Exact Financials

Purchase Manual - Ontvangsten invoeren

[Purchase: Processen, Ontvangsten, Invoeren]

Ontvangsten invoeren

De ontvangst van goederen is een belangrijke stap in het inkoopproces. Het is van groot belang dat u controleert of de ontvangen goederen overeenkomen met de goederen die u besteld heeft. Nadat u de goederen gecontroleerd heeft, kunt u de ontvangst van de goederen registreren invoeren. U voert een ontvangst altijd in op basis van een of meerdere bestellingen.

Kopregelscherm

Tabblad - Algemeen

Ontvangstnummer
Accepteer het ingegeven nummer voor een nieuwe ontvangst. Dat nummer komt uit de inkoopinstellingen. Als u een ontvangst wilt wijzigen, kunt u hier het nummer van de te wijzigen ontvangst invoeren. Als u het nummer dat hier voor een nieuwe ontvangst opkomt, wilt wijzigen, dient u dat in de inkoopinstellingen te doen.

Als u dat niet in de instellingen doet, komt Exact automatisch op met het nummer volgend op het nummer in de instellingen en niet volgend op het nummer dat u hier handmatig heeft ingegeven.

Crediteur
Hier legt u vast van welke leverancier de goederen zijn ontvangen

Ontvangstdatum
Hier wordt standaard de huidige datum ingegeven. Mocht u de ontvangst eerder dan deze datum gekregen hebben, vul dan de datum van ontvangst in.

Kopiëren van: Bestelling
In dit veld kunt u een bestelling selecteren. De kopgegevens van deze bestelling worden gekopieerd naar de ontvangst die u aan het invoeren bent. Dat zijn ondermeer het bestelnummer, de omschrijving en de code van de extra omschrijving. U kunt er ook voor kiezen om geen gegevens te kopiëren. Het kopiëren van een bestelling is bijvoorbeeld niet zo handig als uw ontvangst onderdelen van meerdere bestellingen bevat.

Kopiëren van: Inkoopfactuur
In dit veld kunt u een inkoopfactuur selecteren. De kopgegevens van deze inkoopfactuur worden gekopieerd naar de ontvangst die u aan het invoeren bent.

Pakbonnummer (Crediteur)
Vul in dit veld het nummer in van de pakbon die u van uw leverancier gekregen heeft.

Ordernummer (Debiteur)
In dit veld kunt u het ordernummer invoeren waarvoor deze ontvangst is ingevoerd.

Selectiecode
In dit veld wordt als standaard de selectiecode weergegeven die u aan de gekopieerde bestelling heeft gekoppeld. Als u geen bestelling heeft gekopieerd of er geen selectiecode aan gekoppeld heeft, kunt u hier zelf het selectiecriterium kiezen dat u graag wilt gebruiken. De selectiecode wordt gebruikt om ontvangsten te groeperen.

Voorbeeld

U zou bijvoorbeeld een '1' kunnen geven aan alle ontvangsten die op maandag zijn binnengekomen, een '2' aan alle ontvangsten die op dinsdag zijn binnengekomen, etc.

Code extra omschrijving
In dit veld wordt als standaard de code van de extra omschrijving weergegeven die u aan de gekopieerde bestelling heeft gekoppeld. Als u geen bestelling heeft gekopieerd of er geen extra omschrijving aan gekoppeld heeft, wordt als standaard de code weergegeven die u aan de crediteur heeft gekoppeld.

Tekstcode
In dit veld wordt als standaard de tekstcode weergegeven die u aan de gekopieerde bestelling heeft gekoppeld. Als u geen bestelling heeft gekopieerd of er geen tekstcode aan gekoppeld heeft, kunt u hier zelf de tekstcode kiezen die u graag wilt gebruiken als u in de inkoopinstellingen het veld 'Wijzigen' achter 'Tekstcode' heeft aangekruist.

Fiatteur
Wanneer u in de inkoopinstellingen heeft aangegeven dat ontvangsten gefiatteerd moeten worden kunt u hier een fiatteur ingeven.

Tabblad - Levering

Afleveradres
Hier kunt u een afleveradres selecteren.

Afleverwijze
Hier kunt u een afleverwijze selecteren.

Tabblad - Notities

Op dit tabblad kunt u notities die betrekking hebben op de ontvangst vastleggen.

Tabblad - Documenten

Op dit tabblad kunt u documten die betreking hebben op de ontvangst (bijvoorbeeld de meegeleverde en gescande pakbon) koppelen aan de ontvangst.

Regels

Hier worden de ontvangst regels die gekopiëerd zijn uit de bestelling of inkoopfactuur getoond. U kunt de regels aanpassen en regels toevoegen.

Artikelcode
Hier staat uw eigen artikelcode

Artikelgroep
De artikelgroep bepaald op welke grootboekrekening de ontvangst geboekt gaat worden bij definitef afdrukken of verwerken van de ontvangst.

Aantal
Het aantal ontvangen artikelen. Dit veld wordt voorgevuld met het aantal uit de bestelling of inkoopfactuur.

Bestelling
Dit veld wordt voorgevuld als u de ontvangst invoert op basis van een bestelling.

InkFact.
Dit veld wordt voorgevuld als u de ontvangst invoert op basis van een inkoopfactuur.

Exact Financials Enterprise > Purchase  > Ontvangsten > Ontvangsten invoeren