Voor het voeren van een correctie administratie zijn uw administratiegegevens van groot belang. De instellingen voor administratiegegevens bepalen onder andere de valuta van uw administratie, uw adres, en een aantal belangrijke fiscale nummers. Het adres dat uw opgeeft wordt standaard afgedrukt als afzenderadres. Uw fiscale nummers worden gebruikt voor uw belastingaangiftes.
De instellingen die u hier ziet kunnen afwijken en zijn afhankelijk van de samenstelling van uw licentie.
Sectie Administratie
Administratie
Dit is het nummer van uw administratie. Dit nummer heeft u opgegeven bij het aanmaken van deze administratie en staat daarna vast, het is niet te wijzigen. Voordat u een nieuw nummer aanlegt, is het handig te overleggen met uw accountant. Het kan zijn dat er een bepaald nummer aan uw administratie wordt toegekend.
Relatie
In dit veld dient de relatiecode van de administratie (uw eigen relatienummer) te worden ingevuld. Wanneer deze relatie nog niet is aangemaakt, kunt u deze aanmaken in het menupad [Compact, Crediteuren, Onderhouden]. Deze relatie wordt bijvoorbeeld als debiteur/crediteur gebruikt wanneer u in het memoriaal een bedrag van de ene naar de andere bank overboekt.
Bedrijfsnaam
Hier dient u de naam van uw bedrijf op te geven. Deze naam wordt gebruikt bij het afdrukken van overzichten en kunt u toevoegen op de verschillende lay-outs. Op het moment dat de bedrijfsnaam is gewijzigd, wordt deze wijzigingen opgenomen in het XML bestand van de eerstvolgende Incassorun.
Adresregel 1,2,3/Postcode/ Woonplaats/ Staat provicie/ Land
De adresgegevens van de administratie kunnen hier worden ingevuld. Deze gegevens komen tevens terug in verschillende verslagen.
Telefoonnummer/ Faxnummer/ Telex/ Web-adres
Het telefoonnummer, faxnummer en telexnummer van deze adminstratie kunt u hier invullen.
Contactpersoon
De contactpersoon die u hier opgeeft wordt standaard afgedrukt als contactpersoon voor uw organisatie op onder andere facturen, etc.
Sectie Nummers
BTW-nummer
Hier kunt u, uw btw-nummer opgeven. Di wordt gebruikt bij uw btw-aangifte. Om de aangifte correct te kunnen aanleveren is het van belang dat uw btw-nummer correct is gevuld. Een Nederlands btw-nummer dient uit 14 tekens te bestaan. De opbouw bestaat uit de landcode gevolgd door 12 karakters (9 cijfers, een B en 2 cijfers). De 10e positie na de landcode is altijd een 'B' (bijvoorbeeld: NL802511612B01 / (NL001234567B01). Indien het nummer na de landcode korter is dan 9 cijfers dan dient u deze op te vullen met nullen na de landcode. Verder dient het BTW-nummer geen spaties, punten, streepjes of andere tekens te bevatten.
Loonheffingennummer
Dit veld wordt alleen getoond wanneer u een licentie heeft voor Exact Compact Salaris. Hier wordt automatisch het loonbelastingnummer ingevuld dat u heeft ingegeven in de 'inrichten salarisadministratie wizard'.
Rekeningnummer bank
Hier kunt u het bankrekeningnummer opgeven van uw bedrijf. Het bankrekeningnummer dat u hier opgeeft wordt standaard gebruikt bij het boeken in het inkoopboek, waardoor u snel en gemakkelijk de posten via [Compact, Bankrekeningen, Crediteuren] kunt selecteren en betalen.
Nummer kamer v. koophandel
Hier geeft u het nummer op waarmee uw bedrijf is geregistreerd bij de kamer van koophandel.
Plaats kamer v. koophandel
De plaats waar u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Sectie Exact Shared Cloud Services
De velden in deze sectie zijn van toepassing voor het elektronisch factureren, de automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank
en het
exporteren van salaris journaalposten naar Exact Online. Voor deze
functies dient u een een digitale brievenbus / Exact Shared Cloud Services (ESCS) account
aan te vragen.
Bedrijfsnaam
Geef de bedrijfsnaam op. Deze bedrijfsnaam wordt gebruikt voor de
registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account.
Opmerkingen:
- De bedrijfsnaam die u opgeeft, moet
gelijk zijn aan de bedrijfsnaam die u bij de Kamer van
Koophandel heeft geregistreerd.
- De bedrijfsnaam moet overeenkomen met de tenaamstelling van de opgegeven
bankrekening.
E-mail
Geef het e-mailadres op. Dit e-mailadres wordt gebruikt voor de
registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account.
BTW-nummer
Geef het btw-nummer op. Dit btw-nummer wordt gebruikt voor de registratie
van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account.
OB-nummer
Hier kunt u uw OB-nummer opgeven. Dit nummer wordt gebruikt bij de
communicatie met de Belastingdienst. Het ondersteunde formaat voor het
OB-nummer veld is “XXXXXXXXXBXX” en wordt gevalideerd door middel van
het Elfproef-algoritme.
Rekeningnummer bank
Geef het bankrekeningnummer op. Dit nummer wordt gebruikt voor de
registratie van het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account.
Opmerking: De bedrijfsnaam moet overeenkomen met de tenaamstelling van de opgegeven
bankrekening.
Nummer kamer v. koophandel
Geef het KvK-nummer op. Dit nummer wordt gebruikt voor de registratie van
het Exact Shared Cloud Services (ESCS) account.
Bestaand account bijwerken naar een ESCS account
Wanneer een reeds een digitaal brievenbus account heeft, maar nog geen ESCS
account, kunt u hiermee uw digitale brievenbus account bijwerken met de gegevens
die nodig zijn voor een ESCS account. Wanneer het succesvol is bijgewerkt wordt
de melding "Met succes afgehandeld" getoond. U dient hierna weer de
verificatiegegevens te fiatteren door op
ESCS verificatiegegevens fiatteren te klikken.
Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u nog geen ESCS account heeft
aangemaakt, en er een groen vinkje staat bij Fiattering status. Verder is
deze optie alleen actief wanneer in de sectie Exact Shared Cloud Services
de velden Bedrijfsnaam, E-mail, BTW-nummer, Nummer kamer
v. koophandel en Rekeningnummer bank zijn gevuld.
Exact Shared Cloud Services (ESCS) account aanmaken
Dit pictogram is alleen actief wanneer er nog geen digitale brievenbus is
ingevoerd. Met deze knop wordt de webbrowser gestart en hierin wordt een pagina
geopend waarin u een
digitale brievenbus kunt aanvragen.
ESCS verificatiegegevens fiatteren
Via dit pictogram kunt u de verificatiegegevens fiatteren. Wanneer u op dit
pictogram klikt wordt een scherm geopend waarin u de gebruikersnaam en het
wachtwoord kunt opgeven.
Afhankelijk van uw situatie betreft dit het volgende:
Fiattering status
Hier wordt de status van de verificatie getoond. Wanneer de gegevens niet
(succesvol) zijn geverifieerd staat hier een X. Wanneer de gegevens succesvol
zijn geverifieerd staat hier een vinkje. U kunt de gegevens verifiëren via het
pictogram 'Verificatiegegevens fiatteren' hierboven.
Digitale Brievenbus
Nadat u een digitale brievenbus heeft aangevraagd ontvangt u een e-mail met
daarin de gebruikersnaam en wachtwoord voor uw digitale brievenbus. In dit veld
vult u het adres van uw digitale brievenbus in.
Nadat u de digitale brievenbus heeft ingevuld en de
verificatiegegevens heeft gefiatteerd,
worden bij het opslaan meteen de grootboekinstellingen geopend waar u het 'Inkoopboek (Elektronisch
factureren)' kunt opgeven. Tevens beschikt u na het bewaren over een menupad
voor de
digitale brievenbus.
Gebruik elektronisch bankieren
Deze optie is alleen actief wanneer de digitale brievenbus heeft ingevuld en
de verificatiegegevens heeft gefiatteerd. Met deze optie geeft u
aan dat u wilt werken met het
automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Exact Banking Gateway. Wanneer u deze
optie aanvinkt en vervolgens de instellingen bewaart wordt er verbinding gemaakt
met de digitale brievenbus. Wanneer er geen verbinding kan worden gemaakt
doordat bijvoorbeeld een onjuiste digitale brievenbus is gevuld wordt een melding getoond dat de
toegang is geweigerd. Op het moment dat er verbinding kan worden gemaakt worden
de in uw administratie aanwezige betaalmiddelen vergeleken met de betaalmiddelen
in de digitale brievenbus. Tevens worden de betaalmiddelen gerepliceerd. Bij dit
repliceren haalt Exact Compact de bankkoppelingen op en toont deze bij het
onderhoud van het betaalmiddel op het tabblad 'Instellingen' in de sectie
'Integratie elektronisch bankieren'.
Sectie Digitaal certificaat
Dit betreft algemene formaten die zijn ontwikkeld door overheden/instanties. Exact Compact biedt de mogelijkheid om met deze formaten te werken, maar heeft verder geen invloed op het formaat zelf. Meer informatie over deze formaten kunt u vinden op Internet of bij de betreffende instanties.
UBL / fInvoice
Indien u de te versturen gegevens digitaal wenst te ondertekenen kunt u gebruik maken van een digitaal certificaat. Hier kunt u het digitaal certificaat (PFX-bestand) selecteren van uw harde schijf. De verwijzing naar het bestand op uw harde schijf wordt dan opgeslagen. Bij het elektronisch verzenden van de facturen en bij het via e-mail versturen van een factuur met de optie 'eFactuur als bijlage' aangevinkt, worden deze dan digitaal ondertekend middels het hier gekoppelde certificaat. Het gebruik van een digitaal certificaat is niet verplicht. U kunt ook elektronisch facturen verzenden zonder een digitaal certificaat op te geven. U kunt het certificaat niet aanvragen via Exact, maar dit dient u aan te vragen bij derden.
Wachtwoord certificaat
Wanneer u gebruik maakt van een digitaal certificaat voor 'UBL/fInvoice' dient u hier het bijbehorende wachtwoord op te geven. Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig.
eFactura
eFactura is een XML formaat dat wordt gebruikt voor elektronische gegevens uitwisseling en is van toepassing op Spaanse debiteuren. Wanneer u bij het e-mailen van facturen of creditfacturen de optie 'eFactuur als bijlage' aanvinkt wordt er een eFactura bestand meegestuurd naar de Spaanse debiteuren. Het eFactura bestand dient digitaal ondertekend te zijn. De digitale handtekening kunt u hier koppelen.
Wanneer u hier gebruikt van maakt dient u dit digitale certificaat op iedere machine (waarmee u facturen verstuurt naar Spaanse debiteuren) in de Cert Store te importeren. Dit kunt u uitvoeren door op het explorer icoon achter dit veld te klikken.
Daarnaast dient u op iedere machine (waarmee u facturen verstuurt naar Spaanse debiteuren) Java runtime te installeren. Wanneer u dat niet doet wordt het eFactura bestand zonder digitale handtekening verstuurd.