Exact Financials

Inleiding: Exact Financials Enterprise

Over deze handleiding

Deze handleiding beschrijft de stappen die nodig zijn om uw administratie in Exact Financials op te zetten en te onderhouden. De documentatie is gebaseerd op situaties zoals u die elke dag in uw werk kunt tegenkomen.

Inhoud van de documentatie

De voornaamste onderdelen van de documentatie zijn de pakketinleiding, de beschrijving van het financieel-administratieve proces en de 'Exact Encyclopedie'.

• Pakketinleiding (verderop in deze inleiding)

  Dit hoofdstuk bevat een algemeen overzicht van het pakket, dat vooral van nut zal zijn voor nieuwe gebruikers, en daarnaast een overzicht van de modules die u kunt gebruiken om de functionaliteit uit te breiden.

• Het financieel-administratieve proces (de overige hoofdstukken)

  De delen tussen de pakketinleiding en de Exact Encyclopedie beschrijven het financieel-administratieve proces en zijn hierop gebaseerd. Alle stappen zijn gedocumenteerd in een logische volgorde, parallel aan dagelijkse routines. Er zijn veel herkenbare voorbeelden opgenomen.

  Per hoofdstuk wordt één, duidelijk afgebakend onderdeel van het proces omschreven. In de inleiding van elk hoofdstuk worden de inhoud ervan en de plaats die het omschreven onderdeel binnen het gehele proces inneemt, aangegeven. Vervolgens vindt u een korte procedure-omschrijving voor alle onderwerpen die in het hoofdstuk worden behandeld. De meeste stappen in de procedure worden later in het hoofdstuk gedetailleerd besproken.

  De uitleg van elk onderwerp bestaat uit een algemene toelichting en een toelichting op de betrokken functie(s). Deze toelichtingen omvatten omschrijvingen van de belangrijkste velden in de functie.

• Exact Encyclopedie
  • De Exact Encyclopedie is opgenomen in de helptekst Exact System.

    De Exact Encyclopedie kan worden beschouwd als een blauwdruk van de gehele Exact Financials software (met uitzondering van systeemfunctionaliteit, zoals gebruikerstoegangsbeheer). Hiermee krijgt snel een goed begrip van de programmatuur en kunt u snel informatie vinden over de administratieve terminologie die in Exact Financials wordt gebruikt. De Exact Encyclopedie vormt een aanvulling op de beschrijving van het administratieve proces; daarin zult u dan ook vaak verwijzingen naar de Exact Encyclopedie vinden.

  • Een deel van deze informatie heeft betrekking op andere pakketten, mogelijk pakketten die u niet hebt. Toch kan deze informatie nuttig zijn, bijvoorbeeld als u van plan bent in de toekomst andere pakketten van Exact te gaan gebruiken. Vergeet niet dat de software van Exact Financials gedntegreerd is: pakketten zijn vaak aan elkaar gerelateerd en het is dikwijls mogelijk in het ene pakket gebruik te maken van gegevens die in een ander pakket zijn ingevoerd om het dubbel invoeren van gegevens te verminderen.

Cruciale functionaliteit

Een aantal velden en functies is van essentieel belang. Dit wordt in de documentatie aangegeven door een bomsymbool. De desbetreffende functionaliteit heeft een verstrekkend en vaak niet meer ongedaan te maken effect op de administratieve gegevens en/of procedures. Het is aan te raden om, voordat u dergelijke cruciale functionaliteit gebruikt, eerst de desbetreffende informatie grondig te lezen.

Pakketinleiding

Inhoud

In dit deel vindt u een algemeen overzicht van de systeemprogrammatuur in Exact Financials.

Gebruik maken van de systeemprogrammatuur

De volgorde in deze handleiding is over het algemeen de volgorde waarin de verschillende stappen dienen of kunnen worden uitgevoerd. Sommige stappen kunnen in een andere volgorde worden verricht, of ze kunnen worden overgeslagen als u geen gebruik wenst te maken van die functionaliteit. Dat geldt in het bijzonder voor functionaliteit die niet direct valt onder de kern van Exact System zoals printen en taleninstellingen.

Administratie aanmaken

Voordat u daadwerkelijk Exact kunt gaan gebruiken zult u een administratie moeten aanmaken. Een administratie is een eenheid die uw financieel-administratieve gegevens bevat. Indien u meerdere administraties met dezelfde instellingen wilt aanmaken kunt u administraties kopiëren.

Instellingen definiëren

Exact Financials is voorzien van een demo administratie. Deze kunt u gebruiken om verschillende instellingen uit te proberen. Er bestaat een verschil tussen administratie instellingen, welke van toepassing zijn op de gehele administratie, en gebruikersinstellingen, welke alleen van toepassing zijn op een individuele gebruiker, onafhankelijk van administraties. Voorbeelden van administratie instellingen zijn de periode-datum tabel en bankrekeningtypes. Voorbeelden van gebruikersinstellingen zijn printers en taal. Administratie instellingen en gebruikersinstellingen worden beiden besproken in deze handleiding.

Voordat u uw administratie kunt gebruiken zult u ook pakketinstellingen dienen te definiëren en stamgegevens invoeren. Pakketinstellingen zijn instellingen voor de verschillende pakketten waar u gebruik van maakt. BTW-instellingen zijn Exact Finance pakketinstellingen en omzetstatistiek instellingen zijn Exact Sales pakketinstellingen. Voorbeelden van stamgegevens zijn grootboekrekeningen en debiteuren/crediteuren gegevens. Zie uw pakkethandleidingen voor verdere informatie.

Toegevoegde algemene informatie

Wanneer u uw administratie heeft aangemaakt en de pakketinstellingen en gebruikersinstellingen heeft gedefinieerd kunt u uw Exact Financials pakketten gaan gebruiken. Deze handleiding bevat ook algemene informatie welke niet wordt besproken in de pakkethandleidingen.