Exact Globe

Toegestaan verlof automatisch genereren op basis van betalingsperiode bij berekenen salarisboeking

Via menu [HR/ Salaris, Verslagen, Saldilijst verzuim] kunt u middels de knop 'Genereren' toegestaan verlof voor één of meerdere salarismedewerkers genereren. Het is mogelijk om toegestaan verlof op basis van de betalingsperiode van de salarismedewerker te berekenen. Bij een medewerker, waarbij als betalingsperiode 'Elke 4 weken' geselecteerd staat in de salarisgegevens, is het mogelijk om toegestaan verlof per vier weken te genereren. Het toegestaan verlof kan ook automatisch gegenereerd worden bij het berekenen van de salarisboeking en hoeft dit dus niet handmatig per verzuimsoort te gebeuren in menu [HR/ Salaris, Verslagen, Saldilijst verzuim].

Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient naast de module SE1703, SE1704 of SE1705 E-Salaris de module SE1710 E-Human Resources of de module SE2611 E-Verzuim in de licentie aanwezig te zijn. Als de module 'SE0102 Globe 2003 Enterprise - e-Synergy integration in de licentie aanwezig is, als er dus met een geintegreerde omgeving wordt gewerkt, dan is deze instelling niet in Exact Globe Next (backoffice) beschikbaar.

Verzuimsoorten met opbouw maandelijks
De instelling 'Toestemmingen tot verlof genereren' in de salaris instellingen in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salaris instellingen] dient aangevinkt te zijn. Voor het genereren van het toegestaan verlof op basis van de betalingsperiode van de medewerker(s) dient daarnaast in het onderhoud van de verzuimsoort in het veld 'Opbouw van echt toegestaan verlof' in de verzuimsoort(en)de optie 'Maandelijks' geselecteerd te zijn. Dit kunt u instellen via menu [Systeem, HR & Beveiliging, Verzuimsoorten]. Bij het berekenen van de salarisboeking in menu [Salaris, Invoer, Boeken] verschijnt vervolgens een venster wat aan geeft dat toegestaan verlof wordt gegenereerd.

Als de salarisboeking wordt verwijderd en opnieuw wordt berekend, dan wordt het gegenereerde toegestaan verlof van de eerste boeking verwijderd en opnieuw berekend en gegenereerd.

Verzuimsoorten met opbouw jaarlijks
Voor het genereren van toegestaan verlof van verzuimsoorten waarbij in het veld 'Opbouw van echt toegestaan verlof' de optie 'Jaarlijks' geselecteerd is, wordt het toegestaan verlof automatisch gegenereerd bij het openen van het volgend loonjaar. Dit gebeurt echter alleen als de instelling 'Toestemmingen tot verlof genereren' aangevinkt is in de salaris instellingen. Bij het openen van het loonjaar wordt dan  het volgende scherm getoond.

In dit scherm dient u de optie 'Toestemmingen tot verlof genereren: Jaarlijks' aan te vinken als u het toegestaan verlof van de verzuimsoorten met opbouw jaarlijks wilt genereren voor het volgend jaar. Als het genereren van toegestaan verlof om een bepaalde reden niet uitgevoerd kan worden, dan wordt hiervoor een overzicht getoond of geprint met daarop de informatie waarom het toegestaan verlof niet wordt gegenereerd. Het loonjaar wordt vervolgens wel geopend, het toegestaan verlof is echter voor deze verzuimsoorten niet gegenereerd. U kunt de melding oplossen en vervolgens het loonjaar opnieuw openen of het toegestaan verlof genereren middels de saldilijst verzuim als u het loonjaar niet opnieuw wilt openen. Echter dient u dan ook eerst de oorzaak van de melding op te lossen.

Verzuimsoorten met geen opbouw van toegestaan verlof
Er zal geen toegestaan verlof gegenereerd worden voor de verzuimsoorten waarbij in het onderhoud van de verzuimsoort de optie 'Geen' is geselecteerd in het veld 'Opbouw van echt toegestaan verlof'.

Berekening
Bij het automatisch genereren van toegestaan verlof via menu [Salaris, Invoer, Boeken] wordt de volgende formule toegepast.

Voor de volgende frequenties (= betalingsperiode uit de salarisgegevens van de medewerker) wordt het aantal betalingsperiodes dat in de formule wordt gebruikt als volgt bepaald:

Saldilijst verzuim
Zowel op de salarisslip als op de saldilijst verzuim wordt het gegenereerde toegestaan verlof getoond. Als de instelling 'Toestemmingen tot verlof genereren' in de salaris instellingen aangevinkt is, dan kunt u via de saldilijst verzuim [HR/ Salaris, Verslagen, Saldilijst verzuim] alleen toegestaan verlof genereren voor de medewerkers die geen salaris medewerkers zijn. De optie 'Werknemer salaris' is dan ook niet zichtbaar in het filter nadat u op de knop 'Genereren' heeft geklikt. Alleen voor de actieve werknemers zonder salarisgegevens kunt u dan toegestaan verlof genereren.

Mocht u tijdens een loonjaar de instelling 'Toestemmingen tot verlof genereren' uitvinken, dan kunt u middels de knop 'Genereren' in de saldilijst verzuim handmatig het toegestaan verlof voor de verzuimsoorten genereren voor zowel de niet salaris medewerkers als de salaris medewerkers. Echter wordt het reeds automatisch gegenereerde toegestaan verlof niet verwijderd. Dit zult u handmatig moeten verwijderen.
Een voorbeeld hiervan is dat u in januari, februari en maart de instelling 'Toestemmingen tot verlof genereren' aangevinkt heeft gehad. Voor deze 3 maanden is toegestaan verlof automatisch gegenereerd voor de verzuimsoorten met opbouw echt toegestaan verlof op maandelijks. In april zet u de instelling 'Toestemmingen tot verlof genereren' uit en genereert u toegestaan verlof via de saldilijst verzuim middels de knop 'Genereren'. Vanaf januari wordt er dan toegestaan verlof gegenereerd voor deze medewerkers en de geselecteerde verzuimsoort. In de maanden januari, februari en maart is er dus twee keer toegestaan verlof gegenereerd.

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina Verzuim - Exact Globe Next / Exact Synergy / Exact Synergy Enterprise
• Startpagina Salaris