Exact AEC Modular

Exact AEC - Instellingen - Documenten

Systeem

De module Documenten kent de volgende systeeminstelingen:

Algemeen

Documentstatus
U kunt hier een initiële documentstatus selecteren die toegekend wordt bij het aanmaken van een document.

Dossiernummer
Documenten kunnen automatisch een dossiernummer toegekend krijgen. U kunt hier het eerstvolgende dossiernummer invullen.

Automatisch genereren
U kunt deze instelling aanvinken voor het automatisch toekennen van een dossiernummer aan een nieuw document.

Documentimport gebruiken bij Drag en Drop en Importeren
In release 1.48 is een geheel vernieuwde documentimport invoegtoepassing voor Outlook, Word en Verkenner beschikbaar gekomen. Deze invoegtoepassing kan ook gebruikt worden om AEC documenten te importeren via drag en drop of via het menu. Voordeel hiervan is dat het dan ook mogelijk is om rechtstreeks e-mails uit Outlook naar AEC te slepen om te importeren.

Locatie

Documentenmap
De documentbestanden worden in een centrale mappenstructuur opgeslagen. U kunt hier de hoofdmap van deze documentmappenstructuur selecteren.

Toegang documentenmap - Beveiliging gebruiken
Voor meer informatie over dit onderwerp zie Documentbeveiliging

Tijdelijke documentmap
Als u gebruik maakt van documentbeveiliging kunt u hier een tijdelijke documentmap selecteren.

Gebruiker

De module Documenten kent de volgende gebruikersinstelingen:

Standaard -Documenttype
U kunt hier een default documenttype voor nieuwe documenten invoeren. Normaliter is dit het documenttype voor Word-bestanden.

Kijken/bewerken - Documenttype
Aan de verschillende documenttypes kun een programma koppelen om het document te bekijken en een programma om het document te bewerken. Selecteer hiervoor het gewenste documenttype en vul hierbij onderstaande gegevens in. U kunt herhalen per documenttype

Bekijken met
U kunt hier een programma selecteren waarmee u bestanden van het gekozen documenttype kunt bekijken. Dit programma wordt gebruikt als u een document opent waarvan de status Definitief of Bevroren is. U kunt deze instelling ook leeg laten, het document wordt dan geopend met het programma die in Windows met de bestandsextensie geassosieerd wordt.

Parameters viewer
Hier kunt u eventueel parameters voor het programma voor bekijken invullen.

Bewerken met
U kunt hier een programma selecteren waarmee u bestanden van het gekozen documenttype kunt bewerken. U kunt deze instelling ook leeg laten, het document wordt dan geopend met het programma die in Windows met de bestandsextensie geassosieerd wordt.

Parameters editor
Hier kunt u eventueel parameters voor het programma voor bewerken invullen.

Documentenimport - maximaal aantal gelijktijdig te importeren bestanden
Voor het onderdeel Documenten importeren via Drag and Drop kan men een limiet instellen voor het aantal bestanden die in 1x geïmporteerd kunnen worden. Default staat deze instelling uit. Als men meer bestanden dropt dan het ingestelde limiet verschijnt er een melding dat niet alle geselecteerde bestanden toegevoegd konden worden aan de importlijst. Het is mogelijk om deze instelling aan te vinken en op maximaal 0 te zetten. Het gebruik van importeren documenten via Drag en Drop is dan feitelijk geblokkeerd voor deze gebruiker.

Documentenimport - Actie op originele document(en) na importeren
Deze instelling heeft betrekking op Documenten importeren via Drag and Drop. Er kan gekozen worden uit de volgende acties:
Geen Actie: Originele documenten blijven aanwezig na importeren in AEC. Dit is de default instelling.
Verwijderen: De originele documenten worden zonder vraagstelling na importeren verplaatst naar de recyclebin van Windows.
Verplaatsen naar: De originele documenten worden zonder vraagstelling na importeren verplaatst naar de ingevulde map. Men kan hier handmatig een naam van een map invullen of men kan een map selecteren m.b.v. van het folder selectievenster van Windows. Bij handmatig invullen wordt hier nog geen controle gedaan of de map bestaat.

In de het dialoogvenster van documentenimport worden deze gebruikersinstellingen overgenomen, waar eventueel een andere keuze gemaakt kan worden bij een importactie.

Gerelateerde onderwerpen

• Instellingen
• Startpagina Exact AEC