One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Purchase Manual - Inkoopfacturen invoeren

[Purchase: Processen, Inkoopfacturen, Invoeren]

Inkoopfacturen invoeren

U kunt inkoopfacturen op twee manieren invoeren. Als u geen gebruik maakt van de module Invoice register/ Inkomend factuurregister, dient u bijna alle gegevens van de inkoopfactuur in te vullen. Als u deze module wel gebruikt, kunt u de factuur uit het register koppelen, waardoor een groot deel van de kopgegevens al standaard zijn ingevuld. U kunt gebruik maken van het register van inkomende facturen als u in de financiële instellingen in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Inkoop' de optie 'Inkomende facturen via Exact Purchase heeft aangevinkt.

Kopregel

Inkoopfactuurnummer
Accepteer het ingegeven nummer voor een nieuwe inkoopfactuur. Dat nummer komt uit de inkoopinstellingen. Als u het nummer wilt wijzigen, dient u dat in de inkoopinstellingen te doen. Als u dat niet in de instellingen doet, komt Exact automatisch op met het nummer volgend op het nummer in de instellingen en niet volgend op het nummer dat u hier handmatig heeft ingegeven. Als u een factuur wilt wijzigen, kunt u hier het nummer van de te wijzigen factuur invoeren.

Als u gebruik maakt van het register van inkomende facturen, dan kunt u in dit veld een factuur uit uw ingekomen facturen kiezen. Als u de instelling 'Verplicht: Factuurregister' in de financiële instellingen op het tabblad inkoop heeft aangevinkt, kunt u hier alleen maar een factuur uit het register van inkomende facturen kiezen. Als u in dit veld zo'n factuur kiest, worden een groot aantal van de velden hieronder automatisch gevuld.

Status
Dit veld geeft de status van de inkoopfactuur aan. Een inkoopfactuur kan de volgende statussen hebben:

  • Nieuw: als u de inkoopfactuur aan het invoeren bent.
  • Ingevoerd: nadat u de inkoopfactuur heeft ingevoerd.
  • Terug naar auteur: de inkoopfactuur is niet goedgekeurd en dient gewijzigd te worden.
  • Opnieuw ingevoerd: de inkoopfactuur is gewijzigd, nadat deze was teruggestuurd naar de auteur.
  • Gefiatteerd: de inkoopfactuur is gefiatteerd. Zij is nu klaar om verwerkt te worden.
  • Afgekeurd: de inkoopfactuur is afgekeurd en naar de historie gestuurd. Zij kan niet meer opgeroepen worden.
  • Geplaatst: de inkoopfactuur is verwerkt.
  • In gebruik: als een gebruiker iets in de inkoopfactuur aan het wijzigen is.

Als een inkoopfactuur de status 'Ingevoerd', 'Terug naar auteur' of 'Opnieuw ingevoerd' heeft, kunt u deze wijzigen.

Crediteur
Vul in dit veld de crediteur in van wie u de inkoopfactuur ontvangen heeft. Als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen, is dit veld gevuld. U kunt de crediteur dan niet wijzigen.

Tabblad - Algemeen

Kopiëren van: Bestelling
In dit veld kunt u een bestelling selecteren. De kopgegevens van deze bestelling worden gekopieerd naar de inkoopfactuur die u aan het invoeren bent. Dat zijn ondermeer het bestelnummer, de omschrijving en de code van de extra omschrijving. U kunt er ook voor kiezen om geen gegevens te kopiëren. Het kopiëren van een bestelling is bijvoorbeeld niet zo handig als uw inkoopfactuur betrekking heeft op meerdere bestellingen.

Kopiëren van: Ontvangst
In dit veld kunt u een ontvangstnummer selecteren. De kopgegevens van deze ontvangst worden gekopieerd naar de inkoopfactuur die u aan het invoeren bent.

Omschrijving
In dit veld kunt u een omschrijving van de inkoopfactuur geven. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register van inkomende facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen.

Extra kenmerken
Factuurnummer (Crediteur)

Vul hier het nummer in dat de leverancier op de factuur heeft gezet. Als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen, is dit veld gevuld. U kunt dit veld niet wijzigen.

Ordernummer (Debiteur)
In dit veld kunt u het ordernummer invoeren waarvoor deze ontvangst is ingevoerd.

Code extra omschrijving
In dit veld wordt als standaard de code van de extra omschrijving weergegeven die u aan de gekopieerde bestelling heeft gekoppeld. Als u geen bestelling heeft gekopieerd of er geen extra omschrijving aan gekoppeld heeft, wordt als standaard de code weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld.

Selectiecode
U kunt hier zelf het selectiecriterium kiezen dat u graag wilt gebruiken. De selectiecode wordt gebruikt om inkoopfacturen te groeperen.

Voorbeeld

U zou bijvoorbeeld een '1' kunnen geven aan alle inkoopfacturen die op maandag zijn binnengekomen, een '2' aan alle inkoopfacturen die op dinsdag zijn binnengekomen, etc.

Factuurcode
In dit veld wordt als standaard de factuurcode ingeven die u in de inkoopinstellingen heeft aangegeven. Dit dient een code voor inkoopfacturen of voor inkoopcreditfacturen te zijn. U kunt de hier weergegeven code wijzigen of als u in de instellingen geen factuurcode heeft ingevuld, kunt u er hier een invullen, als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen' achter 'Factuurcode' heeft aangekruist. Zie Factuurcodes.

Factuurdatum
Deze datum staat standaard op de huidige datum. Als u de factuur op een eerdere datum ontvangen heeft, dient u hier de datum van de ontvangst van de factuur in te vullen. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register van inkomende facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen.

Factuurhouder
In dit veld wordt als standaard de factuurhouder ingeven die u in de inkoopinstellingen heeft aangegeven. U kunt de hier weergegeven factuurhouder wijzigen of als u in de instellingen geen factuurhouder heeft ingevuld, kunt u er hier een invullen, als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen' achter 'Factuurhouder' heeft aangekruist. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register van inkomende facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen. Zie Factuurhouders in de Finance helptekst.

Fiatteur
Wanneer u in de inkoopinstellingen heeft aangegeven dat inkoopfacturen gefiatteerd moeten worden kunt u hier een fiatteur ingeven.

Tabblad - Leveringsgegevens

Afleverdatum
Hier kunt u de ontvangst datum vastleggen.

Afleveradres
Hier kunt u een afleveradres selecteren.

Afleverwijze
Hier kunt u een afleverwijze selecteren.

Tabblad - Valuta

Valuta
De valuta die hier wordt weergegeven, is de valuta die u aan de crediteur heeft gekoppeld. Als u geen valuta aan deze crediteur heeft gekoppeld, wordt de standaard valuta uit de financiële instellingen weergegeven. U kunt de valuta wijzigen als u 'Wijzigen crediteurgegevens' heeft aangekruist in de inkoopinstellingen. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register van inkomende facturen. U kunt dit veld dan niet wijzigen.

Koers
Hier wordt de koers weergegeven van de ingevulde valuta, ten opzichte van de Euro. De koersen van EMU-valuta kunnen niet gewijzigd worden, nadat u de Euro wizard gedraaid heeft. U kunt dit veld wijzigen als u deze instelling 'Wisselkoers wijzigen' in de inkoopinstellingen aankruist. Voor deze valuta dient dan wel de instelling 'Variabele dagkoers' in [Finance: Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta] in het Finance menu aangekruist te zijn. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register van inkomende facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen.

Inkoopfactuurbedrag
Vul in dit veld het totaalbedrag in zoals dat op de inkoopfactuur weergegeven is. U kunt er ook voor kiezen het veld Totaalbedrag pas in de regels in te vullen. Dit veld is gevuld als u gebruik maakt van een factuur uit het register van inkomende facturen. U kunt dit veld niet wijzigen als u een inkoopfactuur invoert die gekoppeld is aan een factuur uit het register van inkomende facturen.

Bedrag G-Rekening
Vul hier het bedrag in wat naar een geblokkeerde bankrekening geboekt moet worden.

Betalingsverschil
Hier staat het verschilbedrag tussen het totaal van de bedragen in de inkoopfactuuregels en het totaalfactuurbedrag.

Tabblad - Voorwaarden

Betaalwijze
U kunt hier kiezen op welke wijze u de crediteur wilt betalen. Standaard wordt hier de betaalwijze weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld. U kunt kiezen uit: Kas, Bank, Giro, Incasso, Acceptgiro, Cheques, Alleen cheque-overzichten, Wissels of Wissels direct naar bank.

Betalingsconditie
In dit veld wordt als standaard de betalingsconditie weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld. Als u geen betalingsconditie aan de crediteur heeft gekoppeld komt hier als standaard de betalingsconditie op die u in de financiële instellingen heeft geselecteerd, op het tabblad 'Subadmin.' in het veld 'Standaard BetCond crediteur'. U kunt de standaard betalingsconditie wijzigen.

Gestructureerde mededeling
Wanneer u deze optie aanvinkt zal in de betaalopdracht een gestructureerde mededeling (OGM) worden meegegeven.

Betalingskenmerk
Het betalingskenmerk bestaat uit het klantnummer op deze inkoopfactuur en de omschrijving ervan. Het is bedoeld voor snellere herkenning tussen de openstaande posten en de betalingen. U kunt dit kenmerk wijzigen.

Vervaldatum
Dit is de datum waarvoor de inkoopfactuur betaald dient te zijn. De datum is gebaseerd op de betalingsconditie.

Week
Hier wordt de week weergegeven die hoort bij de vervaldatum.

Banknummer
Dit veld wordt gevuld met het primaire bankrekeningnummer zoals bij de crediteur is vastgelegd. Als bij de crediteur meerdere bankrekeningnummers zijn vastgelegd kunt u een ander bankrekeningnummer selecteren.

Valuta
Hier wordt de valutacode van het bankrekeningnummer weergegeven.

Tabblad - Overige

Percentage factuurkorting
Hier wordt het percentage korting weergegeven dat u over de factuur krijgt. Dat percentage is gebaseerd op de betalingsconditie.

Wijzig: Factuurkorting
Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u de factuurkorting handmatig aanpassen.

Factuurkorting bedrag
Dit bedrag wordt gevuld met de factuurkorting. 

Kostencode
Hier kunt u een kostencode selecteren.

Orderkosten
Hier worden de orderkosten weergegeven van de inkoopfactuur.

Vrachtkosten
Hier worden de vrachtkosten weergegeven van de inkoopfactuur.

Aantal perioden
Wanneer de kosten van deze inkoopfcatuur over meerdere perioden verdeeld moeten worden kunt u hier het aantal perioden ingeven.

Aanvangsjaar periodeverdeel
Geef hier het boekjaar in vanaf wanneer de kosten verdeeld moeten worden.

Aanvangsperiode kostenverdeel
Geef hier de periode in vanaf wanneer de kosten verdeeld moeten worden.

Tabblad - Notities

Op dit tabblad kunt u notities die betrekking hebben op de inkoopfactuur voorzien van de datum/tijd stempel vastleggen.

Tabblad - Documenten

Op dit tabblad kunt u een (gescand) document koppelen aan de inkoopfactuur.

Tabblad Totalen

Dit tabblad toont de totaal bedragen ex. BTW, BTW en Incl. BTW van de inkoopfactuurregels, orderkosten, vrachtkosten en factuurkorting.

Regels

Hier worden de inkoopfactuurregels die gekopiëerd zijn uit de bestelling of ontvangst getoond. U kunt de regels aanpassen en regels toevoegen.

Artikelcode
Hier staat uw eigen artikelcode

Artikelgroep
De artikelgroep bepaald op welke grootboekrekening de ontvangst geboekt gaat worden bij het verwerken van de inkoopfactuur.

Aantal: Gefactureerd
Het aantal te factureren artikelen. Dit veld wordt voorgevuld met het aantal uit de bestelling of ontvangst.

Bestelling
Dit veld wordt voorgevuld als u de ontvangst invoert op basis van een bestelling.

OntvNr.
Dit veld wordt voorgevuld als u de inkoopfactuur invoert op basis van een ontvangst.

Exact Financials Enterprise > Purchase > Inkoopfacturen > Inkoopfacturen invoeren
 

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 25.726.255
 Assortment: Exact Financials  Date: 08-07-2015
 Release:  Attachment:
 Disclaimer