Veelgestelde vragen over UPA in Exact Globe

Gemiddeld aantal uren per week

In de salarisgegevens van de medewerker, op het tabblad 'Verzekeringen algemeen', in de sectie 'Algemeen',  is het veld 'Gemiddeld aantal uren per week' beschikbaar. Voor een correcte UPA aangifte, is het van belang dat dit veld juist  is ingevuld. Op het moment dat hier een '0' staat, wordt de part-time factor op de achtergrond gevuld in het aangiftebestand.

Beroepencodes 

Het is niet verplicht om beroepencodes op te nemen, maar PFZW heeft aangegeven er de voorkeur aan te geven om deze, indien mogelijk, wel te ontvangen. In Exact Globe kunt u dit veld vinden via Salaris ? Personeel ? Onderhouden. Open een medewerker en klik op het loepje in het veld 'Functienaam'. Open de functienaam die gekoppeld is aan de medewerker. In het veld 'Beroepencodes' kunt u de beroepscode van de functienaam ingeven. De beroepencode mag maximaal 8 tekens bevatten.

Normuren

Hiervoor wordt eerst gekeken naar het veld 'Afwijkende normuren' in de sectie 'Algemeen' op het tabblad 'Verzekeringen algemeen' in de salarisinstellingen van de medewerker. Wanneer u een aantal uren is ingevuld dat ongelijk is aan 0,00 wordt dit aantal uren gebruikt. Wanneer het aantal 0,00 betreft wordt het 'Uren per dag' uit het algemene rooster (Menupad Systeem ? Algemeen ? Landen ? Rooster) van de administratie gebruikt

Bruto jaarloon

In de salarisgegevens van de medewerker op tabblad 'Algemeen' dient u het bruto jaarloon in te geven voor de medewerkers. Dit dient het ongemaximeerde jaarloon te zijn.

Verlof

Indien u op tabblad 'Verzekeringen specifiek' van de 'Salarisgegevens' de regel 'Code soort verlof' is gevuld, dan dient u ook het aantal 'Uren verlof' in te geven.

Relatienummer

Via menupad Salaris ? Componenten ?Relatienummer kunt u het pensioenfonds selecteren in het veld 'Relatie'. In het veld 'Relatienummer' vult u het referentienummer in. N.B.: werkt u met meerdere aangifteperioden (bijv. wekelijks en maandelijks) dan dient u twee werkgevers aan te leggen en betreffende kostenplaatsen te koppelen aan deze werkgevers via het relatienummer Salaris ? Componenten ? Relatienummer.

Referentienummer

Via menupad menu Salaris ? Personeel ? Onderhouden, kunt u op het tabblad 'Referentienummer' middels het icoon 'Nieuw' een nieuw referentienummer toevoegen. Hier selecteert u het type 'PGGM deelnemersnummer', en vult u bij het veld 'Referentienummer' het referentienummer in.

Als u uw UPA aangifte via de Webservice wilt versturen, is het nodig om eenmalig een UPA account aan te maken. Het UPA account maakt uitwisseling van pensioengegevens mogelijk tussen Exact Globe en PFZW. Als een administratiekantoor uw pensioenadministratie beheert, dan maakt het administratiekantoor een UPA account aan. U hoeft dan zelf geen UPA account aan te maken. Zorg er dan wel voor dat uw administratiekantoor is gemachtigd. Klik hier voor meer informatie over het UPA-account.

Stel, er is een aangifte verwerkt in scherm [Salaris, Aangiften, Periodiek, UPA] wat betrekking heeft op periode 1. Als er, na deze verwerking nog iets is gewijzigd voor één of meerdere medewerkers in periode 1, dan zal het systeem een vinkje zetten in de kolom 'Correctie' bij periode 1.

In het geval van de UPA aangifte voor PFZW, wordt er alleen een vinkje getoond als er een wijziging is doorgevoerd, wat invloed heeft op het aangegeven premiebedrag, zoals het bruto jaarloon in de salarisgegevens van een medewerker in de betreffende periode.

Indien u om een andere reden een correctie aangifte wilt versturen dient u op tabblad 'Verzekeringen specifiek' in het veld ‘Meenemen als correctie in aangifte’ de optie ‘Correctiebericht’ te selecteren. Dan verschijnt er ook een vinkje in de kolom 'Correctie'.

In scherm [Salaris, Aangiften, Periodiek, UPA] is er een knop 'Historie' beschikbaar. Met deze knop opent u het overzicht van alle verwerkte UPA pensioenaangiften. In dit scherm heeft u beschikking over de knop 'Ophalen status'.

Indien u, bij het verwerken van de aangifte, bij 'Aanlevering' heeft gekozen voor de optie 'Webservice', heeft u de mogelijkheid om de terugkoppeling van het pensioenfonds op de verzonden aangifte, binnen te halen.

In scherm [Salaris, Aangiften, Periodiek, UPA] is er een knop 'Historie' beschikbaar. Met deze knop opent u het overzicht van alle verwerkte UPA pensioenaangiften. In dit scherm heeft u beschikking over de knop 'Statusinformatie'.

Indien u, bij het verwerken van de aangifte, bij 'Aanlevering' heeft gekozen voor de optie 'Webservice', heeft u de mogelijkheid om de terugkoppeling van het pensioenfonds op de verzonden aangifte, in detail te bekijken via 'Statusinformatie'. Dit is alleen mogelijk als u deze gegevens eerst heeft binnengehaald via de knop 'Ophalen status'.

Het kan zijn dat de aangifte verwerkbaar is, niet verwerkbaar is, of dat deze de status 'Goedgekeurd met bevindingen' krijgt. In dat geval wordt de aangifte verwerkt, maar zijn er voor een deel van de medewerkers bevindingen. De precieze terugkoppeling van PFZW is dan ook in te zien. Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld van een dergelijke melding:

Aangifte is niet verwerkbaar. Relatienummer en Loonheffingennummer corresponderen niet.

Dit kan twee oorzaken hebben:

1. Het loonheffingennummer dat in uw administratie staat, is niet juist. Verzorgt u de pensioenaangifte van meerdere organisaties in de sector Zorg en Welzijn? Dan dient elke organisatie een eigen loonheffingennummer te hebben.
   
   Controleer het loonheffingennummer via het werkgeversportaal van PFZW, MijnOrganisatie. Klopt het loonheffingennummer niet? Geef een wijziging of fout in het loonheffingennummer door via e-mail: relatiebeheer@pfzw.nl. Zodra het juiste loonheffingennummer op MijnOrganisatie staat, stuurt u uw pensioenaangifte opnieuw in.
   
2. Het relatienummer dat u opgeeft, is niet correct. Dit moet altijd het nummer zijn van de organisatie dat bij het loonheffingennummer hoort. Pas het nummer aan in uw salarispakket en stuur uw pensioenaangifte opnieuw in. U kunt het veld 'Relatienummer' controleren bij Salaris ? Componenten ? Relatienummer, als u de betreffende kostenplaatskoppeling opent.

Het bericht voldoet niet aan de xsd controles: <NmLrc> ... </NmLcr> maxLength constraint failed.

Deze melding kan zich voordoen als u, bij het verwerken van de UPA aangifte via de knop 'Verwerken' bij Salaris ? Aangiften ? Periodiek ? UPA, een vinkje heeft gezet bij 'Aanlevering intermediair', en in het veld 'Naam leverancier' en naam heeft opgegeven met meer dan 35 tekens. U mag hier maximaal 35 tekens gebruiken.

Het bericht voldoet niet aan de xsd controles: </NmLcr> minLength constraint failed.

Deze melding kan zich voordoen als u, bij het verwerken van de UPA aangifte via de knop 'Verwerken' bij Salaris ? Aangiften ? Periodiek ? UPA, een vinkje heeft gezet bij 'Aanlevering intermediair', en in het veld 'Naam leverancier' niets heeft ingevuld. Als u de aanlevering via een intermediair doet. dient u de naam van de leverancier in te vullen. 

Het bericht voldoet niet aan de xsd controles: <CdBeroep> ... </CdBeroep> maxLength constraint failed.

Deze melding kan zich voordoen als er een 'Functienaam' aan de medewerker is gekoppeld, waarbij de Beroepencode meer dan 8 tekens bevat. Dit kunt u controleren via Salaris ? Personeel ? Onderhouden. Als u het onderhoudsscherm van de medewerker heeft geopend, kunt u op het loepje bij 'Functienaam' klikken en de gekoppelde functienaam openen. Vervolgens kunt u in het veld 'Beroepencodes' kijken of hier een beroepencode staat met meer dan 8 tekens. Als u dit heeft aangepast en deze wijziging heeft bewaard, zal de melding opgelost zijn. 

Voor het uitbetalen van de toeslag voor de vakantiedagen, kunt u gebruik maken van een component van het type 'Bruto toeslag'. Dit kunt u koppelen aan de medewerker en aanvinken op het tabblad 'Grondslagen' van het pensioencomponent. Echter, voor de UPA maakt de toeslag voor vakantiedagen deel uit van de Verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens). In onderstaand stappenplan kunt u lezen hoe u dit in kunt richten, zodat de uren van de vakantietoeslag ook mee worden genomen als verloonde uren in de UPA aangifte.

1. Maak een nieuwe uursoort aan t.b.v. de vakantietoeslag. Dit kunt u doen via [Salaris, Componenten, Uren]. Let erop dat de begindatum een datum in het verleden is, zoals bijvoorbeeld 1-1-2017. Zorg er verder voor dat de verkoopeenheid op 'Hour' staat en dat alle grootboekrekeningen ingevuld zijn.
2. Maak een component aan van het type 'Bruto uren vergoeding' via [Salaris, Componenten, Onderhouden]. Let wederom om de begindatum en zet de bron op 'Werkelijke' en de methode op 'Bedrag'. Het veld 'Bedrag' mag leeg worden gelaten. Op tabblad 'Extra gegevens' dient er een vinkje gezet te worden gezet bij ‘Meenemen als reguliere uren’. Tevens dient de aangifterubriek op ‘Verloonde uren’ te staan.
3. Vervolgens kan de nieuwe uursoort gekoppeld worden op tabblad ‘Uur/artikel’ van de nieuwe bruto uren vergoeding. Kies voor ‘Bewaren’ en koppel dit component aan de medewerker.
4. Nu kunt u via de knop ‘Uren’ bij [Salaris, Invoer, Boeken], eerst op icoontje ‘Kolommen’ links bovenin het scherm klikken om de nieuwe uursoort toe te voegen aan het overzicht. Vervolgens kunt u het aantal ‘extra uren’ invullen op de nieuwe uursoort. Voorbeeld: Stel, de vakantie toeslag is 9,66%. Als er 100 uren is gewerkt kan er 9,66 uur (=9,66% van 100 uur) ingevuld worden op de nieuwe uursoort. In de aangifte wordt er dan 100 + 9,66 = 109,66 uur weggeschreven.