Exact Financials

Sales Invoice and Order Manual - Inleiding Exact Sales

Inleiding Exact Sales Invoice and Order

Inleiding

De hoofdstuk beschrijft de belangrijkste functionaliteit van Exact Sales Invoice and Order. Exact Sales Invoice and Order bestaat uit twee delen: het invoeren en verwerken van verkooporders en het invoeren en verwerken van verkoopfacturen. Voordat u verkooporders en verkoopfacturen kunt invoeren in Exact Sales Invoice and Order, dient u instellingen te definiëren en stamgegevens aan te maken.

Verkooporders

De beschrijving van de functionaliteit van Exact Sales is gebaseerd op de stappen van het proces, die u kunt zien in het procesdiagram. Hieronder vindt u een samenvatting van de verschillende stappen van het invoeren en verwerken van verkooporders.

• Verkooporders invoeren 

  Nadat orders zijn ingevoerd kunt u de orders weer opvragen en aanpassen.

• Verkooporders controleren en goedkeuren 

  Nadat u een verkooporder hebt ingevoerd, kunt u controleren of de order ook goed is ingevoerd. Een verkooporder kan worden gecheckt aan de hand van een proefdruk van de orderbevestiging of met een van de overzichten. Als er een fout gevonden wordt, kan dit worden gecorrigeerd voordat de definitieve verkooporder wordt afgedrukt. Om er zeker van te zijn dat fouten worden ontdekt voordat de definitieve verkooporder wordt afgedrukt, kunt u de optie van het fiatteren van verkooporders gebruiken. Dit houdt in dat de orders officieel goedgekeurd moeten worden voordat ze kunnen worden afgedrukt. Zie [Sales; Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].

• Orderbevestigingen afdrukken 

  Verkooporderbevestigingen kunnen worden gebruikt door de debiteur om de order te controleren. Als de debiteur een fout ontdekt, kan hij dit aan u doorgeven en zo kunt u de verkooporder aanpassen voordat de goederen daadwerkelijk worden verstuurd. U kunt in uw instellingen aangeven of u gebruik wilt maken van orderbevestigingen. Zie [Sales; Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].

• Backorders afhandelen

  Als er onvoldoende voorraad aanwezig is om een order af te handelen, kan de verkooporder in backorder worden geplaatst. Zodra de goederen zijn geleverd worden ze op voorraad genomen en kan de backorder worden afgehandeld, zodat de goederen naar de klant kunnen worden verstuurd.

• Pakbonnen afdrukken 

  Informatie aangaande de levering van de goederen wordt afgedrukt op de pakbon. De pakbon wordt samen met de goederen naar de klant verzonden, zodat de klant kan controleren of hij alle goederen heeft ontvangen. Een pakbon kan worden afgedrukt zodra de verkooporder is gecontroleerd en goedgekeurd. Bij het definitef afdrukken wordt direct een factuur gegenereerd.

Verkoopfacturen

De beschrijving van de functionaliteit van Exact Sales is gebaseerd op de stappen van het proces, die u kunt zien in het procesdiagram. Hieronder vindt u een samenvatting van de verschillende stappen van het invoeren en verwerken van verkoopfacturen.

• Verkoopfacturen aanmaken

  Exact Sales biedt verschillende manieren om facturen aan te maken. Als u ook gebruik maakt van de verkooporder module, wordt een factuur aangemaakt zodra de pakbon wordt afgedrukt.

• Verkoopfacturen aanmaken

  U kunt facturen ook handmatig invoeren. Na het invoeren van de facturen kunt u ze opvragen en aanpassen.

• Controleren, fiatteren, afdrukken en verwerken van facturen

  Nadat u facturen hebt ingevoerd, dient u te controleren of deze correct zijn ingevoerd, ofwel met proeffacturen of met de beschikbare overzichten. Als er fouten worden gevonden, corrigeer deze dan voordat de definitieve facturen worden afgedrukt. U kunt bij de instellingen aangeven dat u eerst de facturen moet fiatteren voordat ze afgedrukt kunnen worden. Als ze niet zijn gefiatteerd, kunt u ze niet afdrukken. Na het proefafdrukken en het verbeteren van de eventuele fouten, kunt u de facturen definitief afdrukken. U kunt ervoor kiezen dat de facturen na definitief afdrukken automatisch worden verwerkt, maar u kunt ook handmatig verwerken. Zie [Sales; Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].

• Creditnota's aanmaken

  Soms worden er per ongeluk incorrecte facturen verstuurd. Er dient dan een creditnota te worden aangemaakt en verstuurd naar de klant. Als de definitieve factuur nooit is ontvangen of beschadigd is, kunt u een kopiefactuur aanmaken.

Procesdiagram