Een pre-notificatie of een vooraankondiging is een bericht dat u verplicht dient te versturen naar de debiteur voordat u de incasso uitvoert. De vooraankondiging dient minimaal 14 dagen van tevoren te worden verstuurd. Er kan echter overeengekomen worden met de debiteur dat een kortere periode volstaat. U kunt de bestaande documentatie zoals de factuur hiervoor gebruiken (zie Hoe kan ik een pre-notificatie toevoegen op de factuur?), of u kunt een afzonderlijke vooraankondiging versturen (zie Hoe kan ik een vooraankondiging afdrukken?)
Voor de afzonderlijke vooraankondiging kunt u zelf een lay-out definiëren. In de documentinstellingen kunt u bij het veld 'Vooraankondiging incasso' middels 
een lay-out selecteren, een lay-out bewerken of een nieuwe lay-out aanmaken.
U kunt u nieuwe lay-out aanmaken voor de vooraankondiging, maar u kunt ook de lay-out van de betalingsspecificatie als basis gebruiken en daar de additionele velden op toevoegen. Op de vooraankondiging dient u aan te geven dat op de betreffende datum het betreffende bedrag geïncasseerd zal worden. Het advies is om uw Incassant ID en het kenmerk van de machtiging te vermelden. De bank van de debiteur is namelijk verplicht om deze gegevens bij de afschrijving van de zakelijke Europese incasso te vermelden.
Hieronder vindt u een overzicht van de velden die van belang zijn:
| Blok |
Veld |
Informatie |
| Adresblok |
Crediteur ID |
Deze kunt u definiëren bij het onderhoud van het betaalmiddel (uw eigen bankrekening) op het tabblad 'Instellingen'. |
| Termijn 1 |
Kenmerk machtiging |
Deze kunt u definiëren bij het onderhoud van de incassomachtiging. |
| Subtotal 1 |
Betalingsdatum |
Dit betreft de datum waarop geïncasseerd wordt. Deze kunt u terugvinden in de details van de termijn in Incassobatch beheren. |
| Termijn 1 |
Bedrag in S.V. |
Dit betreft het bedrag dat geïncasseerd wordt. |
| Adresblok |
IBAN bankrekeningnummer |
Dit betreft het IBAN van de bankrekening van uw debiteur. U kunt dit terugvinden bij het veld 'IBAN' in de bankrekening. |
Naast de bovengenoemde velden kunt u uiteraard ook de adresgegevens van uw relatie en uzelf toevoegen. Verder kunt u indien gewenst extra informatie toevoegen zoals bijvoorbeeld het factuurnummer waar de incasso betrekking op heeft.
Voor meer informatie over het onderhouden van lay-outs zie Lay-outs onderhouden, Lay-outs onderhouden: databaseveld toevoegen en Lay-outs onderhouden: uitleg blokken. Mocht u assistentie nodig hebben bij het aanpassen van de lay-out dan kunt u hiervoor contact opnemen met de afdeling consultancy van Exact of uw Exact partner.
Meer informatie