Inkomend factuurregister
Inleiding
Om "zwevende" facturen te voorkomen kunt u uw eigen organisatie professionaliseren door inkomende facturen direct bij binnenkomst vast te leggen zonder dat hier direct een openstaande post uit volgt. Gebruik maken van een inkomend factuurregister betekent dat u altijd weet welke facturen de organisatie zijn binnengekomen en waar zij zich bevinden. Op deze wijze kan de crediteuren administratie snel en adequaat reageren op vragen van leveranciers en aanmaningen voorkomen. Alle inkomende facturen worden bij binnenkomst geregistreerd in Exact Financials zonder deze direct uit te coderen. Deze taak zou kunnen worden uitgevoerd door bijvoorbeeld het secretariaat of de postkamer. Tijdens de registratie kan een factuurhouder worden gekoppeld aan de factuur. Eventueel kan de factuur worden ingescand en (handmatig) worden gekoppeld aan de inkomende factuur. Vervolgens kan de factuur per postmap aan de factuurhouder worden toegestuurd. Bij retour van de postmap kan de ingekomen factuur (optioneel) worden goedgekeurd en worden geboekt in het inkoopboek waarbij de openstaande post wordt aangemaakt.
Door het inkomend factuurregister te koppelen aan Exact Synergy ontstaat een oplossing waarbij de fiattering elektronisch kan plaatsvinden. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van de oplossing waarbij de factuur wordt ingescant en op basis van herkenning automatisch wordt geboekt. De module 'inkomend factuurregister' kan worden gezien als een eerste stap in de professionalisering van het inkoopproces en het bijbehorende crediteurenbeheer. Uitbreiding is mogelijk via Exact Synergy.
Inrichting Inkomend Factuurregister
Alvorens van het inkomend factuurregister gebruik te kunnen maken, dient de module te worden ingericht door instellingen en stamgegevens te definiëren.
Instellingen
Inkomende facturen: Boekstuknummer
Geef het eerst vrije boekstuknummer / (interne) factuurnummer in. Tijdens het registreren van de inkomende facturen zal dit nummer als standaard waarde worden voorgesteld. Na vastlegging van de factuur, wordt het eerst vrije nummer met '1' opgehoogd. Zie: [Finance : Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen], tabblad 'Inkoop'.
Factuurnummer (Crediteur) verplicht
Geef hier aan of het tijdens het registreren van de inkomende factuur het voor de gebruiker verplicht wordt gesteld om het factuurnummer van de crediteur (externe boekstuknummer) in te voeren. Zie: [Finance : Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen], tabblad 'Inkoop'.
Gebruik register inkomende facturen verplicht
Geef hier aan of het gebruik van het inkomend factuurregister verplicht wilt stellen. Als u deze optie markeert, kunt u geen inkoopboekingen (Finance) of inkoopfacturen (Purchase) vastleggen zonder te verwijzen naar een in het inkomende factuurregister vastgelegde factuur. Zie: [Finance : Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen], tabblad 'Inkoop'.
Fiatteren
Geef aan of u inkomende facturen na de registratie hiervan eerst wenst te fiatteren alvorens de inkomende factuur kan worden geselecteerd tijdens het aanmaken van de inkoopboeking. Zie: [Finance : Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen], tabblad 'Inkoop'.
Inkomende facturen via Exact Purchase
Door deze instelling te markeren, stelt u het gebruik van Exact Purchase verplicht voor het afboeken van inkomende facturen. Inkomende facturen kunnen alleen worden geboekt via de module Exact Purchase. Zie: [Finance : Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen], tabblad 'Inkoop'.
Stamgegevens
U dient de volgende stamgegevens aan te onderhouden:
Factuurhouders
De factuurhouder/ budgethouder is de persoon die de opdracht tot levering heeft gegeven/goedgekeurd en vervolgens vaststelt of de vereiste prestatie door de leverancier is geleverd. Afhankelijk van de organisatie controleert de factuurhouder de voorgestelde codering van inkoopfactuur. U maakt factuurhouders aan in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Factuurhouders]. Controleer de aangemaakte factuurhouders in [Finance: Stamgegevens, Overzichten, Factuurhouders].
Proces
Registeren inkomende facturen
De binnengekomen facturen worden na binnenkomst in Exact Financials via [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Registreren] vastgelegd. Tijdens de registratie worden de 'samenvattende' gegevens van de binnengekomen factuur vastgelegd. Deze 'samenvattende informatie' is gelijk gesteld aan de kopregel informatie en de betaalreferentie van een inkoopfactuur (Exact Purchase) en een inkoopboeking (Exact Finance). Zodra in Exact Purchase of Exact Finance de inkomende factuur wordt geselecteerd bij invoer van de inkoopfactuur/inkoopboeking, wordt de kopregel informatie gevuld met de gegevens welke tijdens de registratie van de inkomende factuur zijn vastgelegd. Als u een factuur gaat registreren, dient u dus alleen de kopregelinformatie in te geven (de crediteur, factuurdatum, valutacode en factuurhouder). De factuur kan op een later tijdstip worden gecodeerd en gecompleteerd, bijvoorbeeld na controle, maar voor fiattering. Als u de ingekomen facturen inscant, kunt u ze aan de geregistreerde ingekomen factuur koppelen als document. In [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Inkoop', heeft u het 'Boekstuknummer' aangegeven welke u aan de eerstvolgende factuur wilt toekennen. Dit nummer zal gesuggereerd worden als u een factuur invoert in het facturenregister. Nadat u dit nummer voor een factuur gebruikt heeft, zal het nummer in de instellingen automatisch met '1' verhoogd worden.
Openstaande posten worden niet gegenereerd voor facturen die zijn ingevoerd in het inkomend-factuurregister. De openstaande post wordt aangemaakt bij het aanmaken van de inkoopboeking.
Inzicht in de geregistreerde ingekomen facturen kunt u krijgen door het definiëren van flexibele lay-outs in het rapport [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Overzicht]. Zo kunt u gebruik maken van overzichten maken waarbij u bijvoorbeeld de inkomende factuur toont per factuurhouder, per crediteur of per intern factuurnummer (boekstuknummer).
Fiatteren inkomende facturen (optioneel)
Deze stap is onderdeel van het proces indien u de optie 'fiatteren inkomende facturen' in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiele instellingen] heeft geactiveerd. Als u hiervan gebruik maakt, dan bent u verplicht u w ingekomen facturen te controleren [Finance: Crediteuren, Inkomende facturen, Overzicht] en te fiatteren [Finance: Crediteuren, Inkomende facturen, Fiatteren] voordat deze in Exact Purchase of Exact Finance kunnen worden geselecteerd bij het aanmaken van de inkoopfactuur/inkoopboeking. U kunt middels deze functie de inkomende facturen niet alleen goedkeuren, maar indien nodig terug sturen naar de auteur (de factuur kan worden gecorrigeerd en nogmaals ter goedkeuring worden aangeboden) of afkeuren (de factuur is niet meer wijzigbaar).
Exact Financials kent aan een inkomende factuur een status toe. Bij handmatige vastlegging in Exact Financials kennen we de volgende waarden:
- Ingevoerd
De factuur is handmatig ingevoerd/geregistreerd en kan worden gewijzigd in [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Registreren].
- Goedgekeurd
De factuur is gefiatteerd en is beschikbaar gesteld voor verdere afhandeling in Exact Purchase of Exact Finance. Een goedgekeurde factuur kan niet worden gewijzigd.
- Terug naar Auteur
De factuur wordt afgekeurd met de mogelijkheid deze te corrigeren in [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Registreren]. Na wijziging wordt de factuur wederom ter goedkeuring aangeboden.
- Afgekeurd
De inkomende factuur wordt afgekeurd en wordt in het archief geplaatst. Afgekeurde facturen kunnen niet worden gecorrigeerd in [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Registreren].
- Geboekt
De inkomende factuur is geboekt in Exact Finance en kan niet meer worden gewijzigd of worden verwijderd.
- Verwerkt
De inkomende factuur is gekoppeld aan een inkoopboeking. Deze inkoopboeking is verwerkt; daarmee krijgt de inkomende factuur tevens de status verwerkt.
Ondersteunende functies
Wijzigen factuurhouders
Indien u voor een enkele inkomende factuur de factuurhouder wilt wijzigen, kunt u prima gebruik maken van [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Registreren]. U voert het boekstuknummer in en vervolgens wijzigt u de factuurhouder. Let op: facturen die zijn goedgekeurd, afgekeurd of geboekt kunnen niet worden gewijzigd. Wijziging van gegevens is alleen mogelijk voor facturen met de status 'ingevoerd' of 'terug naar auteur'. Als u voor meerdere facturen tegelijkertijd de factuurhouder wilt wijzigen, kunt u gebruik maken van de functie [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Wijzigen factuurhouders].
Heropenen
Met de functie [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Heropenen] kunt u de facturen met de status 'Terug naar Auteur' of 'Afgekeurd' terugzetten naar de status 'Ingevoerd'.
Verwijderen
Met de functie [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Verwijderen] kunt u facturen met de status 'Geboekt', 'Terug naar Auteur' en 'Afgekeurd' verwijderen.
Informatie
Voor informatie omtrent het bestand met inkomende facturen kunt u de volgende overzichten gebruiken:
Overzicht inkomende facturen
Het overzicht [Finance: Crediteuren, Inkomende facturen, Overzicht] bevat een query op het volledige bestand met inkomende facturen.
- Telefoonselectie
De crediteurenadministratie heeft middels [Finance: Crediteuren, Telefoonselectie] direct inzicht in alle lopende zaken en gegevens van een specifieke leverancier. Zo kan middels de telefoonselectie ook direct inzicht worden verkregen in de op deze leverancier betrekking hebbende inkomende facturen.
Import
Middels EDIS kunnen de volgende gegevens worden gedmporteerd:
- Factuurhouders (IIOWN)
- Inkomende facturen (IIREG)
Bij import van inkomende facturen kan worden ingesteld (ORIGIN= 203902) dat facturen met de status 'gefiatteerd' nog gewijzigd mogen worden. Voor facturen waar de standaard afhandeling van toepassing is wordt de waarde 203901 voor het veld ORIGIN meegegeven. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als er gewerkt wordt met de koppeling tussen Exact Synergy en Exact Financials. In dit geval is Exact Synergy leidend voor wat betreft de wijzigingen aan facturen en moeten deze wijzigingen derhalve worden doorgevoerd in Exact Financials. Heeft u bij het importeren de waarde van het ORIGIN veld op 203902 gezet, dan ziet u deze facturen (ook al hebben ze de status 'ingevoerd') niet meer terug in [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Registreren]. U heeft met de waarde 203902 immers aangegeven dat het wijzigen in een externe applicatie gebeurt. Dit geldt eveneens voor de menupaden [Finance: Crediteuren, Inkomende facturen, Fiatteren] en [Finance: Crediteuren, Inkomende Facturen, Wijzigen factuurhouders]. Het overzicht inkomende facturen toont in het veld ORIGIN de tekst 'Exact Financials' als de waarde 203901 is en 'Extern' als de waarde 203902 is.
Als de veldwaarde voor ORIGIN 203902 is, dan kunt u facturen importen met onderstaande statussen. U kunt in dat geval alle velden wijzigen.
U = Ingevoerd
E = Goedgekeurd
I = Purchase Invoice
C = Financiële boeking
P = Verwerkt
B = Terug naar auteur
R = Afgekeurd
-
Als de veldwaarde voor ORIGIN 203901 is, dan kunt u facturen importeren met onderstaande statussen:
U = Ingevoerd
B = Terug naar auteur
Exact Financials Enterprise >
Finance> Inkomend factuurregister
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
17.538.517 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
20-07-2015 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |