Exact AEC Modular

OUD: Digitale verkoopfacturen

In Exact AEC is het mogelijk om verkoopfacturen via e-mail te verzenden naar de debiteur. Facturen kunnen verzonden worden als PDF-bestand en of XML-bestand in het formaat van S@les in de Bouw/GS1.

Voor het verzenden van facturen via e-mail kunt u de volgende gegevens instellen:

Administratiegegevens

Facturen verzonden in het XML-formaat van S@les in de Bouw/GS1 dienen voorzien te zijn met het Global Location Numbers (GLN) van de verzender en de ontvanger. De GLN van uw administratie kunt u invoeren in de administratiegegevens.

Bij de adresgegevens van uw administratie kunt u uw GLN-code invoeren. Het is voldoende om bij bezoekadres de GLN in te voeren.

Voor het instellen van de e-mailverbinding verwijzen naar het document Digitale inkoopfacturen.

Debiteurgegevens

Op de tabblad Extra van de relatiekaart kunt u de GLN-code van de debiteur invoeren. Dit is nodig indien u aan de debiteur facturen wilt verzenden in het XML-formaat van S@les in de Bouw/GS1. U vindt dit veld in het onderste gedeelte van het venster onder het kopje GS1.

Op het tabblad Debiteur onder het tabblad Relatie Type kunt onder het kopje Facturering  de Factuur verzendwijze selecteren. Standaard is de verzendwijze Post. Selecteer hier E-Mail indien u de aan debiteur de facturen via e-mail wilt verzenden. De verzendwijze Portal wordt gebruikt indien u facturen aan de debiteur wilt verzenden via de Factuurportalen van Exact Online of van Zfactuur.

Als u gekozen heeft voor verzendwijze E-Mail dan kunt u hierbij het Factuur E-mail adres van de debiteur invullen. Vervolgens kunt u aangeven of u een PDF-bestand en/of u een XML-bestand in het formaat van S@les in de Bouw/GS1 wilt opsturen
Voor verkoopfacturen die via mail aan Z-factuur wilt aanbieden dient u bij de debiteur het volgende e-mail op te geven: verzamel@facturen.zfactuur.nl. Zfactuur zorgt er dan voordat op basis van het GLN nummer in het XML bericht de factuur bij de juiste ontvanger wordt afgeleverd. U dient wel zelf te controleren dat de ontvanger aangesloten is bij Zfactuur. 

Afdrukken facturen

Als u de factuur gaat afdrukken kunt de instelling van de verzendwijze eventueel aanpassen door het veld Alternatieve verzendwijze aan te vinken. Als U hier kiest voor E-Mail ipv Post is het belangrijk dat u bij de debiteur al wel een e-mailadres heeft ingevuld en ook PDF en/of Sales in de Bouw heeft aangevinkt.

Vanuit het lijstscherm van de facturen kunt u via een optie in het rechter muismenu facturen opnieuw afdrukken of versturen. Ook hier kunt u kiezen voor een Alternatieve verzendwijze.