Exact AEC 1.50 service pack 12: Downloaden factuurbericht e-mails via Outlook
In service pack
12 van Exact AEC 1.50 is de mogelijkheid toegevoegd om de factuurberichten die
via e-mail binnen komen te kunnen downloaden uit Outlook. Hierbij wordt een
koppeling gemaakt met de lokaal geïnstalleerde Outlook-applicatie.
Deze
functionaliteit is een alternatief voor het automatisch downloaden van
factuurberichten uit een mailserver middels het POP3 of MAPI protocol, die
ingericht kunnen worden via Stamgegevens, Algemeen, Mailbox.
Instellen
In de module
Boekingen Financieel is in het lijstscherm van inkoopdagboeken in het menu
Extra een optie genaamd “Outlook mailbox instellen” toegevoegd.
Deze optie is
zichtbaar indien gebruik gemaakt wordt van inlezen
factuurberichten.
Via deze optie
kunnen twee instellingen ingevoerd worden t.b.v. van het downloaden van
factuurberichten uit Outlook.
Outlook
mailbox: Hier kan uit
Outlook de mailbox geselecteerd worden waarnaar de leveranciers de
factuurberichten sturen. Met de knop met het loepicoontje wordt het
selectievenster van mappen van Outlook oproepen. Het is dus een voorwaarde dat
gebruiker in Outlook toegang heeft tot de mailbox.
Verplaatsen
naar map: Hier kan uit
Outlook de map geselecteerd worden waarnaar de e-mails van factuurberichten na
het downloaden verplaatst moeten. Met de knop met het loepicoontje wordt het
selectievenster van mappen van Outlook oproepen. Het is niet verplicht om hier
een map te selecteren. Indien deze instelling leeggelaten wordt, worden de
gedownloade e-mails in Outlook gewist.
Het gaat hier om
een gebruikersinstelling voor dit huidige dagboek. Iedere gebruiker die
factuurberichten uit Outlook wil downloaden, zal dit voor zichzelf moeten
instellen.
Bij de twee
instellingen zijn ook gumknoppen aanwezig om achteraf een instelling te kunnen
wissen.
Downloaden
In de module Boekingen
Financieel is in het lijstscherm van inkoopdagboeken in het menu Bestand een
optie genaamd “Downloaden factuurberichten” toegevoegd.
Deze optie wordt
zichtbaar indien men voor het dagboek een Outlook mailbox heeft ingesteld. De optie kan ook aangeroepen
worden met de sneltoets Ctrl+L of via de knop met het Outlookicoontje in de
knoppenbalk.
De optie
“Downloaden factuurberichten” maakt een OLE verbinding met Outlook en loopt
door alle e-mails uit de ingestelde “Outlook mailbox”. Op het eind verschijnt er een venster waarin
per e-mail de padnaam van het gedownloade xml-bestand getoond wordt. Indien een
e-mail niet gedownload kon worden, wordt er de reden getoond waarom het
overgeslagen werd. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat de e-mail geen valide
xml-bestand als bijlage heeft.
De volgende
xml-bestandstypes worden ondersteund:
- DICO
005 van de Ketenstandaard Bouw en Techniek
- INSBOU004,
INSBOU003 (incl. verzamelfactuur) en BOU002 van de Ketenstandaard/Sales in de
Bouw.
- UBL
Simplerinvoicing 1.2
·UBL
Simplerinvoicing 2.0
Bij de
UBL-formaten wordt de crediteur geïdentificeerd op basis van het BtwNr.
Voorwaarde is dat er een Leverancier met GLN 13x0 en met een GS1XMLmap ingesteld is.
Inlezen
Het downloaden van factuurbericht e-mails via Outlook en het inlezen van factuurberichten zijn afzonderlijke acties. Nadat de factuurberichten gedownload zijn dient u het de optie "Inlezen factuurberichten" te starten.
Voor het gebruiksgemak is er een sneltoets (Ctrl+F) en knop (Brief-icoontje met €
teken) toegevoegd om de optie “Inlezen factuurberichten” te kunnen
oproepen.
NB. Als er voor
het dagboek een Outlook mailbox ingesteld voor het downloaden, zal het
eventuele ingestelde downloaden via mailserver POP3 of MAPI niet uitgevoerd
worden.
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Release notes detail |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
30.861.929 |
| Assortment: |
Exact AEC Modular
|
Date: |
31-10-2022 |
| Release: |
1.50 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |