Exact Synergy Enterprise

Service management (overzicht)

Overzicht

Service management maakt deel uit van 'Exact Synergy Enterprise' en wordt gebruikt om servicebedrijven te helpen om hun servicegerelateerde zaken te reguleren. Service management is niet alleen een effectieve manier om potentiële serviceartikelen te registreren en te onderhouden (door deze automatisch aan te maken vanuit het verkoopproces in 'Exact Globe Next'), maar ook om de artikelen bij te werken wanneer er voor deze artikelen serviceactiviteiten worden verricht.

Contracten, welke afspraken bevatten omtrent één of meer artikelen, kunnen worden aangemaakt en gefactureerd. Deze contracten beïnvloeden het serviceactiviteitenproces. Het totale proces kan worden afgehandeld met deze oplossing, van de servicemelding (of gepland preventief onderhoud) tot aan de planning van de servicemedewerker en de benodigde voorraad, alsmede het realiseren van de gebruikte uren en voorraad en het aanmaken en versturen van de factuur aan het einde van het proces.

Dit geeft de gebruiker een helder overzicht van alle benodigde informatie en biedt de mogelijkheid om efficiënter en sneller te werken.

Hoe werkt de module?

Deze module werkt met 'Exact Synergy Enterprise' en 'Exact Globe Next'. 'Exact Globe Next' wordt gebruikt om de verkooporders aan te maken welke als basis dienen voor de configuraties. De verkooporder zal de geplande servicematerialen bevatten waarvoor voorraad kan worden toegewezen of bestellingen kunnen worden aangemaakt, tevens is de verkooporder gekoppeld aan de factuur.

De rest van het proces is in 'Exact Synergy Enterprise', waar de configuraties kunnen worden bekeken en gewijzigd. Contracten met afspraken kunnen worden geregistreerd en serviceactiviteiten kunnen worden aangemaakt, gepland en gerealiseerd.

Hoe kan ik de Service management module gebruiken?

Deze module kan grofweg worden verdeeld in drie delen welke nauw met elkaar samenwerken. Het begint met de configuratie, gevolgd door de optie voor een contract, beide zijn benodigd om het serviceactiviteitenproces te kunnen gebruiken, dit is het kernproces van deze module.

Service configuratie

De serviceconfiguratie registreert de artikelen van een klant welke u service kunt verlenen. Als de artikelen tevens via 'Exact Globe Next' worden verkocht, dan zal de configuratie automatisch worden aangemaakt. Zo niet, dan kan de configuratie handmatig worden ingevoerd. Buiten het feit dat dit de koppeling is tussen de klant en het artikel, kunt u de fysieke locatie en gedetailleerde informatie registreren en een structuur opbouwen van de artikelen met of zonder serienummer om de serviceactiviteiten helder te kunnen specificeren en plannen. De configuratie kan tussentijds worden aangepast wanneer klanten meer artikelen verkrijgen of door servicewijzigingen welke worden aangebracht. Dit kan worden geregistreerd zodat historische overzichten mogelijk zijn.

Service contract

Het servicecontract is optioneel, maar kan worden gemaakt om afspraken welke zijn gemaakt met de klant te registreren. Voor een eenvoudige en uniforme contractinvoer is het mogelijk om sets van afspraken te maken welke verschillende afspraken bevatten en kunnen worden toegevoegd aan een contract als een set. Templates kunnen worden gemaakt met voorgevulde contractinformatie, wat betekent dat u alleen de configuratie hoeft te selecteren en het facultatief is om te selecteren welke afspraak betrekking heeft op welk configuratie artikel of -onderdeel. Om er zeker van te zijn dat de juiste prijzen worden gebruikt bij het invoeren van afspraken voor een artikel, kunt u standaard contracttarieven definiëren. Deze kunnen allemaal periodiek worden gefactureerd of de afspraken kunnen het serviceactiviteitenproces beïnvloeden. U kunt tevens instellen of en hoe vaak er preventief onderhoud dient plaats te vinden en welke  serviceactiviteiten kunnen worden aangemaakt in een batch.

Service activiteit

De serviceactiviteit wordt gebruikt om het gehele proces vanaf de invoer tot aan de facturatie te registreren. Deze serviceactiviteit is een Exact Synergy Enterprise verzoek met extra opties. U kunt de configuraties van een klant bekijken en kiezen welke service is benodigd. Het is mogelijk om meerdere serviceactiviteiten aan te maken.

In de serviceactiviteit kunt u registreren wat er moet gebeuren, waarbij u standaardproblemen en standaardoplossingen kunt koppelen welke van pas kunnen komen in het proces. De serviceactiviteit wordt automatisch aangemaakt vanuit de verkooporder in 'Exact Globe Next' of door de preventieve onderhoudgenerator. Het is tevens mogelijk om de deze handmatig in te voeren.

U heeft de mogelijkheid om één of meer medewerkers te selecteren welke de opdracht gaan uitvoeren en aan te geven wanneer zij dit zullen doen. Echter het is efficiënter om dit leeg te laten en het planbord te gebruiken voor de planning. Op het planbord, heeft u een emmer met alle te plannen serviceactiviteiten en kunt u middels de drag-and-drop functie de gewenste medewerker(s) op de gewenste datum plannen. U kunt alle relevante informatie zien welke u kunt bewerken, zodat het plannen van de gewenste medewerker op de juiste tijd snel en eenvoudig kan verlopen.

U kunt tevens de benodigde artikelen plannen voor deze activiteit welke kan worden voorgevuld vanuit het contract. Kortingen kunnen ook worden gebruikt wanneer een contract van toepassing is. Bij het plannen van de benodigde artikelen is voorraadinformatie vanuit 'Exact Globe Next' zichtbaar en wordt de voorraad automatisch gepland in 'Exact Globe Next' zodat de bestellingen kunnen worden gegenereerd of beschikbare voorraad kan worden toegewezen.

De servicemedewerker kan zijn uren en gebruikte artikelen realiseren gebaseerd op de geplande activiteiten. Na de autorisatie, kan de factuur worden aangemaakt. Bij het versturen van de factuur vanuit 'Exact Globe Next', worden de gedetailleerde Exact Synergy Enterprise documenten automatisch geprint of gemaild.

Rollen en rechten

Om de Service management oplossing in 'Exact Synergy Enterprise' te kunnen gebruiken heeft u de Service management licentierol nodig, welke gratis wordt meegeleverd met de Professional licentierol of betaald bij een CRM licentierol. Daarnaast zijn een aantal functierechten benodigd voor de verschillende acties binnen de Service management oplossing. Deze zijn gebundeld in de Service management rol.

Opmerkingen:

Voor meer informatie omtrent de service management functierechten, kunt u het document Overzicht van de Service Management functierechten raadplegen.  

Versiecontrole

Service management is aanwezig in 'Exact Synergy Enterprise' vanaf product update 250 en in 'Exact Globe Next' vanaf product update 405. 

Vereisten

• Voor 'Exact Synergy Enterprise' heeft u minimaal product update 250 en de Professional licentierol of een aparte CRM en Service management licentierol nodig om de Service management functionaliteit te gebruiken.
• Voor 'Exact Globe Next' heeft u minimaal product update 405 en de module SE4510 - Service Management Enterprise nodig. Deze module zal conflicteren met de huidige SE4500 E-Service Management module, deze mag dus niet actief zijn.
• Voor een correcte werking van deze oplossing heeft u SQL report service nodig en dient u de Reporting Services Integratie in 'Exact Synergy Enterprise' in te richten. Deze functionaliteit wordt gebruikt om de diverse rapporten te printen in de Service management oplossing, zoals het contract of the serviceactiviteiten werkschema's.
• U heeft Exact Integration (of in de toekomst, CMDM integrator voor multi-divisie configuraties) nodig. De connectiviteitsinstellingen in zowel 'Exact Synergy Enterprise' als 'Exact Globe Next' dienen correct gedefinieerd te zijn. Dit zorgt ervoor dat de data in 'Exact Synergy Enterprise' en 'Exact Globe Next' hetzelfde is en de integratie tussen beide voor Service management goed loopt; bijvoorbeeld het automatisch aanmaken van configuraties of voorraadplanning in 'Exact Globe Next'.
• De Event Manager, welke vijf gratis events bevat is optioneel, maar kan worden gebruikt om meer events te maken om het werken met Service managment zelfs nog effectiever te maken. 

Het gebruik van de Service management module

Installatie:

• Installatie Service management

Inrichting:

• Bewerken van instellingen voor Service management
• Service management rol

Inrichting / proces:

• Vrije velden voor Service management aanmaken en bewerken
• Aanmaken en bewerken van afspraakverzamelingsregels
• Aanmaken en bewerken van afspraakverzamelingen voor Service management
• Aanmaken en bewerken van contracttypen voor Service management
• Aanmaken en bewerken van factuurvoorstellen voor Service management
• Aanmaken en bewerken van oplossingscodes voor Service management
• Aanmaken en bewerken van preventieve onderhoudstypen voor Service management
• Aanmaken en bewerken van preventieve onderhoudsschema's voor Service management
• Aanmaken en bewerken van probleemcodes voor Service management
• Aanmaken en bewerken van serviceconfiguraties voor Service management
• Aanmaken en bewerken van servicecontracten voor Service management
• Aanmaken en bewerken van service activiteitensoorten
• Aanmaken en bewerken van een service activiteit verzoek
• Aanmaken en bewerken van standaard reactietijden
• Aanmaken en bewerken van contract templates
• Bekijken van het planbord van Service Management
• Bekijken van factuurvoorstellen van Service management
• Bekijken van relatiekaarten
• Zoeken naar serviceconfiguraties in Service management
• Zoeken naar servicecontracten in Service management
• Zoeken naar serviceactiviteiten
• Details bekijken van een factuurvoorstel
• Indexeren en prolongeren van servicecontracten voor Service management
• Genereren van preventief onderhoud generatoren voor Service management

Overzichten:

• Overzicht van de Service Management functierechten
• Overzicht van vrije velden voor Service management
• Overzicht van contract templates
• Overzicht van serviceactiviteiten
• Overzicht van activiteitensoorten

Meer informatie:

• Veel gestelde vragen
• Exact Synergy Enterprise - Service Management user guide
• Installatie Service Management in Exact Lightweight Integration Server (ELIS)