Exact AEC - Inkoop - Afhandelen inkoopcontracten

Bij het invoeren van een inkoopfactuur kan er afgeboekt worden op een inkoopcontract. Exact AEC kan een inkoopcontract automatisch op de status Afgehandeld zetten wanneer het totale boekingsbedrag exact sluit met het contractbedrag per contractregel.  Het is ook mogelijk om een onder- en bovengrens op te geven waarbinnen het contract alsnog automatisch op afgehandeld gezet mag worden.

De instelling is beschikbaar in Menu Extra, Instellingen, Inkoop, Systeem, Afboeken.

Het is hierbij mogelijk om de gebruiker het automatisch afhandelen van inkoopcontracten te laten beïnvloeden. Exact AEC stelt dan de volgende vraag:

Op basis van onderstaande instellingen kan deze vraag getoond.

Altijd vragen, bij het automatisch afsluiten van een inkoopcontract wordt altijd een melding geven. De gebruiker kan dan kiezen om het contract niet op afgehandeld te zetten.

Alleen bij afwijking, bij het automatisch afsluiten van een inkoopcontract wordt alleen een melding geven wanneer het totale boekingsbedrag niet exact sluit met het contractbedrag per contractregel maar wel binnen de marges van de opgegeven afwijking valt. De gebruiker kan dan kiezen om het contract niet op afgehandeld te zetten. Wanneer het totale boekingsbedrag wel exact sluit met het contractbedrag per contractregel of wanneer er in het contract nog contractregels voor komen die een totaal bedrag van 0,00 euro hebben of een aantal van 0,00 wordt geen melding gegeven.

Alleen bij nul-regels, bij het automatisch afsluiten van een inkoopcontract wordt altijd een melding geven wanneer er in het contract nog contractregels voor komen die een totaal bedrag van 0,00 euro hebben of een aantal van 0,00. De gebruiker kan dan kiezen om het contract niet op afgehandeld te zetten. Wanneer het totale boekingsbedrag wel exact sluit met het contractbedrag per contractregel of wanneer het totale boekingsbedrag niet exact sluit met het contractbedrag per contractregel maar wel binnen de marges van de opgegeven afwijking valt wordt geen melding geven.

Bij afwijking of nul-regels, bij het automatisch afsluiten van een inkoopcontract wordt altijd een melding wanneer het totale boekingsbedrag niet exact sluit met het contractbedrag per contractregel maar wel binnen de marges van de opgegeven afwijking valt of wanneer er in het contract nog contractregels voor komen die een totaal bedrag van 0,00 euro hebben of een aantal van 0,00 hebben. De gebruiker kan dan kiezen om het contract niet op afgehandeld te zetten. Alleen voor contracten waar het totale boekingsbedrag exact sluit met het contractbedrag per contractregel wordt geen melding gegeven.

Stilzwijgend zonder vraag, het contract wordt automatisch op afgehandeld gezet onder volgende voorwaarden. De gebruiker heeft niet de mogelijkheid om hier bij het boeken van af te wijken. De controle criteria zijn: Het totale boekingsbedrag exact sluit met het contractbedrag per contractregel, het totale boekingsbedrag sluit niet exact met het contractbedrag per contractregel maar valt wel binnen de marges van de opgegeven afwijking. Voor beide criteria geldt dat contractregels die een totaalbedrag van 0,00 euro hebben of een aantal van 0,00 hebben als afgehandeld worden gezien.

De vraagstelling “Wilt u de inkoopcontractstatus op Afgehandeld zetten?” geldt voor alle inkoopcontracten die aan deze inkoopfactuur zijn gekoppeld (en die automatisch op afgehandeld gezet worden).

Inlezen factuurberichten
Bij het inlezen van factuurberichten in het XML-formaat van S@les in de Bouw/ETIM/GS1 worden inkoopcontracten ook automatisch op afgehandeld gezet, indien het factuurbericht een inkoopcontractcode bevat en indien alle inkoopcontractregels geheel of binnen de ingestelde marges zijn afgeboekt. Omdat meerdere factuurberichten in batch ingelezen worden, wordt een eventuele ingestelde vraagstelling om op afgehandeld te zetten hier niet toegepast.