Exact AEC Modular

Exact AEC - Documenten - Documentbeveiliging

Om document beveiliging in te stellen is het van belang op verschillende plekken in Exact AEC en in de rechten (Windows Server) van de documenten map aanpassingen te doen. Hieronder wordt in een aantal stappen uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat.

Stap 1
Ga naar de module Toegang en stel voor gewenste gebruikers/gebruikersgroepen onder de module 'SHL10' in dat 'Systeeminstellingen wijzigen', 'niet zichtbaar' zijn.

Gevolg: Alle 'Systeem' tabbladen in de instellingen zijn leeg voor deze gebruikers, hierdoor kunnen ze geen document pad herleiden.

Stap 2
Zorg ervoor dat er in de documenten map als onder 'Extra Instellingen\Documenten\Systeem\Locatie' (of op hoger niveau naar eigen inzicht) niet gebladerd kan worden. Zet hiervoor het recht 'Mapinhoud weergeven/List folder contents' uit ('Weigeren/Deny' aanzetten).

Additionele instellingen

Stap 3
Document Categorie instellen op dezelfde kaart. Bepaal welke categorieën afgeschermd moeten worden en zet hier het recht op 'Nee'.

Gevolg: Documenten waaraan betreffende categorie wordt gekoppeld zijn voor deze gebruiker(sgroep) nergens in Exact AEC zichtbaar. De categorie komt wel voor in filterboom 'Categorieën' maar onderliggende documenten worden niet getoond. Bij het aanmaken van een document kan deze categorie gekoppeld worden, na opslaan en sluiten is deze echter niet meer te zien/openen.

Stap 4 (optioneel)
Op documenttype niveau kan ook nog worden beveiligd. Maak een kopie documenttype (bijvoorbeeld als onderstaand) en beveilig deze op de server zodat niet geautoriseerde gebruikers helemaal geen rechten hebben op de ..\data\docs\DOV map. Instrueer gebruikers dat voor het aanmaken van beveiligde documenten dit type dient te worden gebruikt (in combinatie met categorieën). Alleen geautoriseerde gebruikers hebben de rechten op de fysieke map op de server en kunnen documenten van dit type aanmaken/openen.
Deze methode is een alternatief op de categorie beveiliging binnen AEC. Ze zijn samen te gebruiken maar ook los van elkaar.

Gevolg: Gebruikers zonder rechten op deze map krijgen foutmeldingen als onderstaand wanneer ze een document aanmaken van dit type.

Openen van een beveiligd document wanneer deze niet middels categorie is beveiligd en daardoor wel zichtbaar: