Exact AEC - Inkoop - Inkoopofferte toevoegen of wijzigen

Offerteaanvraagcode

Elke inkoopofferte is gekoppeld aan een bepaalde offerteaanvraag. Indien u hier een nieuwe inkoopofferte invoert kunt u de offerteaanvraag uit een venster selecteren

Zoekcode, Omschrijving, Offertesoort, Project, Projectleider

Deze velden worden allemaal van de offerteaanvraag overgenomen. Deze velden zijn niet wijzigbaar

Leverancier

U dient hier de leverancier te kiezen uit een selectievenster met relaties. U heeft hier beschikking over 2 selectievensters: Het linker vergrootglas en de sneltoets Alt+Pijtje naar beneden geeft een venster met alleen die relaties die als crediteur aangemerkt zijn in de huidige administratie. U kunt hier met het rechter vergrootglas een selectievenster van alle relaties oproepen. Let wel: U kunt een inkoopofferte pas omzetten naar een inkoopcontract als de relatie als crediteur in de huidige administratie aangemeld is

Contactpersoon

U kunt hier de contactpersoon selecteren indien u bij de leverancier contactpersonen gedefinieerd heeft.

Opmerking

U kunt hier een memoveld met opmerkingen invoeren.

Toelichting

U kunt hier in een memoveld een toelichting voor de leverancier toevoegen

Status

hier kunt u de status van het inkoopofferte invullen. U kunt kiezen uit de volgende statussen:

• 001 Concept
  • De offerteaanvraag is nog niet verstuurd naar de leverancier
• 002 Verstuurd
  • De offerteaanvraag is verstuurd naar de leverancier
• 003 Ontvangen
  • Er is een offerte ontvangen van de leverancier die in beoordeling is.
• 004 Navraag
  • Er is een offerte ontvangen van de leverancier die niet geheel duidelijk is.
• 005 Geaccepteerd
  • De offerte van de leverancier is geheel geaccepteerd. Als u hier de status op geaccepteerd zet, wordt bij alle offerteregels ook de status op geaccepteerd gezet. De eventuele inkoopoffertes van andere leveranciers worden op status afgewezen gezet. U kunt de status niet op geaccepteerd zetten indien bij een andere leverancier reeds een een offerte op basis van dezelfde aanvraag op geaccepteerd gezet is.
• 006 Deels geaccepteerd
  • De offerte van de leverancier is deels geaccepteerd.
• 007 Geheel afgewezen
  • De offerte van de leverancier is geheel afgewezen. Als u hier de status op afgewezen zet, wordt bij alle offerteregels ook de status op afgewezen gezet.
• 999 Verwijderen
  • Inkoopoffertes mogen alleen verwijderd worden bij status 999. Een inkoopofferte kan niet de status ‘999’ krijgen indien één van de bijbehorende inkoopofferteregels de status ‘002 geaccepteerd heeft.

Statusdatum

hierin wordt de datum van de laatste statuswijziging weergeven

Verstuurd op

De datum waarop de offerteaanvraag verstuurd is naar de leverancier. De status wordt door het systeem op 002 gezet indien u deze datum invult en indien de status lager was

Ontvangen op

De datum waarop de inkoopofferte ontvangen is. De status wordt door het systeem op 003 gezet indien u deze datum invult en indien de status lager was

Offerte datum

De datum die op de offerte staat

Externe code

Geldig tot

Aanvraagrapport

U kunt hier het gewenste rapport van de afdruk van de offerteaanvraag selecteren. Bij instellingen op het tabblad Inkoop kunt u een default rapport invullen.

Acceptatierapport

Het acceptatierapport is bedoeld voor de afdruk van een brief indien u een inkoopofferte accepteert. Bij instellingen op het tabblad Inkoop kunt u een default rapport invullen.

Afwijsrapport

Het afwijsrapport is bedoeld voor de afdruk van een dankbrief indien u een inkoopofferte afwijst. Bij instellingen op het tabblad Inkoop kunt u een default rapport invullen.

Prijs

U kunt hier de door de leverancier geoffreerde eenheidsprijs invullen.

Status

U kunt in het tabblad Algemeen in 1 keer een gehele inkoopofferte accepteren. Indien op basis van dezelfde aanvraag bij andere leveranciers offertes aangevraagd zijn, worden deze inkoopoffertes op afgewezen gezet. Indien u een offerte deels wilt accepteren en afwijzen kunt u hier op offerteregel de status wijzigen. Om hier de status op geaccepteerd of afgewezen te kunnen zetten, dient de inkoopoffertestatus op het tabblad minimaal Ontvangen te zijn.

001 Concept

Er heeft nog geen acceptatie of afwijzing van de offerteregel plaatsgevonden.

002 Geaccepteerd

De prijs van de offerteregel is geaccepteerd. Bij eventuele andere leveranciers wordt bij deze offerteregel door het systeem op afgewezen gezet

003 Afgewezen

De prijs van de offerteregel is afgewezen.