Sales - Afdrukken: Verkoopfactuur
[Processen, Verkoopfacturen, Afdrukken verkoopfacturen]
Als de verkoopfacturen gecontroleerd zijn dienen deze afgedrukt te worden. Wanneer de facturen niet als proeffactuur zijn afgedrukt worde deze aan de factuurhistorie toegevoegd. Als in de algemene verkoopinstellingen op het tabblad 'Factuur' is aangegeven 'Automatisch verwerken na afdrukken' zal direct bij het definitief afdrukken een financiële boeking worden aangemaakt en daarmee ook een openstaande post. Als de optie 'Automatisch verwerken na afdrukken' niet is aangevinkt dan dient na het afdrukken de stap 'Verwerken' uit te voeren of de financiële boekingen aan te maken.
We gebruiken de term afdrukken maar u kunt uw verkoopfacturen ook direct per e-mail versturen, of afdrukken ze af middels PDF printer of printer.
Tabblad - Criteria
Selectie
Factuurcode
Vul een traject van factuurcodes in waarvan u een (proef)afdruk wilt maken.
Volgnummer
Vul een traject van volgnummers in waarvan u een (proef)afdruk wilt maken.
Debiteur
Vul een traject van debiteuren in waarvan u een proefafdruk wilt maken.
Selectiecode
Vul een traject van selectiecodes in waarvan u een proefafdruk wilt maken.
Voorkeuren
Toon selectie
Geef aan of u de resultaten van uw criteria getoond wilt hebben in het tabblad 'Selectie'. De resultaten dienen gemarkeerd te worden om het afdrukken uit te voeren. Als u deze optie uitzet, wordt de samengestelde lijst van af te drukken verkoopfacturen niet op het scherm getoond, maar wordt de lijst direct afgedrukt.
Proef: Verwerken
In [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuur" kunt u middels de optie "Automatisch verwerken na afdrukken" aangeven of verkoopboekingen direct bij het definitief afdrukken van de factuur aanmaakt of dat u dit middels een aparte functie in [Sales: Processen, Verkoopfacturen, Afdrukken] wenst te doen. Als u deze optie heeft geactiveerd en u de boeking dus direct bij het definitief afdrukken van de factuur wenst aan te maken, dan kunt u middels deze optie aangeven of u de aan te maken verkoopboeking op juistheid reeds wenst te controleren. In dit geval zal dus ook bij het aanmaken van een proeffactuur de applicatie alvast controleren of de uiteindelijk aan te maken verkoopboeking kan worden aangemaakt.
Factuurdatum
Vul de datum in die u op de factuur wilt hebben.
Boekingsverslag
In [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuur" kunt u middels de optie "Automatisch verwerken na afdrukken" aangeven of verkoopboekingen direct bij het definitief afdrukken van de factuur aanmaakt of dat u dit middels een aparte functie in [Sales: Processen, Verkoopfacturen, Afdrukken] wenst te doen. Als u deze optie heeft geactiveerd en u de boeking dus direct bij het definitief afdrukken van de factuur wenst aan te maken, dan kunt u middels deze optie aangeven of u voor zowel de proefafdruk als wel de definitieve afdruk de aan te maken boeking wenst te te zien in een apart aan te maken tabblad tijdens het opstarten van de functie.
Jaar/periode
Als u in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuur" de optie "Verkoopfactuur: jaar/periode" als "vast jaar/periode" heeft geconfigureerd, dan kunt u in deze velden het financiële jaar en de financiële periode aangeven waarin u de resulterende verkoopboeking wenst aan te maken. Als u in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuur" de optie "Verkoopfactuur: jaar/periode" als "periode/datum tabel" heeft geconfigureerd, dan kunt zal de verkoopfactuur worden geplaatst in het door de afdrukdatum bepaalde financiële jaar en periode zoals dat in de periode datum tabel is vastgelegd.
Verzamelen: Facturen
Als u in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuur" de optie "gegroepeerde factuur" heeft gemarkeerd, zal deze optie altijd de waarde 'Gebruik standaard instellingen' gebruiken. In dit geval zal Exact Sales Invoice automatisch alle facturen verzamelen waarvan u bij de debiteur in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud debiteuren] hebt aangegeven dat u ze wenst te verzamelen. Als u in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuur" de optie "gegroepeerde factuur" niet heeft gemarkeerd, zal deze optie de waarde 'Nooit' gebruiken. Als u in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuur" de optie "vraag om groeperen" heeft gemarkeerd, kunt u hier zelf bij het afdrukken van de factuur de wijze van verzamelen aangeven. Kiest u voor u voor "Altijd", dan zal Exact Sales invoice trachten altijd facturen te verzamelen indien mogelijk. Kiest u voor "nooit", dan zal er nooit een poging worden ondernomen om een verzamelde factuur aan te maken. Kiest u tot slot voor "Gebruik standaard instellingen", dan zal per debiteur worden nagegaan of verzamelen van toepassing is. In [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud], kunt u onder het tabblad "Invoer" de optie "gegroepeerde factuur" markeren.
Verzamelen van facturen is alleen mogelijk indien de volgende factuurgegevens gelijk zijn:
- factuurdebiteur
- factuurcode
- valutacode
- koers
- betalingsconditie
- BTW-code vrachtkosten
- BTW-code orderkosten
Regels verdichten
Aan de algemene verkoopinstellingen kunt u op het tabblad 'Factuur' met betrekking tot het verdichten van regels de volgende instellingen doen:
- Ja (artikelregels van verzamelde facturen worden zo mogelijk verdicht)
- Nee (artikelregels worden nooit verdicht)
- Vraag om verdichten (u kunt tijdens het afdrukken aangeven of u artikelregels wilt verdichten)
Verkoopfactuuregels van een verzamelde verkoopfactuur kunnen worden verdicht indien het artikel, de artikelgroep of de grootboekrekening aan elkaar gelijk zijn.
Voorbeeld
U heeft twee facturen voor dezelfde klant, een voor 4 stuks artikel A en de ander voor 7 stuks artikel A. Indien u deze twee facturen verzamelt dan worden er twee blokken op de factuur gedrukt, een met 4 stuks en een met 7 stuks artikel A. Indien u kiest voor 'factuurregels verdichten' dan wordt er maar een factuurblok met 11 stuks artikel A afgedrukt.
Gebruik: Vaste teksten
Met deze optie geeft u aan of op de factuur een vaste tekst (kop-, voet- of vrije tekst) wil afdrukken:
Koptekst
Geef hier de eventuele kopteksten 1,2 en 3 in. Deze kopteksten worden op de factuur geplaatst als u ze in [Systeem: Applicatie, Formulierenlay-outs,Onderhoud] in de groep "Header" heeft toegevoegd op de lay-out. In [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuurteksten", kunt u de standaard te tonen waarden ingeven.
Voettekst
Geef hier de eventuele voetteksten 1,2 en 3 in. Deze voetteksten worden op de factuur geplaatst als u ze in [Systeem: Applicatie, Formulierenlay-outs,Onderhoud] in de groep "Footer" heeft toegevoegd op de lay-out. In [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuurteksten", kunt u de standaard te tonen waarden ingeven.
Vrije tekst
Geef hier de eventuele vrije teksten 1,2 en 3 in. Deze vrije teksten worden op de factuur geplaatst als u ze in [Systeem: Applicatie, Formulierenlay-outs,Onderhoud] in de groep "Header" of "Footer" heeft toegevoegd op de lay-out. Middels de optie "Maak vrije teksten beschikbaar" onder de het tabblad "Factuurteksten" in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] kunt de optie tot invoer van de vrije teksten "vrij" invoerbaar maken voor de gebruiker of blokkeren voor handmatige invoer. Eventuele voorkeursomschrijvingen legt u tevens vast in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen].
Afdrukken
Aantal afdrukken
Geef hier aan hoeveel afdrukken u wilt maken.
Proef
Als u dit vak aankruist, krijgt u een proeffactuur, anders een definitieve factuur. Een defintieve factuur wordt aan de factuurhistorie toegevoegd en afhankelijk van de instelling 'Automatisch verwerken bij afdrukken' zullen al dan niet boekingen worden aangemaakt.
Verzendmethode
Geef hier aan of u uw verkoopfacturen te verzenden per brief (voor alle klanten wordt een verkoopfactuur afgedrukt), per mail (voor alle klanten waarvan een e-mail adres bekend is worden de verkoopfacturen per e-mail verzonden; er worden geen verkoopfacturen verstuurd voor debiteuren waar geen e-mail adres van bekend is), per e-mail/brief (voor alle debiteuren waarvan een e-mail adres bekend is worden de verkoopfacturen per e-mail verzonden; er worden verkoopfacturen afgedrukt voor klanten waar geen e-mail adres van bekend is). Tot slot kan worden gekozen voor "op basis van relatie"; in dit geval wordt de keuze voor e-mail danwel een af te drukken brief gemaakt op basis van de waarde van het veld "Factureren via" in [Finance: Debiteuren, Stamgegevens, Onderhoud].
Zie ook: Formulieren verzenden per e-mail
Lay-out
Selecteer hier de formulieren lay-out welke u wenst te gebruiken om u facturen op af te drukken (mits u niet heeft aangegeven de te hanteren lay-out op de factuurcode wenst te baseren). In [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad "Factuur" geeft u de standaardwaarde in, die u hier (indien gewenst) kunt wijzigen.
Lay-out van factuurcodes
In [Sales: Stamgegevens, Onderhoud, Algemeen, Factuurcodes] kunt u per factuurcode een formulierenlay-out koppelen. Markeer deze optie als u de te hanteren formulierenlay-out wenst te hanteren welke aan de factuurcode is gekoppeld.
Lay-out (Facturen verzamelen)
Als het veld "Verzamelen: Facturen" de waarde "altijd" of de waarde "gebruik standaard instellingen" bevat, kunt u hier aangeven welke formulieren lay-out dient te worden gehanteerd voor het afdrukken van de verzamelde facturen. Als standaard formulieren lay-out wordt de lay-out getoond welke u in [Sales: Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoopinstellingen] onder het tabblad factuur in het veld "gegroepeerde lay-out" heeft vastgelegd.
Finance Manual > Sales Order and Invoice >
Proces verkoopfacturen > Verkoopfacturen afdrukken
XMSevenOneMX
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
17.495.537 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
08-04-2016 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |