Facturen mailen via mailbox Exact AEC versie 1.36 en hoger

Benodigdheden:

• Er dient een email account met inloggegevens aanwezig te zijn om deze verkoopfacturen te kunnen mailen.
• De benodigde mailserver gegevens kunnen indien nodig opgevraagd worden bij uw systeembeheerder.
• In de relatiekaart debiteur dient aangegeven te worden dat de verkoopfactuur via mail verzonden gaat worden.
• Bij gebruik van een Exchange server dient de IMAP service gestart te zijn.

Inrichting:

Voor het inrichten van mailboxen zie document 23.656.527 Beheer mailboxen.

Administratie instellingen wijzigen:

Na het instellen van de mailbox dient men in de administratie instellingen aan te geven wat de voorkeuren zijn voor factuurberichten.

Ga via Bestand > Administratiebeheer en open de betreffende administratie.

Ga naar het tabblad Digitale berichten.

Selecteer bij Mailbox factuurberichten de ingestelde Exchange mailbox. Herhaal deze stappen voor alle administraties waaruit u digitale facturen wil kunnen verzenden.

Inrichting ten behoeve van het digitaal verzenden van een factuur bij relaties: 

Start de module relaties en open de kaart van de betreffende debiteur. Ga naar het tabblad Relatietype > Debiteur.

Onder het tabblad debiteur kunt u in de groep Facturering de volgende instellingen opgegeven:

Factuur verzendwijze: Kies voor E-Mail.

Factuur E-Mailadres: Hier geeft u het E-Mailadres op van de ontvanger.

PDF: Zet deze aan om de factuur als PDF bijlage in de e-mail naar de debiteur te zenden. 

Sales in de Bouw: Zet deze aan om de factuur als Sales in de bouw (XML) bijlage in de e-mail naar de debiteur te zenden.

Probleemoplossing:

• Bij het verzenden van e-mail volgt de foutmelding 'Mailbox unavailable. The server response was: 5.7.1 Client does not have permissions to send as this sender'. Dit betekent dat de mailserver het niet toestaat om een e-mail te verzenden met een andere afzender dan die van de opgegeven gebruiker. Exact AEC probeert via het opgegeven account een e-mail te sturen met als verzender het 'e-mailadres afzender' uit de mailboxinstelling. Oplossingen:
  1. In het veld 'E-mailadres afzender' in de mailboxinstellingen (Stamgegevens) het e-mailadres opnemen van het account onder 'gebruikersnaam' dat in de mailbox (factuurberichten) is opgegeven.
  2. Controleer op de mailbox instellingen op de mailserver de setting 'send as permission'.
• De melding 'Postbus niet beschikbaar. Het serverantwoord is: 5.7.1 Unable to relay' geeft aan dat de mailserver niet toestaat dat er gebruik wordt gemaakt van 'Relay'. Oplossing: Op de mailserver instellen (door uw systeembeheerder) dat 'relay' is toegestaan (bij voorkeur voor een IP-reeks van interne adressen).
• De melding 'Een verbindingspoging is mislukt omdat de verbonden party niet correct heeft geantwoord na een bepaalde tijd, of de gemaakte verbinding is mislukt omdat de verbonden host niet heeft geantwoord 10.0.1.1:993' bij het uitvoeren van de verbindingstest kan aangeven dat op de Exchange mailserver de service IMAP nog niet draait. Stel deze op 'automatisch' in en start de service.