het veld 'BTW-nummer'. |
Sub-Code: Laatste 2
karakters van het veld 'BTW-nummer fiscale eenheid'. |
| 6 |
14 - 15 |
Aangifte periode |
Aangifte periode |
| 7 |
16 |
'0' (staat vast) |
'0' (staat vast) |
Voorbeeld:
BTW-nummer: NL802511612B01
BTW-nummer fiscale eenheid: NL007902736B01
Wanneer de instelling 'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de
BTW-aangifte' is aangevinkt is de betalingsreferentie bijvoorbeeld: 6007902731301020
Wanneer de instelling 'Gebruik BTW-nummer fiscale eenheid voor de BTW-aangifte'
is uitgevinkt is de betalingsreferentie bijvoorbeeld: 6802511611301020
Rekeningnummer bank
Hier kunt u het standaardbankrekeningnummer opgeven van uw bedrijf. Dit bankrekeningnummer wordt ingevuld in uw betalingstermijnen als u in uw betalingsconditie geen eigen bankrekening heeft gekoppeld. Anders wordt die rekening gevuld in uw betalingstermijnen. Wanneer u beschikt over de bankmodule kunt u hier een bankrekening selecteren, indien er nog geen bankrekening is aangemaakt dient u deze aan te maken voordat u deze kunt koppelen. Wanneer u niet over de bankmodule beschikt dient u hier uw bankrekening nummer invullen zonder deze eerst aan te maken.
Nummer kamer v. koophandel
Hier geeft u het nummer op waarmee uw bedrijf is geregistreerd bij de kamer van koophandel.
Plaats kamer v. koophandel
De plaats waar u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Sectie Exact Shared Cloud Services
De velden in deze sectie zijn van toepassing voor
het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk (Elektronisch
factureren service), het
elektronisch factureren via de digitale brievenbus, en de
automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank.
Bedrijfsnaam
Geef de bedrijfsnaam op. Deze bedrijfsnaam wordt gebruikt voor de
registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de
Elektronisch factureren service.
Opmerkingen:
- De bedrijfsnaam die u opgeeft, moet
gelijk zijn aan de bedrijfsnaam die u bij de Kamer van
Koophandel heeft geregistreerd.
- De bedrijfsnaam moet overeenkomen met de tenaamstelling van de opgegeven
bankrekening.
E-mail
Geef het e-mailadres op. Dit e-mailadres wordt gebruikt voor de
registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de
Elektronisch factureren service.
BTW-nummer
Geef het btw-nummer op. Dit btw-nummer wordt gebruikt voor de registratie
van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de Elektronisch
factureren service.
Nummer kamer v. koophandel
Geef het KvK-nummer op. Dit nummer wordt gebruikt voor de registratie van
het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de Elektronisch factureren
service.
Rekeningnummer bank
Geef het bankrekeningnummer op. Dit nummer wordt gebruikt voor de
registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account en de
Elektronisch factureren service.
Opmerking: De bedrijfsnaam moet overeenkomen met de tenaamstelling van de opgegeven
bankrekening.
Bestaand account bijwerken naar een ESCS account
Wanneer een reeds een digitaal brievenbus account heeft, maar nog geen ESCS
account, kunt u hiermee uw digitale brievenbus account bijwerken met de gegevens
die nodig zijn voor een ESCS account. Wanneer het succesvol is bijgewerkt wordt
de melding "Met succes afgehandeld" getoond. U dient hierna weer de
verificatiegegevens te fiatteren door op
ESCS verificatiegegevens fiatteren te klikken.
Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u nog geen ESCS account heeft
aangemaakt, en er een groen vinkje staat bij Fiattering status. Verder is
deze optie alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services
de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer
v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn gevuld.
Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aanmaken
Dit pictogram is alleen actief wanneer er nog geen digitale brievenbus is
ingevoerd. Met deze knop wordt de webbrowser gestart en hierin wordt een pagina
geopend waarin u een
digitale brievenbus kunt aanvragen voor de
automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank en/of het
elektronisch factureren via de digitale brievenbus, of een Exact Shared
Cloud Services (ESCS) account
account voor
het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk.
Opmerkingen:
- Dit pictogram is pas actief nadat u in de sectie Exact Shared Cloud
Services de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer,
Nummer kamer v. koophandel, en Rekeningnummer bank heeft
gedefinieerd
- Wanneer u de verificatiegegevens reeds zijn geverifieerd (er staat een
vinkje bij Fiattering status) is dit pictogram niet actief
ESCS verificatiegegevens fiatteren
Via dit pictogram kunt u de verificatiegegevens fiatteren. Wanneer u op dit
pictogram klikt wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het
wachtwoord kunt opgeven.
Afhankelijk van uw situatie betreft dit het volgende:
- Digitale brievenbus voor
elektronisch factureren en de
automatische uitwisseling van bankbestanden met de Rabobank: Dit zijn de
gebruikersnaam en het wachtwoord van de digitale brievenbus. Deze heeft u na
het aanvragen van de digitale brievenbus per e-mail ontvangen.
Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft opgegeven klikt u in dit
scherm op Inloggen. Na het succesvol inloggen wordt u doorgestuurd
naar een pagina waar u de verificatiegegevens dient te fiatteren. De status
bij het veld Fiattering status hieronder wordt nu aangepast naar een
vinkje. Voor meer informatie, zie
De verificatiegegevens voor de digitale brievenbus fiatteren.
- Het exporteren van
salaris journaalposten naar Exact Online: Dit zijn de gebruikersnaam en
wachtwoord voor Exact Online. Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord
heeft opgegeven klikt u in dit scherm op Inloggen. Na het succesvol inloggen
wordt u doorgestuurd naar een pagina waar u de verificatiegegevens dient te
fiatteren. De status bij het veld Fiattering
status hieronder wordt nu aangepast naar een vinkje. Wanneer u dezelfde
inloggegevens heeft gebruikt voor meerdere administraties wordt het scherm
meteen na het inloggen gesloten en wordt de status bij het veld Fiattering
status hieronder aangepast naar een vinkje. Voor meer informatie, zie
De verificatiegegevens fiatteren voor het exporteren van salaris
journaalposten naar Exact Online.
- Exact Shared Cloud Services account voor
het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk: Dit zijn de gebruikersnaam en wachtwoord voor Exact
Online. Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord heeft opgegeven klikt u
in dit scherm op Inloggen. De status bij het veld Fiattering
status hieronder
wordt nu aangepast naar een vinkje.
Fiattering status
Hier wordt de status van de verificatie getoond. Wanneer de gegevens niet
(succesvol) zijn geverifieerd staat hier een X. Wanneer de gegevens succesvol
zijn geverifieerd staat hier een vinkje. U kunt de gegevens verifiëren via het
pictogram ESCS verificatiegegevens fiatteren hierboven.
Registreren voor / Beheren van uw Elektronisch factureren Service
Hiermee kunt u zich aanmelden als deelnemer voor elektronisch factureren via
PEPPOL. Voor meer informatie, zie
het verzenden en ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk.
Wanneer u zich reeds als deelnemer heeft aangemeld voor het elektronisch
factureren via PEPPOL kunt u hiermee uw registratie beheren. Bij het versturen
van elektronische facturen wordt er in Exact Shared Cloud Services gecontroleerd
of de verzender een abonnement voor PEPPOL heeft, om ervoor te zorgen dat er
alleen gevalideerde facturen worden verzonden naar het PEPPOL netwerk. Bij de
registratie heeft u reeds een bankrekeningnummer opgegeven, maar het versturen
van facturen kan het het geval zijn dat u meerdere bankrekeningen gebruikt. Zo
kan het bijvoorbeeld het geval zijn dat bepaalde debiteuren dienen te betalen op
bankrekening A, terwijl andere debiteuren dienen te betalen op bankrekening B.
Om er voor te zorgen dat deze bankrekeningen bekend zijn dient u deze te
registreren in uw abonnement. Dit kunt u doen door op dit pictogram te klikken.
Hiermee opent u het abonnementsbeheer waar u de extra bankrekeningen kunt
bekijken en toevoegen.
Opmerking: Dit pictogram is pas actief nadat u een Exact Shared Cloud Services account
heeft aangemaakt en de verificatiegegevens heeft gefiatteerd.
Digitale Brievenbus
Nadat u een digitale brievenbus heeft aangevraagd ontvangt u een e-mail met
daarin de gebruikersnaam en wachtwoord voor uw digitale brievenbus. In dit veld
vult u het adres
van uw digitale brievenbus in.
Nadat u de digitale brievenbus heeft ingevuld en de
verificatiegegevens heeft gefiatteerd,
worden bij het opslaan meteen de
grootboekinstellingen geopend waar u het 'Inkoopboek (Elektronisch
factureren)' kunt opgeven.
Gebruik elektronisch bankieren
Deze optie is alleen actief wanneer de digitale brievenbus heeft ingevuld en
de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. Met deze optie geeft u
aan dat u wilt werken met het
automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank. Wanneer u deze
optie aanvinkt en vervolgens de instellingen bewaart wordt er verbinding gemaakt
met de digitale brievenbus. Wanneer er geen verbinding kan worden gemaakt
doordat bijvoorbeeld een onjuiste digitale brievenbus is gevuld wordt een melding getoond dat de
toegang is geweigerd. Op het moment dat er verbinding kan worden gemaakt worden
de in uw administratie aanwezige betaalmiddelen vergeleken met de betaalmiddelen
in de digitale brievenbus. Tevens worden de betaalmiddelen gerepliceerd. Bij dit
repliceren haalt Exact Globe Next de
bankkoppelingen op en toont deze bij het
onderhoud van het betaalmiddel op het tabblad 'Instellingen' in de sectie
'Integratie elektronisch bankieren'.
Sectie Digitaal certificaat
Dit betreft algemene formaten die zijn ontwikkeld door overheden/instanties. Exact Globe Next biedt de mogelijkheid om met deze formaten te werken, maar heeft verder geen invloed op het formaat zelf. Meer informatie over deze formaten kunt u vinden op Internet of bij de betreffende instanties.
UBL / fInvoice
Indien u de te versturen gegevens digitaal wenst te ondertekenen kunt u gebruik maken van een digitaal certificaat. Hier kunt u het digitaal certificaat (PFX-bestand) selecteren van uw harde schijf. De verwijzing naar het bestand op uw harde schijf wordt dan opgeslagen. Bij het elektronisch verzenden van de facturen en bij het via e-mail versturen van een factuur met de optie 'eFactuur' aangevinkt, worden deze dan digitaal ondertekend middels het hier gekoppelde certificaat. Het gebruik van een digitaal certificaat is niet verplicht. U kunt ook elektronisch facturen verzenden zonder een digitaal certificaat op te geven. U kunt het certificaat niet aanvragen via Exact, maar dit dient u aan te vragen bij derden.
Wachtwoord certificaat
Wanneer u gebruik maakt van een digitaal certificaat voor 'UBL/fInvoice' dient u hier het bijbehorende wachtwoord op te geven. Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig.
eFactura
eFactura is een XML formaat dat wordt gebruikt voor elektronische gegevens uitwisseling en is van toepassing op Spaanse debiteuren. Wanneer u bij het e-mailen van facturen of creditfacturen de optie 'eFactuur als bijlage' aanvinkt wordt er een eFactura bestand meegestuurd naar de Spaanse debiteuren. Het eFactura bestand dient digitaal ondertekend te zijn. De digitale handtekening kunt u hier koppelen.
Wanneer u hier gebruikt van maakt dient u dit digitale certificaat op iedere machine (waarmee u facturen verstuurt naar Spaanse debiteuren) in de Cert Store te importeren. Dit kunt u uitvoeren door op het explorer icoon achter dit veld te klikken.
Daarnaast dient u op iedere machine (waarmee u facturen verstuurt naar Spaanse debiteuren) Java runtime te installeren. Wanneer u dat niet doet wordt het eFactura bestand zonder digitale handtekening verstuurd.