One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Vreemde Valuta

 

Werken met vreemde valuta

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft het werken met verschillende valuta en wisselkoersen in Exact Financials Enterprise.

Procedure

  • Instellingen voor vreemde valuta definiëren: Voordat u met vreemde valuta kunt werken, moet u een paar instellingen definiëren. Het definiëren van instellingen wordt besproken in een andere deel van deze handleiding.
  • Vreemde valuta en wisselkoersen aanmaken: Om alle vreemde valuta en bijbehorende wisselkoersen waarmee u mogelijkerwijs in uw administratie wilt werken, aan te maken.
  • Facturen in vreemde valuta invoeren: Wellicht doet u zaken met buitenlandse debiteuren en crediteuren en verzendt of ontvangt u facturen in de valuta van het land waarin deze debiteuren of crediteuren zijn gevestigd.
  • Grootboekrekeningen, debiteuren of crediteuren herwaarderen: Als gevolg van koersverschillen kunnen er herwaarderingen nodig zijn om uw administratie actueel te houden.

Vreemde valuta aanmaken

U kunt bedrijven voor goederen en diensten niet alleen in binnenlandse valuta factureren, maar ook, als het om buitenlandse crediteuren of debiteuren gaat, in hun eigen valuta. Om dit te kunnen doen, moet u eerst de valuta in kwestie en de bijbehorende koersen aanmaken [Finance: Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta]. Enkele grootboekrekeningen moeten al zijn aangemaakt voordat u in uw administratie valuta kunt aanmaken.

Wisselkoersen aanmaken

Onderhoud de dagkoersen, officiële wisselkoersen (BTW) en gemiddelde koersen (consolidatie) via [Finance: Grootboek, Valuta, Onderhoud, Koersen].   Een overzicht van de koersen vraagt u op middels [Finance: Grootboek, Valuta, Overzichten, Koersen].

Kasboek per (vreemde) valuta

In Exact Financials Enterprise dient u per valutacode een apart kasboek aan te maken [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. In tegenstelling tot inkoop- en verkoopboeken en memorialen beschikt dit dagboektype niet over variabele valutacodes. U maakt valutadagboeken op dezelfde manier aan als gewone dagboeken. Het enige verschil is dat u aan de valutadagboeken specifieke valuta-informatie toevoegt.

Bankboek per (vreemde) valuta

De valuta van u bankboek geeft u aan in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Middels de markering van de optie "variabele valutacode", kunt u openstaande posten in vreemde valuta afboeken in de valutacode van de openstaande post. Als u de optie "variabele koers" in deze situatie markeert, dan kun u het veld "koers" wijzigen. Standaard wordt de dagkoers van de desbetreffende valuta voorgesteld. Het veld "koers openstaande post" is in deze situatie nooit wijzigbaar. Dit veld neemt in deze situatie de waarde van het veld "koers" over. De waarde welke wordt getoond in het veld "koers openstaande post" wordt gehanteerd om de openstaande post af te boeken.

Als u de optie "variabele valutacode" niet markeert, dan kunt u de openstaande post in vreemde valuta alleen in de valuta van het dagboek afboeken. Als u de optie "variabele koers" in deze situatie markeert, dan kun u het veld "koers openstaande post" wijzigen. Standaard wordt de dagkoers van de desbetreffende valuta voorgesteld. De waarde welke wordt getoond in het veld "koers openstaande post" wordt gehanteerd om de openstaande post af te boeken. Het veld "koers", wordt in een situatie waarbij de valuta van de administratie gelijk is aan de valuta van het bankboek, gevuld met de waarde "1.00".   

Facturen in vreemde valuta invoeren

Als u verkoopboekingen of inkoopboekingen vastlegt, kunt u deze in vreemde valuta invoeren als u in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken] de optie 'Variabele valuta' heeft gemarkeerd. Bij het invoeren van de factuur kiest u voor het veld waarin het (kop)bedrag wordt ingevoerd voor de gewenste valutacode. Op basis van de ingevoerde (factuur)datum, wordt de geldende dagkoers getoond. Het veld "koers" is wijzigbaar, indien u de optie "variabele dagkoers" heeft gemarkeerd voor het desbetreffende dagboek in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Als de gekozen valutacode overeen komt met de standaardvaluta van de administratie (hetgeen zichtbaar is in balk onderaan het hoofdscherm), dan is de koers gelijk aan "1" en kunt u de koers nimmer wijzigen.

Betalingen in vreemde valuta invoeren

In kas- en bankboeken kunt u alleen maar boekingen invoeren in één bepaalde valuta. Dit betekent dat u, als u boekingen wilt invoeren in verschillende valuta, per valuta die u wilt gebruiken een kas- en bankboek moet aanmaken. Bedragen worden bij verwerking van boekingen altijd omgerekend naar de standaard valuta. Dit houdt in dat de grootboek-, de debiteuren- en crediteurenkaarten altijd tegen de standaard valuta worden gewaardeerd. Wanneer in een openstaande post als gevolg van koersverschillen het betaalde bedrag verschilt van het oorspronkelijke bedrag, wordt dit verschil geboekt op een rekening "Koersverschillen". U koppelt deze rekeningen in [Finance: Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta].

U kunt betalingen invoeren [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Bankboek] in de valuta van uw keuze om openstaande posten af te boeken.

  • Voert u betalingen in vreemde valuta in, dan kunt u de koers accepteren die wordt voorgesteld in het veld 'Valuta' op de boekingsregel. De koers die hier gehanteerd wordt is afhankelijk van de instelling 'Gebruiken: Koers (Openstaande post)' uit het onderhoud van de valuta. Als deze optie niet is aangevinkt wordt de huidige koers gevuld. Als de optie aangevinkt is zal de koers van de openstaande post ingevuld worden. Deze koers kunt u wijzigen als u 'Variabele dagkoers' hebt aangezet in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken].
  • Wanneer u betalingen verricht, is de koers die in het veld 'Wisselkoers' staat, de koers van de vreemde valuta waarin de boeking is ingevoerd, ten opzichte van de standaard valuta. U moet de wisselkoers van de valuta waarin de betaling wordt ingevoerd, opgeven in het veld 'Valuta'.

Grootboekrekeningen herwaarderen

Om ervoor te zorgen dat uw administratie de financiële situatie van uw bedrijf nauwkeurig weergeeft, kan het nodig zijn uw grootboekrekeningen te herwaarderen. Hebt u bijvoorbeeld een paar boekingen in vreemde valuta en is de koers veranderd, dan moet u uw grootboekrekeningen bijwerken.

Herwaarderingsbestand voor grootboekrekeningen aanmaken

U kunt een grootboekrekening alleen maar herwaarderen als u 'Herwaarderen' hebt aangezet in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Hebt u dat niet gedaan, dan zijn er geen gegevens beschikbaar voor een herwaarderingsadvies. Tevens dient de grootboekrekning van het type 'Balansrekening' te zijn. Resultaatrekeningen worden niet geherwaardeerd. 

U kunt een herwaarderingsbestand aanmaken in [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen, Grootboek, Aanmaken herwaardering]. 

U kunt het resultaat van de herwaardering boeken op de kostenplaats die u hebt gekozen. De kostenplaats die u hebt gekozen in 'Kostenplaats', heeft voorrang op de kostenplaats die is gekoppeld aan de herwaarderingsrekening.

Herwaarderingsbestand voor grootboekrekeningen aanpassen

U kunt in [Finance: Grootboek, Herwaarderen, Grootboek, Wijzigen herwaardering] een herwaarderingsbestand wijzigen op een aantal manieren, namelijk door een grootboekrekening te veranderen, toe te voegen of te verwijderen. De valuta en het bedrag dat daarmee samenhangt, worden per rekening getoond, net als de gemiddelde koers en het herwaarderingsbedrag.

Om grootboekrekeningen te verwijderen die buiten de herwaardering moeten blijven, kiest u de betrokken rekeningen en klikt u op 'Verwijderen'.

Om bepaalde grootboekrekeningen te wijzigen vóór de herwaardering, klikt u op 'Openen', kiest u de gewenste rekeningen en voert u de gevraagde gegevens in.

Herwaarderingsbestand voor grootboekrekeningen verwerken

U kunt een herwaarderingsbestand verwerken in [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen, Grootboek, Verwerken herwaardering]. Er wordt een herwaarderingsverslag gemaakt. Nadat u alle benodigde informatie hebt ingevoerd, wordt er een boeking gemaakt en verwerkt.

  • De boeking wordt onmiddellijk verwerkt en is daarom niet te wijzigen.

Meest gestelde vragen

  • Wanneer kan ik een grootboekrekening herwaarderen?

    U kunt alleen maar herwaarderen als u 'Herwaarderen' hebt aangezet in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen].

  • Wat gebeurt er eigenlijk tijdens een herwaardering?

    Tijdens een herwaardering worden de grootboekrekeningen bijgewerkt. De mutatiebestanden veranderen niet. Er worden herwaarderingsmutaties toegevoegd als er een verschil optreedt.
    Het saldo in de standaardvaluta van de administratie zal wijzigen maar het saldo in de vreemde valuta blijft gelijk.
    Voorbeeld:
    1200 Grootboekrekening bank                                            Omschrijving:HW=USD <bdr in USD> : <gewogen gemiddeld verschl in koers>       <Bedrag in Standaard valuta>
    Aan 9100 Grootboekrekening Herwaarderingsresutaat    Omschrijving:HW=USD <bdr in USD> : <gewogen gemiddeld verschl in koers>                                                       <Bedrag in Standaard valuta>

  • Gesteld dat een bepaalde koers gelijk blijft, moet ik dan herwaarderen?

    Nee. Als de wisselkoers van een bepaalde valuta niet is gewijzigd, zal herwaardering geen verschil opleveren. Het herwaarderingsadvies zal in zo'n geval een bedrag van 0,00 weergeven.

Debiteuren / crediteuren herwaarderen

Om ervoor te zorgen dat uw administratie de financiële situatie van uw bedrijf nauwkeurig weergeeft, kan het nodig zijn om uw debiteuren en crediteuren te herwaarderen. Hebt u bijvoorbeeld een paar openstaande posten in vreemde valuta en is de koers veranderd, dan moet u de debiteuren en crediteuren in kwestie bijwerken.

  • Goed koopmanschap en het voorzichtigheidsbeginsel bepalen ook of en hoe u uw bestanden herwaardeert. Concreet betekent dit, dat herwaarderingen met een positief resultaat van de feitelijke herwaardering worden uitgesloten. Er is immers nog geen betaling ontvangen en het is daarom voorbarig om de vermogensaanwas al te boeken.

Herwaarderingsbestand voor debiteuren / crediteuren aanmaken

U kunt een herwaarderingsbestand aanmaken in [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen, Debiteuren, Aanmaken herwaardering] of [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen, Crediteuren, Aanmaken herwaardering].

Het resultaat van de herwaardering kunt u boeken op de kostenplaats die u hebt aangegeven.

  • De kostenplaats die u hebt gekozen in het veld 'Kostenplaats' heeft voorrang op de kostenplaats die is gekoppeld aan het herwaarderingsbestand.

Herwaarderingsbestand voor debiteuren / crediteuren aanpassen

Voordat u herwaardeert, kunt u wijzigingen invoeren, en wel voor debiteuren in [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen, Debiteuren, Wijzigen herwaardering] en voor crediteuren in [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen, Crediteuren, Wijzigen herwaardering]. U kunt zelfs afzonderlijke openstaande posten buiten de herwaardering houden. Als u bijvoorbeeld spoedig van een van uw debiteuren een betaling verwacht, wilt u misschien deze bepaalde openstaande post niet meenemen in de herwaardering.

Om openstaande posten te verwijderen die buiten de herwaardering moeten worden gehouden, kiest u deze posten en klikt u op 'Openen' en daarna 'Verwijderen'.

Om openstaande posten te wijzigen waarvan u gegevens moet veranderen voordat u herwaardeert, klikt u op 'Openen', voert u de gevraagde gegevens in en klikt u vervolgens op 'OK'.

Wijzig de relevante grootboekrekeningen voor herwaarderen door op een rekening te klikken en de gewenste gegevens in te voeren. Wanneer de veranderingen zijn aangebracht, accepteer of voer een rekening in waarop de herwaarderingsverliezen moeten worden geboekt.

Gebruik [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen Debiteuren, Verwijderen herwaardering] of [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen Crediteuren, Verwijderen herwaardering] om een compleet herwaarderingsbestand te verwijderen.

  • Direct bij het verlaten van de functie kunt u de automatische herwaardering laten beginnen.

Herwaarderingsbestand voor debiteuren / crediteuren verwerken

U kunt een herwaarderingsbestand voor debiteuren verwerken in [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen, Debiteuren, Verwerken herwaardering] en voor crediteuren in [Finance: Grootboek, Valuta, Herwaarderen, Crediteuren, Verwerken herwaardering] Er wordt automatisch een herwaarderingsverslag gemaakt. Nadat u alle benodigde informatie hebt ingevoerd, wordt er een boeking gemaakt en direct verwerkt.

  • De boeking wordt onmiddellijk verwerkt en is daarom niet te wijzigen.

 

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Support - On-line help
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: General  Document ID: 25.749.914
 Assortment: Exact Financials  Date: 29-06-2015
 Release:  Attachment:
 Disclaimer