Exact AEC Modular

Exact AEC - Boekingen Financieel - Inrichting Inkomend Factuurregister (IFR)

De volgende stappen zijn nodig om te kunnen werken met het IFR in Exact AEC. Allereerst moet de module Financieel Pro in de licentie aanwezig zijn.

Geef in Administratiebeheer aan dat het Inkomend factuurregister gebruikt mag worden. Op het tabblad Financieel kunt u aangeven of dit gebruik optioneel is of dat het verplicht is om bij elke factuur een register te selecteren.

In de module Wacht Pro geeft u vervolgens per gebruiker(sgroep) aan dat deze facturen mag accorderen. Voeg hier onder modules Financieel de optie 'Accorderen inkomende facturen' toe en zet het recht op Ja.

Vervolgens kan het Inkomend Factuurregister aangemaakt worden in de module Administratiebeheer onder de optie Factuurregisters.

Hier kunnen meerdere registers aangemaakt worden. Bijvoorbeeld voor elke projectleider een apart register. Aan een register kunnen meerdere accordeurs toegekend worden.

Pas wanneer deze allemaal de factuur hebben goedgekeurd zal de factuur in zijn geheel geaccordeerd zijn en wordt de betalingsblokkering opgeheven.
Wanneer een register niet langer selecteerbaar dient te zijn kunt u deze inactief maken door het vinkje bij 'Actief' uit te zetten.

Afhankelijk van de instelling Accorderingswijze zien de accordeurs gelijktijdig de factuur om te accorderen of ziet de tweede accordeur de factuur pas als de eerste de factuur heeft goed gekeurd (prioriteit).

Het vinkje onder 'BewakCdWijzigen' geeft aan of de accordeur in boekingsregels de bewakingscode mag wijzigen.
Hierbij geldt dat wanneer een accordeur gemachtigd is over elk inkomend factuurregister de bewakingscodes te wijzigen het nu toegestaan is dit ook te doen wanneer deze als losse accordeur is toegevoegd aan een inkoopfactuur.

Wanneer een accordeur niet zelf in staat is om facturen in Exact AEC te accorderen kan gebruik gemaakt worden van een gedelegeerde. Deze kunnen aangemaakt worden in Administratiebeheer onder 'Gedelegeerden'.

In dit voorbeeld is Demo gebruiker de gedelegeerde en mag hij facturen van accordeur Bert van Bommel accorderen.

Een gedelegeerde kan ook gebruikt worden om bijvoorbeeld het hoofd van de administratie inzicht te geven in alle inkoopfacturen en hun status (over alle accordeurs heen).

IFR koppelen aan inkoopfactuur

Op het moment dat de inrichting van de factuurregisters is afgerond kan bij het inboeken van een inkoopfactuur het gewenste register gekozen worden op de kopregel van de boeking. Inkoopfacturen die elektronisch ingelezen worden, kunnen in de import wizard gekoppeld worden aan een (actief) factuurregister.

IFR koppelen aan een project

Op de projectkaart, tabblad Extra, is een mogelijkheid een (actief) IFR te koppelen aan het project. Dit is het zelfde selectieschermje als in het boekingsscherm inkoopfacturen (zie hierboven).

Het IFR wordt hierbij gekoppeld aan het project en zal automatisch worden toegekend aan dit project bij het inlezen van factuurberichten via de wizard.

• Het veld is alleen zichtbaar indien men over de licenties Financieel Pro en Inkoop Plus/Pro beschikt en indien in de administratiegegevens het gebruik van inkomend factuurregisters geactiveerd is.
• Het selecteren van een IFR heeft geen functie binnen het boekingsvenster van inkoopfacturen.

Gerelateerde onderwerpen

• Accorderen Inkomend Factuurregister
• Administratie beheer - Factuurregisters
• Informatie over financiële boekingen
• Startpagina Exact AEC