Afschriften importeren

In het bovenstaande voorbeeld staat in uw importdirectory één nieuw afschrift. Daaronder ziet u de subdirectory van uw bank. Als u het afschrift importeert, wordt de importdirectory gecontroleerd in de instellingen van uw administratie. Als een bestand voldoet aan de vereisten, wordt het getoond bij het importeren.

Bovenin het scherm ziet u staan hoeveel rijen standaard in uw scherm getoond worden.  Het is ook mogelijk om in dit veld een andere waarde in te voeren als u meer of minder afschriften wilt zien. Als u naar de volgende selectie van bijvoorbeeld 50 afschriften wilt bladeren, gebruikt u de opties 'Vorige' en 'Volgende'. Deze worden enkel actief als het aantal afschriften groter is dan de selectie.

In de kolom status kunt u de status van het afschrift zien. De status 'Nieuw' geeft aan dat het afschrift nog niet is geïmporteerd in uw administratie. Voor deze afschriften is ook nog geen boeking of mutatie aanwezig. Wanneer u een afschrift importeert en de import mislukt dan wordt de status aangepast naar 'Importeren mislukt'. Wanneer het afschrift wel geïmporteerd kan worden wordt er voor het afschrift een boeking/mutatie aangemaakt en heeft het afschrift de status 'Geïmporteerd'. Als het afschrift de status 'Geïmporteerd' heeft, is de importbewerking afgerond.

Datum afschrift

Hier kunt u een datumtraject opgeven waarmee u een selectie kunt maken op de afschriftdatum van de afschriften die u wilt zien. Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Methode' de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd.

Datum import

Middels deze optie kunt u een selectie maken op de importdatum. Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Methode' de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd.

Bankrekening

Via deze optie kunt u een selectie maken op een bankrekening. Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Methode' de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd.

Methode

Deze optie is alleen aanwezig wanneer uw administratie is ingericht voor het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Exact Banking Gateway. Wanneer uw administratie niet is ingericht is deze optie niet zichtbaar en staat deze automatisch ingesteld op 'Handmatig'.

Hier kunt u aangeven hoe u de bankafschriften wilt selecteren. Met de optie 'Handmatig' kunt u bankafschriften importeren die u via het bankpakket of de website van de bank heeft geëxporteerd. Wanneer u werkt met het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Exact Banking Gateway kunt u middels de optie 'Elektronisch bankieren' de bankafschriften importeren.

De volgende knoppen zijn niet actief wanneer u bij 'Methode' de optie 'Elektronisch bankieren' heeft geselecteerd:

• Zoeken: Het zoeken naar bestanden is niet noodzakelijk. Bij het klikken op 'Actualiseren' haalt het systeem automatisch alle nieuwe afschriften (die nog niet zijn geïmporteerd) op uit de digitale brievenbus.
• Analyse: Aangezien er geen afschriften worden geïmporteerd zijn er ook geen transacties aanwezig waarvoor de analyse kan worden uitgevoerd.
• Verwijderen: Het is niet toegestaan om afschriften uit de digitale brievenbus te verwijderen.  

Nadat u het afschrift heeft geselecteerd, kiest u voor 'Importeren'. Het afschrift wordt vervolgens geïmporteerd. Als u ervoor kiest een afschrift te importeren, wordt er een aantal controles uitgevoerd, bijvoorbeeld op de valutacode van de bankrekening. Als in uw administratie een bankrekening is opgenomen voor USD en u een EUR-afschrift wilt inlezen, krijgt u de melding 'Valuta van afschrift is niet gelijk aan valuta van bankrekening'. Het afschrift krijgt dan de status 'Importeren mislukt' omdat deze niet goed geïmporteerd is. Als het afschrift de status 'Geïmporteerd' heeft, is de importbewerking afgerond.

Log

Deze knop is alleen aanwezig wanneer u in de bankinstellingen de optie Gegevens log: Import van bankafschriften heeft aangevinkt. Met deze knop opent u het gegevens log van de bankafschrift import. Dit log toont de loggegevens van alle bankimports die hebben plaatsgevonden. U kunt het log in de eenvoudige of geavanceerde modus bekijken. U beschikt hier over de volgende velden en kolommen

Eenvoudige modus

Datum import

Dit betreft de datum waarop de import is uitgevoerd

Status

De status van het afschrift

Bank

De naam van de bank waarop het afschrift betrekking heeft.

Bestandsnaam

De bestandsnaam van het afschrift.

Bijlage

Een vinkje geeft aan of het geïmporteerde afschrift bestand gekoppeld is.

Geavanceerde modus

Bestandsnaam

De bestandsnaam van het afschrift.

Datum afschrift

De datum van het afschrift.

Afschriftnummer

Het afschriftnummer.

Eigen bankrekening

Het eigen betaalmiddel waarop het afschrift betrekking heeft.

Crediteurnummer

Wanneer het afschrift is toegewezen aan een crediteur, wordt hier het crediteurnummer getoond

Debiteurnummer

Wanneer het afschrift is toegewezen aan een debiteur, wordt hier het debiteurnummer getoond

Toewijzingscriteria

In deze kolom wordt getoond op basis waarvan het afschrift is toegewezen:

• Betalingsreferentie
• Tegenbankrekening
• Tegen naam
• Factuurnummer
• Bankcrediteur
• Toewijzingsregels

Toewijzingsstatus

Hier wordt de toewijzingsstatus aangegeven: Toegewezen of Niet toegewezen.

Aflettercriteria

Wanneer het afschrift is afgeletterd wordt hier aangegeven op basis waarvan het is afgeletterd:

• Run: EREF, ID
• Run: PREF, ID
• Run: Toewijzingsregels
• Run 0. Tegenbankrekening, factuurbedrag
• Run 1: Debiteur/Crediteur, Onze Ref.
• Run 2: Debiteur, Betalingsreferentie
• Run 3: Crediteur, Betalingsreferentie
• Run 4: Bankrekening, Onze Ref., Bedrag
• Run 5: Bankrekening, Betalingsreferentie
• Run 6: Debiteur, Onze Ref.
• Run 7: Bankrekening, Bedrag
• Run 8: Onze Ref., Bedrag
• Run 9: Betalingsreferenties, vervaltermijnen
• Run 10: Extra afstemming (dit is alleen van toepassing wanneer de instelling Geavanceerde afletterrun in de bankinstellingen is aangevinkt)

Afletterstatus

Hier wordt de afletterstatus aangegeven: Afgeletterd of Niet afgeletterd. 

Actualiseren

Met deze knop kunt u het selectiescherm actualiseren. Hierdoor zal het pakket in de importdirectory die u in de bankinstellingen heeft gedefinieerd gaan kijken, of er nieuwe afschriften aanwezig zijn. Indien dit het geval is, zullen deze vervolgens worden getoond.

Zoeken

Het afschriftbestand moet in de importdirectory staan die u in uw instellingen gedefinieerd heeft. Als het afschrift in een andere directory staat, is het mogelijk om via 'Zoeken' het bestand te zoeken in de Windows Verkenner.

Importeren

Als u op de knop 'importeren' klikt verschijnt het onderstaande scherm:

U kunt hier aangeven welke aflettermethode gehanteerd dient te worden tijdens bankimport.

Hoge snelheid (zoeken en afletteren enkel op basis van factuurnummer)
Wanneer u voor deze optie kiest zal het afletteren gebeuren op basis van de volgende afstemcriteria:

Run 0. Tegenbankrekening, factuurbedrag
Run 1: Onze referentie en Debiteurnummer
Run 2: Extra afstemming functionaliteit, Afstemmen van één betaling met meerdere facturen bij import bankafschrift is verbeterd

Lage snelheid (maximaal zoeken en afletteren) Afstemming vindt plaats op basis van de volgende afstemmingscriteria. De afstemcriteria welke worden gehanteerd zijn:

Run 0. Tegenbankrekening, factuurbedrag
Run 1. Debiteur/Crediteur, Onze Ref
Run 2. Debiteur, Betalingsreferentie
Run 3. Crediteur, Betalingsreferentie
Run 4. Bankrekening, Onze Ref, Bedrag
Run 5. Bankrekening, Crediteur, Betalingsreferentie
Run 6. Debiteur, Onze Ref
Run 7. Bankrekening, Bedrag
Run 8. Onze ref, Bedrag
Run 9: Betalingsreferenties, vervaltermijnen
Run 10. Extra matching

Als een afschrift niet geïmporteerd kan worden, wordt in de linkerbenedenhoek de reden weergegeven.

Geavanceerde afletterrun

Met deze knop u extra afstemmings criteria opgeven, waardoor afstemming van meerdere facturen met één betaling/ontvangst wordt verbeterd.

Analyse

Via deze knop worden de verschillen tussen het eerder geïmporteerde afschrift en de aanwezige banktransacties vergeleken. Juiste gegevens worden gebaseerd op het originele importbestand. Het systeem controleert op zaken zoals bankrekeningnummers, afschriftnummers, totaal debet en credit transacties, aantal transacties per afschrift en bestandsnaam.

Openen

Met behulp van de optie 'Openen' kunt u een geselecteerd afschriftbestand openen. Het bestand wordt dan in een Notepad formaat geopend, zodat u kunt controleren of alle gegevens goed gevuld zijn, en het afschrift de gewenste informatie bevat. Dit is een handige optie op het moment dat een afschrift wordt verworpen. U kunt dan zo in het afschriftbestand kijken wat er ontbreekt of niet correct is gevuld.

Verwijderen

Afschriftbestanden met de status 'Nieuw' kunnen met deze knop verwijderd worden. Een afschrift met de status 'Nieuw' is nog niet als boeking/mutatie in de administratie. Bij het verwijderen van een afschrift met de status 'Nieuw' wordt dan ook geen boeking/mutatie verwijderd, maar alleen het afschrift. Als u reeds een afschrift heeft geïmporteerd (Status 'Geïmporteerd'), dan is er wel een boeking/mutatie aanwezig in de administratie. In dat geval kunt u deze verwijderen via [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] of door de bankboeking in menu Financieel te verwijderen.

Sluiten

U verlaat dit scherm.