Exact Financials

Reminder - Controlelijst

[Finance: Debiteuren, Betalingsherinneringen, Controlelijst]

Tabblad - Criteria

Selectie

U heeft de mogelijkheid om zelf de gewenste selectiecriteria in te stellen. Hier worden alleen de selectiecriteria beschreven welke direct van belang zijn voor het herinneringenproces.

Debiteur
Geef aan voor welke debiteuren de te maken herinneringsrun van toepassing is.

Dagboek
Geef aan uit welke dagboeken openstaande posten in de herinneringsrun dienen te worden opgenomen.

Taal
Als u een herinneringsrun per taal aanmaakt, selecteert u hier de aan de debiteuren gekoppelde talen waarvoor u een herinnering wenst aan te maken. Taalcodes kunnen worden gekoppeld aan debiteuren in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].

Categorie
Debiteuren kunnen worden toegekend aan een debiteurencategorie in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud]. Geef hier aan voor welke debiteurencategorieën de openstaande posten in aanmerking voor een herinnering komen.

Boekstuknummer
Geef aan welke openstaande posten op basis van hun boekstuknummer in de herinneringenrun dienen te worden opgenomen.

Ouderdom
Geef het ouderdomstraject aan dat moet worden gehanteerd om de openstaande posten te selecteren. De ouderdom is gedefinieerd als het aantal dagen gerekend vanaf de factuurdatum. Alleen openstaande posten binnen dit traject verschijnen op de controlelijst en op de afgedrukte betalingsherinnering.

Blokkeren
Hiermee kunt u in andere overzichten van openstaande posten een filter leggen op posten met een status geblokkeerd. Bij het genereren van een controlelijst ten behoeve van herinneringen heeft dit veld als filter geen functie omdat geblokkeerde posten zijn uitgesloten van herinneringen.

Voorbeeld
U kunt openstaande posten die jonger zijn dan 14 dagen buiten de lijst of de herinnering houden door 15 dagen in te voeren als de minimale ouderdom.

Betaalwijze
Geef aan met welke betaalwijze de openstaande post voldaan dient te worden om voor selectie in aanmerking te komen.

Voorkeuren

Selectie debiteuren
Geef aan welke openstaande posten worden opgenomen in de controlelijst dan wel welke herinneringen moeten worden afgedrukt. Ook voor debiteuren met een negatief saldo (bijvoorbeeld ten gevolge van creditnota's) kan het voorkomen dat u betalingsherinneringen wilt afdrukken. U hebt de volgende mogelijkheden:

{Altijd herinnering afdrukken}Alle debiteuren, ook die met een negatief saldo op de debiteurenkaart.
{Saldo debiteur positief}: Alleen debiteuren met een positief totaalsaldo op de debiteurenkaart. Bij de berekening van het saldo worden ook de openstaande posten betrokken die niet voor afdrukken in aanmerking zouden komen.
{Saldo af te drukken positief}: Alleen debiteuren waarvan het saldo van de af te drukken openstaande posten positief is. Bij de berekening van het saldo worden alleen openstaande posten gebruikt die daadwerkelijk zouden worden afgedrukt op de betalingsherinneringen.

Datum
Hier geeft u aan met welke datum van de openstaande post gerekend moet worden. U heeft de volgende mogelijkheden:

{Gebruik vervaldatum openstaande post}
{Gebruik betalingsconditie}
{Gebruik datum openstaande post}

Aantal dagen na laatste herinnering
Geef aan hoeveel dagen na de vorige herinnering de volgende herinnering verstuurd moet worden. De datum wordt voor elke debiteur bijgehouden in het veld 'Laatste her.' in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud]. Na het uitvoeren van een herinneringsrun, wordt dit veld voor elke debiteur automatisch bijgewerkt.

Voorbeeld
U hebt vijf dagen geleden betalingsherinneringen gestuurd aan een aantal debiteuren. Voer in dit veld '5' (of een hoger getal) in om er zeker van te zijn dat deze debiteuren niet de betalingsherinneringen ontvangen die u op dit moment aan het versturen bent.

Inclusief: Creditnota's
Als het totaal van openstaande posten een positief saldo oplevert, wilt u misschien creditfacturen meenemen. Zet de instelling aan om creditfacturen mee te nemen in de selectie van de af te drukken openstaande posten.

Gebruik: Vervaldatum creditnota's
Deze optie bepaalt of de vervaldatum van creditnota's toegepast dient te worden bij het afdrukken van herinneringen. Indien deze optie niet gebruikt wordt terwijl de optie 'Inclusief : Creditnota's' is aangevinkt, worden alle creditnota's geselecteerd op de controlelijst.

Gebruik: Bedrag na boeken
Als u dit veld markeert, worden naast verwerkte ook niet verwerkte boekingen meegenomen in de gemaakte selectie.

Inclusief: Rekening-Courant boekingen
Markeer deze optie als u in de herinneringsrun de openstaande posten in de huidige administratie wilt meenemen waarvan het bedrag is gecorrigeerd met de afboekingen op deze openstaande posten vanuit een andere administratie.

Meerdere herinneringen per debiteur
Deze optie is niet te gebruiken bij de selectie van een controlelijst.

Datum (generatie)
Geef aan op welke datum de controlelijst is samengesteld of de herinneringen afgedrukt zijn. Wanneer u de definitieve herinneringen afdrukt, wordt deze datum vastgelegd voor de gekozen openstaande posten. U kunt deze datum controleren in het veld 'Laatste her.' in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].

Afdrukken
Deze sectie wordt niet gebruikt bij de controlelijst.

Groeperen
Hier bepaald u de sortervolgorde van het verslag: Controlelijst: Debiteuren openstaande posten.

Verslag
In het verslag kan de kolom 'Documenten' opgenomen worden. Wanneer een openstaande post het gevolg is van een verkoopfactuur die in Financials is afgedrukt/gemaild en verwerkt, zal in deze kolom aangegeven zijn dat er een PDF van de factuur gekoppeld is. De PDF is in een preview te bekijken.
Als er geen factuur PDF in de administratie is zal de kolom in eerste instantie leeg zijn. Na het definitief afdrukken van een herinnering zal deze PDF aan de openstaande post gekoppeld worden. Als het overzicht opnieuw opgevraagd wordt kan de PDF vanuit de kolom 'Documenten' bekeken worden.
De PDF van een verkoopfactuur zal niet vervangen worden door de link naar de herinnering.

Exact Financials Enterprise > Herinneringen > Finance: Debiteuren, Betalingsherinneringen, Controleliijst