One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Onderhoud formulierenlay-outs (PDF)

[Systeem, Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud (PDF)]

Introductie

Vanaf Exact Financials Enterprise 7.10.22 is het mogelijk om in de webversie van Exact Financials Enterprise verschillende PDF-lay-outs aan te maken voor bestellingen, verkoopfactuur, pakbon, ontvangst, orderbevestiging, herinnering, betaalspecificatie en incassospecificatie. Omdat het formaat van deze layout in PDF is, kunnen afbeeldingen zoals bijvoorbeeld een bedrijfslogo worden toegevoegd en kunt u de velden middels 'drag and drop' op de juiste postitie te zetten.

Vanaf versie 7.22 kunt u een e-mail body lay-out aanmaken voor betaalspecificaties, incassospecificaties, herinneringen en verkoopfacturen. Door deze lay-out te koppelen aan een PDF layout krijgt de ontvanger van de e-mail een bericht waarin direct de gegevens van de e-mail lay-out getoond worden met als bijvoeging de gekoppelde PDF.

Exact heeft voor ieder type lay-out een voorbeeld in de demo administratie aangemaakt. Om uw eigen lay-out te maken adviseren wij om een voorbeeld lay-out te bewerken. Dit is veel eenvoudiger dan zelf alle velden toe te voegen.
U kunt ook een layout importeren.

Onderhoud formulieren lay-out

Wanneer u het menu opent, krijgt u de aanwezige lay-outs te zien. U kunt een lay-out openen en bewerken en dan bewaren onder een andere naam of u kunt kiezen voor 'Nieuw' om een hele nieuwe lay-out te maken.

Bewerken

Als een layout geopend is, kunt u bestaande velden bewerken door een veld te 'dubbelklikken'.
Getoond worden dan de 'Field properties':

  • Expression - de veldnaam uit de database
  • Variable type - het type veld zoals b.v. string
  • Field format - het formaat van het veld. B.v. X(15) staat voor 15 posities
  • Field label - het label (tekst) wat voor de veldwaarde wordt afgedrukt
  • Condition - hier kunt u een conditie voor afdrukken definiëren
  • Field width - veld breedte
  • Field height - Veld hoogte in regels
  • Suppres repeating values? - zelfde waarde nogmaals afdrukken?
  • Print field when empty - Moet het veld (en label) getoond worden als er geen waarde is?
  • Font information - met welk font wordt het veld afgedrukt
  • Color RGB - geeft de kleurcode van het veld weer

Multi select: Vanaf versie 7.20 is het mogelijk om middels de CTRL toets meerdere velden te selecteren zodat een wijziging van bijvoorbeeld het lettertype of font grootte voor alle geselecteerde velden wordt doorgevoerd.

Velden toevoegen

In een geopende layout kunt u via de optie 'Insert' een veld (Expression) of image toevoegen:

Insert: Expression

Als u gekozen heeft voor insert expression kunt u met de rechtermuisknopkiezen voor:

  • Operators - tekens waarmee u samengestelde velden kunt maken
  • Fields - de beschikbare velden uit de database. Wanneer u een veld geselecteerd heft, zal het variable type en field format gevuld worden met de waarden zoals het veld in de database bekend zijn
  • Functions - diverse functies waarmee u een veld kunt bewerken

Om een "vaste" tekst op de layout te plaatsen, vult u in het veld 'expression' de gewenste tekst tussen dubbelle quote-tekens. B.v. "TEKST", en vult de 'Field width' met het aantal tekens wat de tekst lang is (in dit voorbeeld x(5)). Door <ok> aan te klikken wordt het veld op de lay-out geplaatst en kunt u het naar de gewenste positie 'slepen'.

Insert: Image

Met deze optie kunt u een image (plaatje) toevoegen aan de layout. U kunt hierbij denken aan een logo.

Om een image of logo te kunnen selecteren dient dit eerst als document aan de administratie gekoppeld te zijn:

  1. Open [Systeem: Bestand, Administratiegegevens] en daarin het tabblad 'Documenten'.
  2. Kies 'Toevoegen' en kies een Externe categorie waarbij opslaan document is aangevinkt. Vul een omschrijving en selecteer in het veld 'Opslaan: Document' het image bestand (b.v. c:\temp\logo.png)

Als het bestand met het logo gekoppeld is kunt u via 'Insert image' het logo toevoegen:

  • Condition - u kunt een voorwaarde aanmaken
  • Width - breedte (hiermee kunt u een plaatje verkleinen/vergroten, de verhoudingen zullen veranderen)
  • Height - hoogte (hiermee kunt u een plaatje verkleinen/vergroten, de verhoudingen zullen veranderen)
  • Document type - vul hier de tabel waaraan het document gekoppeld is. Als u een document aan de administratiegegeven heeft gekoppeld is dit 'Admdat'
  • Category code - de externe categorie waarmee het document/logo gekoppeld is aan de administratie gegevens
  • Sequence number - het volgnummer van de document koppeling
  • Key value 1 - vul hier het administratienummer
  • Overige key values kunt u leeg laten

Opmerking: plaatjes die op een lay-out geplaatst worden kunnen alleen van het type 'JPG' of  'non-transparent PNG' zijn.

Snap to Grid

Wanneer deze optie geactiveerd is zullen de velden bij het positioneren naar de hoeken van de achterliggende 'grid' springen. Dit help u bij het positioneren. Zonder deze optie worden de velden op precies die plek bewaard waar u de muisknop loslaat. Reeds geplaatste velden zullen door het activeren van 'Snap to grid' niet verspringen.

Vanaf versie 7.22: E-mail lay-outs
Het lay-out type e-mail wordt gebruikt als een body van de e-mails van betaalspecificaties, incassospecificaties, herinneringen en verkoopfacturen die u aan uw relaties verstuurd per e-mail. Door een PDF layout te koppelen aan de e-mail layout ontvangt uw relatie een e-mail met direct zichtbaar de velden uit de e-mail lay-out en met als bijlage de PDF lay-out.
In de e-mail lay-outs kunt u 2 lay-outgroepen selecteren. De groep 'Body' vormt de tekst in de e-mail. De groep 'Subject' vult het titelveld van de e-mail. Het invullen van beide groepen werkt zoals je een normale PDF lay-out zou bewerken.

Lettertype

Het is mogelijk per veld of reeks van velden (meerdere velden zijn te selecteren met behulp van <shift>) een andere lettertype te geven.

Lettergrootte (Fontgrootte) 

Het is mogelijk per veld of reeks van velden (meerdere velden zijn te selecteren met behulp van <shift>) een andere lettergrootte/fontgrootte te geven. U kunt selecteren uit de standaard waarden maar via het toetsenbord kunt u een afwijkende grootte ingeven.

 

LET OP: Formulieren lay-outs bewaard in de web-UI versie zijn geconverteerd naar een PDF-formaat en kunnen niet meer onderhouden worden in de web-client versie (1-richtingvserkeer; maak daarom altijd een copy voordat u gaat wijzigen en bewaren). De lay-outs kunnen wel geselecteerd worden bij het afdrukken maar van een PDF formulier wordt altijd een PDF bestand aangemaakt. Dergelijke formulieren kunnen niet direct naar de printer gestuurd worden.

Exact Financials Enterprise > Systeem > Applicatie: Formulierenlay-outs Onderhouden (PDF)

 

 

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 25.804.793
 Assortment: Exact Financials  Date: 20-06-2022
 Release: 7.11  Attachment:
 Disclaimer