Exact Financials

Memoriaalboekingen invoeren

Introductie

U gebruikt het memoriaal om posten te boeken die niet in een van de andere dagboeken thuishoren. Veelal zullen dit correctieboekingen zijn of boekingen waaraan geen financiële transactie ten grondslag ligt, zoals afschrijvingsboekingen aan het eind van een boekingsperiode. Het memoriaal heeft geen vaste tegenrekening. Dit geeft u de vrijheid zelf de rekeningen te kiezen waarop bedragen moeten worden geboekt.

Het is aan te raden een apart memoriaal aan te leggen voor het invoeren van de beginbalans. U voorkomt zo dat de bedragen daarvan worden samengevoegd met de financiële transacties van de eerste periode van uw boekjaar. In Exact Financials Enterprise zijn er meerdere typen memorialen beschikbaar:

• Memoriaal
• Stelpostboek
• BTW-memoriaal
• Transitormemoriaal
• Verrekenboek

Per type worden de standaard velden besproken. Via rechtermuisknop 'Meer...' kunt u zelf na wens kolommen toevoegen of verwijderen, of de volgorde van de kolommen wijzigen.

Memoriaal

Het memoriaal wordt gebruikt voor boekingen die u niet in een van de andere dagboeken kunt invoeren. U kunt in het memoriaal geen BTW-codes gebruiken. In plaats daarvan moet u BTW-bedragen invoeren op afzonderlijke boekingsregels. Op deze manier kunt u BTW-bedragen corrigeren die verkeerd zijn ingevoerd. Denkt u er aan dat deze direct geboekte bedragen niet op de BTW-aangifte vanuit Exact Financials Enterprise zullen verschijnen. Deze wordt volledig gegeneerd op basis van bedragen die geboekt zijn via BTW-codes.

U kunt het memoriaal ook gebruiken om openstaande posten af te boeken. Net als in bankboeken moet u de verzamelrekening kiezen waarop de openstaande post is geboekt.

Voorbeeld
U hebt een openstaande post aangemaakt die niet onmiddellijk wordt afgeboekt. Deze mutatie wordt als volgt ingevoerd in het memoriaal:

Nadat er is betaald en u het bankafschrift hebt ontvangen, kunt u de rekening 'Te betalen bedragen' debiteren.

U kunt memoriaalboekingen invoeren via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Memoriaal]. Standaard ziet u hier de volgende velden:

Jaar/Periode
Voer het boekjaar en de periode in. Standaard wordt het jaar en de periode getoond welke middels de periode-datumtabel is gekoppeld aan de op dit moment geldende systeemdatum.

Dagboeknummer
Het nummer van het dagboek waarin u wilt boeken.

Volgnummer
Het eerstvolgende vrije volgnummer wordt automatisch op het scherm getoond. Het betreft hier het eerste vrije nummer in een lijst van onverwerkte boekingen. U kunt tijdens het invoeren van een nieuwe boeking het voorgestelde nummer accepteren. Het volgnummer van de boeking verschijnt op boekingsverslagen. Als bij controle van de boekingsverslagen blijkt dat een boeking met een specifiek volgnummer een fout bevat, kunt u de boeking eenvoudig oproepen door het in het veld 'Volgnummer' het volgnummer van de foutieve boeking in te voeren. Vervolgens kunt u de boeking wijzigen/corrigeren.

Boekstuknummer
Het eerst vrije beschikbare boekstuknummer wordt getoond. Het eerste beschikbare vrije boekstuknummer definieert bij de opening van een nieuw jaar in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Bij bankboekingen is het raadzaam het boekstuknummer gelijk te houden met uw afschriftnummer, op die manier kunt u het ingevoerde afschrift gemakkelijk terugvinden. Het boekstuknummer hoeft niet uniek te zijn, maar voor controle doeleinden is dit wel aan te raden. Houdt het boekstuknummer uniek door bijvoorbeeld te beginnen met het jaartal en dan het afschriftnummer. Voor kasboekingen wordt het boekstuknummer niet in de kopregel gedefinieerd maar in de subregels.

Omschrijving
De omschrijving van de boeking kunt u invoeren in het veld direct achter het boekstuknummer. Deze omschrijving wordt getoond op bijvoorbeeld boekingsverslagen en grootboekkaarten. De omschrijving van de kopregel wordt automatisch overgenomen in de subregels, maar kan daar gewijzigd worden.

Regel
Het regelnummer van de in te voeren regel. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd en is niet aan te passen.

Datum
Hier vult u de boekingsdatum in. De datum moet vallen binnen een van de boekjaren die zijn aangemaakt via [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Periode-/datumtabel, Onderhoud]. De datum mag afhankelijk van de instelling 'Periode-/datum controle' in de financiële instellingen afwijken van de ingevoerde periode.

GB-rekening
Kies de grootboekrekening waarop het bedrag in de boekingsregel moet worden geboekt.

Omschrijving
Voer een omschrijving voor de regel in. Standaard wordt de omschrijving uit de kopregel getoond, u kunt deze wijzigen. De omschrijving die u hier invoert wordt getoond wanneer u doorzoomt in bijvoorbeeld het boekingsverslag of de grootboekkaart. Wanneer het gaat om een openstaande post, wordt de omschrijving tevens getoond in bijvoorbeeld de openstaande postenlijst.

Valuta
Dit veld wordt standaard gevuld met de valuta gekoppeld aan het betreffende dagboek. Indien u beschikt over de module Multi-currency kunt u eventueel boekingen invoeren in een andere dan de standaard valuta.

Bedrag debet VV
Voer hier het debet regelbedrag in. Als u een boeking in vreemde valuta maakt, kunt u hier het bedrag in vreemde valuta invoeren. De valutacode van het bedrag is bepaald in het veld 'Valuta'. Bij ingave van een bedrag in vreemde valuta, hoeft u niet het bedrag in standaard valuta in te voeren. Op basis van de meegegeven koers wordt het bedrag in standaard valuta automatisch berekend.

Bedrag credit VV
Voer hier het credit regelbedrag in. Als u een boeking in vreemde valuta maakt, kunt u hier het bedrag in vreemde valuta invoeren. De valutacode van het bedrag is bepaald in het veld 'Valuta'. Bij ingave van een bedrag in vreemde valuta, hoeft u niet het bedrag in standaard valuta in te voeren. Op basis van de meegegeven koers wordt het bedrag in standaard valuta automatisch berekend.

Bedrag: VV
Toont het ingevoerde regelbedrag in vreemde valuta. Dit veld is niet wijzigbaar, het bedrag wordt berekend op basis van de invoer in de velden 'Bedrag debet VV' en 'Bedrag credit VV'.

Debiteur
Wanneer u in het veld 'GB-rekening' een debiteurenrekening heeft ingevoerd, kunt u hier de debiteur behorende bij de af te boeken openstaande post selecteren.

Crediteur
Wanneer u in het veld 'GB-rekening' een crediteurenrekening heeft ingevoerd, kunt u hier de crediteur behorende bij de af te boeken openstaande post selecteren.

Openstaande post: Factuurtype
Wanneer u boekt op een debiteuren- of crediteurenrekening voert u in dit veld een van de volgende waarden in:

• Normaal. Wanneer u een openstaande post wilt afboeken. In het veld 'Openstaande post: Factuurnummer' kunt u vervolgens de openstaande post(en) selecteren om af te boeken.
• Vooruitbetaling. Wanneer u geen openstaande post wilt afboeken, omdat het een vooruitbetaling betreft, of omdat de factuur nog niet is ingevoerd in het systeem. Er wordt automatisch een openstaande post gecreëerd voor de gekozen relatie. Deze kan op een later tijdstip worden verrekend met de factuur.

Openstaande post: Factuurnummer
Selecteer middels CTRL+B of F2 de af te boeken openstaande post(en). 

Stelpostboek

Voor het vastleggen van stelposten. Een stelpost wordt opgenomen in een begroting terwijl de werkelijke kosten nog niet exact bepaald kunnen worden. Het gaat dan ook om een schatting. Deze posten worden in de periode volgende op het vastleggen van de boeking automatisch bij verwerking gecrediteerd, het geen resulteert in informatievoorziening in de vorm van een ‘potloodbalans’.

U kunt stelpostboekingen invoeren via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Stelpostboek]. De standaard velden van het stelpostboek zijn reeds beschreven bij het bespreken van het memoriaal. De afwijkende velden ten opzichte van het memoriaal zijn:

Bedrag: VV
In het memoriaal is dit veld niet wijzigbaar, in het stelpostboek is dit veld wel bewerkbaar, u voert hier het te boeken regelbedrag in (positief voor debet bedragen, negatief voor creditbedragen).

BTW-memoriaal

Voor memoriaalboekingen met BTW-code. In het gewone memoriaal kunt u geen BTW-codes invoeren, dat kan wel in het BTW-memoriaal. Hierdoor kunt u via dit memoriaal boekingen invoeren met BTW die ook terugkomen in de BTW-aangifte die u via Exact Financials kunt aanmaken.

U kunt BTW-memoriaalboekingen invoeren via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, BTW-Memoriaal]. De standaard velden van het BTW-memoriaal zijn reeds beschreven bij het bespreken van het memoriaal. De afwijkende velden ten opzichte van het memoriaal zijn:

BTW-code
Voer hier de BTW-code in die van toepassing op boekingsregel.

Levering/Verwerving
Op basis van de gekozen BTW-code wordt in dit veld aangegeven of het BTW voor levering of verwerving betreft. De BTW-code kan van toepassing zijn voor beide, vandaar dat het veld handmatig aan te passen is.

BTW-bedrag
Op basis van het ingevoerde bedrag en de gekozen BTW-code wordt het BTW-bedrag berekend. Indien gewenst kan het BTW-bedrag handmatig worden gewijzigd.

Transitormemoriaal

Zolang een boekjaar/ periode geopend is kunt u er boekingen in aanmaken. Wanneer u echter boekingen wilt aanmaken die over meerdere boekjaren en/ of perioden lopen, dient u gebruikt te maken van een transitormemoriaal.

Voorbeeld
U ontvangt in januari 2012 een energiefactuur voor het eerste kwartaal 2012. U wilt de kosten echter per maand nemen. Boek de factuur in het inkoopboek voor het totale factuurbedrag e.g. 300 euro op een tussenrekening e.g. Vooruitbetaalde kosten en maak vervolgens in het transitormemoriaal de volgende boeking aan:

Selecteer bovenin de boeking de tussenrekening Vooruitbetaalde kosten en boek vervolgens:

Op het moment dat u de transitorboeking verwerkt wordt door het systeem elke boekingsregel van de transitorboeking tegengeboekt op de geselecteerde tussenrekening (in dit geval Vooruitbetaalde kosten).

U kunt transitormemoriaalboekingen invoeren via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Transitormemoriaal]. De standaard velden van het transitormemoriaal zijn reeds beschreven bij het bespreken van het memoriaal. De afwijkende velden ten opzichte van het memoriaal zijn:

Grootboekrekening: Transitor
Voer hier de tussenrekening in die gebruikt moet worden om de transitorboeking per boekjaar/ periode in evenwicht te brengen.

Jaar
Voer hier het boekjaar in voor de boekingsregel. Doordat u per regel een ander boekjaar op kunt geven, kunt u een boeking aanmaken over boekjaren heen. Uiteraard dient het betreffende boekjaar geopend te zijn.

Periode
Voer hier de periode in voor de boekingsregel. Doordat u per regel een andere periode op kunt geven, kunt u een boeking aanmaken voor meerdere perioden. Uiteraard dient de betreffende periode geopend te zijn.

Bedrag: SV
Het bedrag in standaard valuta. Indien u werkt met de module Multi-currency kunt u boekingen invoeren in andere valuta dan de standaard valuta. Het 'Bedrag SV' wordt berekent op basis van de ingegeven valuta en de geldende koers. Dit veld is niet wijzigbaar.

Verrekenboek Debiteuren en Crediteuren

U kunt het verrekenmemoriaal gebruiken voor het afboeken van openstaande posten die u in eerdere stadium niet hebt kunnen afboeken, bijvoorbeeld als de openstaande post niet kon worden afgeboekt omdat u de factuur nog niet had ingevoerd, bij vooruitbetalingen, of bij het verrekenen van een factuur met een creditfactuur. U hebt een apart verrekenmemoriaal voor debiteuren nodig en een apart verrekenmemoriaal voor crediteuren.

U kunt verrekenboekboekingen invoeren via [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Verrekenboek, Debiteuren/ Crediteuren]. De standaard velden van het verrekenboek zijn reeds beschreven bij het bespreken van het memoriaal. De afwijkende velden ten opzichte van het memoriaal zijn:

Debiteur/ Crediteur
Selecteer de relatie in waarvoor u de boeking wilt aanmaken.

Afletteren: Type boeking
Selecteer het type boeking dat u wilt afletteren:

• Incasso.
• Normaal.
• Vooruitbetaling.

Afletternummer
Selecteer de af te letteren boeking. Deze gegevens worden automatisch overgenomen op de eerste regel van de boeking.

Bedrag
Het af te letteren bedrag. Dit bedrag wordt overgenomen uit de geselecteerde boeking en is niet wijzigbaar.

Op de subregels kunt u vervolgens de openstaande posten selecteren waarmee u de geselecteerde boeking wilt afletteren.

Openstaande post: Factuurnummer
Selecteer de openstaande post waarmee u de boeking wilt afletteren.

Verschilcode
Wanneer het regelbedrag en het openstaande bedrag van de geselecteerde openstaande post niet aan elkaar gelijk zijn kunt u middels dit veld bepalen wat er met het restant bedrag moet gebeuren.

• Niet afboeken. Het verschil tussen het ingevoerde regelbedrag en het nog openstaande bedrag wordt niet afgeboekt. Het verschil bedrag blijft als openstaande post staan op de betreffende relatie. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer slechts een gedeelte van de factuur wordt betaald en u het restant bedrag op een later tijdstip verwacht te ontvangen.
• Kortingen. Wanneer u het verschil wilt afboeken als een korting, dan kiest u voor de optie kortingen. Via de grootboekkoppelingen geeft u aan op welke grootboekrekeningen de korting geboekt dient te worden.
• Kredietbeperking. Wanneer u het verschil wilt afboeken als een kredietbeperking, dan kiest u voor deze optie. Via de grootboekkoppelingen geeft u aan op welke grootboekrekeningen de kredietbeperking geboekt dient te worden.
• Betalingsverschillen. Het kan voorkomen dat de betaling en het openstaande bedrag slechts enkele centen afwijken. Dit verschil kunt u afboeken als een betalingsverschil. Via de grootboekkoppelingen geeft u aan op welke grootboekrekeningen de betalingsverschillen geboekt dienen te worden.
• Combinatie. Mocht u een combinatie van bovenstaande opties willen gebruiken, selecteer dan deze optie. U dient dan wel extra velden toe te voegen, zoals 'Kortingsbedrag' en/ of 'Betalingsverschil' hierin kunt u vervolgens handmatig de gewenste bedragen invoeren.

Tabblad Documenten

Ieder boekingsscherm heeft een tabblad 'Documenten'. Hier kunt u documentatie koppelen aan de ingevoerde boeking. Om een document te koppelen kiest u voor de knop 'Toevoegen'. Zie ook: [Documenten Koppelen].

Gerelateerde onderwerpen

• Boekingsschermen inrichten
• Boekingen invoeren, verwijderen en verwerken
• Het zoek- en selectiescherm openstaande posten