Het invoeren van boekingen, dat wil zeggen het vastleggen van financiële feiten, is een van de belangrijkste stappen in het administratieve proces. Voorbeelden van financiële feiten die gejournaliseerd moeten worden, zijn:
Het vastleggen van de financiële feiten gebeurd in de dagboeken. U kunt dagboeken aanmaken via [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken].
Wanneer u naar het menupad 'Dagboeken' gaat ziet u eerst een overzicht van de reeds aangemaakte dagboeken. Dit scherm functioneert zoals alle zoekschermen binnen Exact Financials Enterprise. Wanneer u kiest voor de knop 'Nieuw' kunt u een nieuw dagboek aanmaken.
De velden zijn verdeeld over verschillende tabbladen, volg de hyperlink om direct naar het gewenste tabblad te gaan.
Dagboek Als u een dagboek aanmaakt, dient u een unieke code met bijbehorende omschrijving toe te wijzen. U kunt maximaal 999 dagboeken gebruiken.
Andere Talen Geef de vertalingen van de door u ingegeven omschrijving mee. Bij selectie van een Multi taal in [Bestand, Gebruikersinstellingen] zal de omschrijving van de grootboekrekening in de geselecteerde taal in de overzichten worden getoond. Zie ook: [Multi taal].
Afkorting Voor bepaalde stamgegevens zijn afkortingen nodig, bijvoorbeeld voor valuta en dagboeken. Deze afkortingen worden gebruikt bij verschillende overzichten van de stamgegevens. Gebruik een duidelijke, herkenbare afkorting.
Dagboektype U kunt verschillende dagboektypen maken. Het boekingsproces wordt bepaald door het dagboektype. U hebt de volgende opties:
Kas. Voor het vastleggen van contante betalingen en ontvangsten. Bank. Voor boekingen op basis van uw bankafschriften. Giro. Voor boekingen op basis van uw dagafschriften. Memoriaal. Voor alle boekingen die niet in de andere dagboeken worden geregistreerd. BTW memoriaal. Voor BTW-boekingen die niet in de andere dagboeken worden geregistreerd. Transitormemoriaal. Voor memoriaalboekingen die over meerdere boekjaren en perioden lopen. Inkoop. Voor het inboeken van de inkoopfacturen. Verkoop. Voor het inboeken van verkoopfacturen. Verrekenmemoriaal. Voor het verrekenen van openstaande posten van debiteuren of crediteuren met (vooruit)betaalde bedragen. Periodeverdeel. Definieer een memoriaal om automatisch periodeverdeelboekingen in te laten registreren. Zie [Periodeverdeel]. Stelpost. Voor het vastleggen van stelposten. Deze posten worden in de periode volgende op het vastleggen van de boeking automatisch bij verwerking gecrediteerd, het geen resulteert in informatievoorziening in de vorm van een ‘potloodbalans’.
Subtype Dit veld is niet wijzigbaar. Het veld geeft bij selectie van dagboektype 'Transitormemoriaal' aan dat de boekingen in dit dagboek standaard van het type 'Voorschot' zijn.
Subtype 2 Bij selectie van dagboektype 'Verrekenmemoriaal' kunt u hier aangeven of u openstaande posten van uw crediteuren of openstaande posten van uw debiteuren wenst te verrekenen met dit dagboek.
Grootboekrekening Dit veld kan niet worden gevuld voor alle typen memoriaalboeken. U voert in dit veld de vaste tegenrekening van het dagboek in. Elke mutatie die u in het dagboek registreert, wordt op deze grootboekrekening geboekt. Koppel de grootboekrekeningen 'Debiteuren' en 'Crediteuren' aan respectievelijk uw verkoop- en inkoopdagboeken. (7.25) In een transitormenoriaal kunt u een standaard tussenrekening definieren. Deze rekening is bij het invoeren van een transitorboeking niet te wijzigen. Als dit veld niet gevuld is dient u bij het invoeren van een transitorboeking een tussenrekening in te geven.
Valuta Als u een valutacode aan een dagboek koppelt, geeft u aan dat u het dagboek in deze valuta wenst te salderen. Heeft u bijvoorbeeld een bankboek in dollars, dan kunt u hier de valutacode 'Dollar' koppelen. Tijdens het aanmaken van de boekingen zal de hier gekoppelde valutacode als standaard valuta van de boeking worden aangeboden.
Saldo na boeken Dit veld wordt bijgewerkt na elke boeking in dit dagboek en kan daarom worden gebruikt voor controledoeleinden. U kunt het saldo eventueel wijzigen, bijvoorbeeld als het incorrect is doordat er een dagafschrift ontbreekt. Als u een nieuw dagboek aanmaakt, kunt u in dit veld het beginsaldo invoeren. Wanneer u afschriften importeert via 'Bankieren', zal tijdens het inlezen van het dagafschrift de waarde van dit veld worden vergeleken met de het beginsaldo van het afschrift.
Periodeverdeel dagboek Als u in het aangemaakte dagboek een boeking maakt op een grootboekrekening welke als 'periodeverdeelrekening' is gedefinieerd, zullen de periodeverdeelboekingen worden aangemaakt in het periodeverdeeldagboek dat u hier koppelt. Zie [Periodeverdeel].
BTW afhandeling Bij gebruikmaking van de Belgische functionaliteit kunt u voor de aan te maken bankboeken aangeven of u 'geen BTW' of 'BTW inkoopcodes' tijdens het boeken wenst te hanteren. Ongeacht deze instelling kunt u alle BTW-codes kiezen bij het invoeren van bankboekingen. Echter bij de verwerking wordt deze instelling gecontroleerd. Wanneer gekozen is voor 'Geen BTW' zal bij verwerken de melding 'In dit type dagboek geen BTW toegestaan' gegeven worden. Als de instelling op 'Inkoop BTW codes' staat zal de melding 'Geen BTW code verkoop toegestaan in inkoopboek' gegeven worden. De boeking dient bij een dergelijke melding aangepast te worden.
Variabele valutacode Markeer deze instelling als u tijdens het boeken de valuta van de in te voeren boeking zelf wilt bepalen en daarmee wilt afwijken van de valutacode die u hebt ingegeven bij het veld 'Valuta'. Zie [Vreemde valuta].
Boekstuknummer blokkeren Als u het boekstuknummer van een dagboek blokkeert, kunt u dit nummer tijdens de invoer van boekingen niet wijzigen. Het nummer wordt automatisch verhoogd bij elke boeking die u invoert. Zet deze optie aan om het boekstuknummer te blokkeren.
Boekdatum blokkeren Als u de boekdatum van een dagboek blokkeert kunt u de datum tijdens de invoer van boekingen niet wijzigen. In de boeking wordt automatisch de systeemdatum gebruikt. Zet deze optie aan om de boekdatum te blokkeren.
Scenario Als u deze instelling aanzet, kunt u in dit dagboek gebruik maken van scenarioboekingen.
Variabele dagkoers Als u deze optie markeert kunt u bij gebruikmaking van boekingen in vreemde valuta de koers handmatig opvoeren en laten afwijken van de door de applicatie voorgestelde koers op basis van de vastgelegde koerstabel. Zie [Vreemde valuta].
Contr EindSal/Versch U kunt aangeven of een boeking in het dagboek automatisch moet worden afgesloten als het debettotaal overeenkomt met het credittotaal. In het inkoop- en verkoopboek wordt een boeking gesloten zodra het bedrag in de kopregel overeenkomt met de bedragen in de subregels. In bank- en giroboeken wordt de boeking gesloten zodra het totaal van het beginsaldo en de subregels overeenkomt met het ingevoerde eindsaldo. In de memoriaalboeken wordt een boeking automatisch geregistreerd wanneer het debet- en creditsaldo gelijk zijn. Indien geactiveerd zal deze instelling ervoor zorgen dat wordt gecontroleerd of de ingevoerde bedragen kloppen. Deze optie is niet beschikbaar voor dagboeken van het type 'Kas'.
Blokkeren Als een bepaald dagboek niet gebruikt mag worden voor het direct of handmatig boeken, kunt u het dagboek blokkeren door deze instelling te activeren. Boekingen in dit dagboek kunnen dan alleen worden aangemaakt via externe koppelingen of data import.
Dit tabblad is alleen van belang indien u een bank- of giroboek aanmaakt. Op dit tabblad kunt u het bankrekeningnummer(s) koppelen behorende bij het betreffende dagboek. Kies voor de knop 'Toevoegen' om een bankrekeningnummer toe te voegen.
Betalingen onderweg Dit veld is alleen beschikbaar in bankboeken. Het veld is verplicht. Selecteer hier de tussenrekening waarop betalingen onderweg geboekt worden. Wanneer u werkt met 'Bankieren' in Exact Financials Enterprise, wordt deze rekening in afwachting van het binnen te komen bankafschrift gebruikt bij het journaliseren van incassoruns en het journaliseren van betalingen. U kunt verschillende grootboekrekeningen ingeven voor: - Betalingen onderweg (Crediteuren) - Betalingen onderweg (Debiteuren) - Incasso's onderweg U bent niet verplicht om aparte grootboekrekeningen in te geven.
Voorbeeld U maakt een betalingsrun aan voor uw crediteuren. De volgende boeking wordt aangemaakt:
Crediteuren aan Betalingen Onderweg
Bij het invoeren/ importeren van uw bankafschrift wordt vervolgens de volgende boeking aangemaakt:
Betalingen Onderweg aan Bank
Type Selecteer het type bankrekeningnummer. Het type bepaalt o.a. de manier waarop de geldigheid van het bankrekeningnummer wordt vastgesteld.
Valuta (Bank) Koppel de standaard valuta van de bank.
Banknummer Voer het bankrekeningnummer in.
Primair Geef aan of het betreffende bankrekeningnummer het primaire rekeningnummer van deze bank is. U hebt de keuze uit:
Maskerrekening Dit veld is niet te bewerken. In dit veld wordt het masker van het rekeningnummer weergegeven.
BIC Hier kunt u de BIC-code behorende bij het betreffende rekeningnummer ingeven.
Land Koppel een land aan uw bankboek om bankmutaties in vreemde valuta bij automatische functies als betalingen goed in te stellen.
Ondernemingsnummer Gegeven dat u hier een bankboek onderhoud dat wordt ingezet om incassotransacties uit te voeren, dan is het van belang het incassant ID hier vast te leggen. Het incassant ID dient bij elke SDD te worden vermeld (bij eventuele verandering van bank wordt het zelfde incassant ID behouden). Het incassant ID is een afgeleide van het KVK nummer. Zie [Incasso/Domiciliëring].
Overige velden Naast deze standaard velden is het tevens mogelijk extra velden aan de invoermatrix toe te voegen, bijvoorbeeld als u de NAW-gegevens van de bank toe wilt voegen.
Dit tabblad is alleen van belang indien u een bankboek aanmaakt en werkt met het inlezen van bankafschriften. Dit tabblad heeft tot doel om de banken aan het dagboek te koppelen voor het inlezen. Zie [Telebankieren]
Bankcode Selecteer de bankcode.
Datum afschrift Alvorens dagafschriften voor de eerste keer in te lezen, kan hier de datum van het laatst geboekte afschrift worden ingegeven. Tijdens het inlezen van het dagafschrift wordt gecontroleerd of er geen oud dagafschrift wordt ingelezen. Na het inlezen van het dagafschrift wordt dit veld automatisch bijgewerkt met de datum van het laatst ingelezen dagafschrift.
Nummer afschrift Alvorens dagafschriften voor de eerste keer in te lezen, kan hier het volgnummer van het laatst geboekte afschrift worden ingegeven. Tijdens het inlezen van het dagafschrift wordt gecontroleerd of het ingelezen dagafschrift een volgnummer bevat dat volgt op het hier ingegeven nummer. Na het inlezen van het dagafschrift wordt dit veld automatisch bijgewerkt met het volgnummer van het laatst ingelezen dagafschrift.
Importeren: Gebruik afschriftnummer Door dit veld te markeren wordt aangegeven dat de volgorde van afschriften gecontroleerd wordt.
Storneringstermijn incasso (dagen) Geef hier aan hoeveel dagen na incasso het gerechtigd is om een openstaande post te storneren. Met de introductie van SEPA verandert er weinig op het gebied van debiteurenrisico's. Bij consumentenincasso (CORE) is het storneringsrecht 56 dagen. Bij een eventuele introductie van zakelijke incasso is storneren helemaal niet mogelijk (B2B). Zie [Storneren]
Verwerkingsbank Dit veld is alleen beschikbaar voor koppelingen met Belgische banken. Vul hier het nummer van de financiële instelling (centraliserende instelling). Dit nummer zal tijdens de domiciliëring worden weggeschreven in het aangemaakte bestand.
Blokkeren: Financiële boekingen Vink deze optie aan, indien u niet wilt dat gejournaliseerde dagafschriften handmatig aangepast kunnen worden. Zie [Telebankieren]
Er kan een conditieregel aangemaakt worden op een bankrekeningnummer en/of een (deel-)omschrijving zodat wanneer in een afschriftregel dat bankreningnummer of (deel-)omschrijving gevonden wordt er automatisch een scenarioboeking wordt aangemaakt. In 'Omschrijving' is het mogelijk gebruik te maken van wildcards zoals *huur*. Een voorbeeld: Geef in de condities aan dat een afschriftregel met een bepaald bankrekeningnummer of met een omschrijving 'Huur ' altijd een boeking moet opleveren met de grootboekrekening 'Huurkosten' .
De velden op dit tabblad zijn alleen beschikbaar tijdens het aanmaken van een inkoopboek en wanneer u werkt met de module Commitments.
Gebruik van verplichtingen verplicht Markeer deze optie als u het afboeken van een verplichting tijdens het inboeken van de inkoopfacturen in dit inkoopboek verplicht wilt stellen. U kunt in dit inkoopboek dan geen inkoopfacturen invoeren die niet gerelateerd zijn aan een verplichting.
Aanmaken verplichting Deze optie is beschikbaar als u beschikt over kasstelselfunctionaliteit. Markeer deze instelling als u bij invoer van een inkoopfactuur, bij de afwezigheid van een verplichting, automatisch deze verplichting wilt aanmaken.
Classificatie Dit veld is alleen beschikbaar indien u het veld 'Aanmaken verplichting' heeft gemarkeerd. Geef hier de waarde in van het veld classificatie welke wordt meegegeven aan de automatisch aangemaakte verplichtingen.
Max. verplichtingsbedrag Dit veld is alleen beschikbaar indien u het veld 'Aanmaken verplichting' heeft gemarkeerd. Geef hier het grensbedrag voor het automatisch aanmaken van een verplichting in. Voor bedragen lager dan het ingegeven bedrag wordt niet automatisch een verplichting aangemaakt. Voor bedragen hoger dan het grensbedrag wordt wel automatisch een verplichting aangemaakt.
Verplichting overschrijden In praktijk kan het voorkomen dat het uiteindelijke factuurbedrag het bedrag van de verplichting overschrijdt. Middels dit veld kunt u aangeven of u toestaat dat het factuurbedrag het bedrag van de verplichting overschrijdt. U hebt de keuze uit:
Bedrag: VV Hier kunt u het maximale bedrag invoeren waarmee het factuurbedrag het bedrag van de verplichting mag overschrijden. Dit veld is beschikbaar wanneer u bij 'Verplichting overschrijden' hebt gekozen voor 'Bedrag VV' of 'Beide'.
Percentage Hier kunt u het maximale percentage invoeren waarmee het factuurbedrag het bedrag van de verplichting mag overschrijden. Dit veld is beschikbaar wanneer u bij 'Verplichting overschrijden' hebt gekozen voor 'Percentage' of 'Beide'.
Uniek boekstuknummer Middels deze optie kunt u per dagboek aangeven of gecontroleerd dient te worden op boekstuknummer bij invoeren en/of importeren van boekingen. U hebt de keuze uit de volgende opties:
Kies voor 'Toevoegen' om een nieuwe reeks boekstuknummer toe te voegen. Wanneer u een nieuw boekjaar opent wordt automatisch een nieuwe regel voor het betreffende jaar toegevoegd.
Jaar Dit veld is niet te bewerken. Hierin wordt het jaar weergegeven voor welke boekstuknummer ingevoerd kunnen worden.
BoekStNr Elke boeking moet een boekstuknummer hebben. Het boekstuknummer is een unieke code, vaak gebaseerd op het nummer van het boekingsdocument (dagafschrift, factuur) en als zodanig een belangrijke aanduiding voor de reden van een boeking. De standaard boekstuknummers in Exact Financials Enterprise bestaan uit het boekjaar en een volgnummer. Ieder boekstuk krijgt een nummer dat altijd uniek is, ongeacht het boekjaar en het dagboek. Gebruik om dit te bereiken boekstuknummers die zijn samengesteld uit een code voor het boekjaar, een dagboekcode en een volgnummer.
Voer het eerste boekstuknummer voor elk dagboek en elk boekjaar in. Het boekstuknummer wordt bij elke nieuwe boeking met de waarde '1' verhoogd. U kunt het wijzigen terwijl u boekingen invoert, tenzij deze optie voor het desbetreffende dagboek is geblokkeerd in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Algemeen'.
In versie 7.28 is in de financiele instellingen op het tabblad 'Diversen' de mogelijkheid toegevoegd een masker te definieren. Bij het aanmaken van een nieuw dagboek maar ook bij het openen van een nieuw boekjaar wordt het veld boekstuknummer volgens dit masker gevuld.
Verwerkingsnummer Elke boeking die wordt verwerkt, krijgt een verwerkingsnummer dat uniek is voor het dagboek en boekjaar in kwestie. U krijgt het eerstvolgende te gebruiken verwerkingsnummer te zien; u kunt dit niet wijzigen.
Wanneer de tabblad ingevuld wordt stel je verplicht dat aan (nieuwe) boekingen in dit dagboek een document gekoppeld moet worden. Zonder invulling van dit tabblad kunnen wel documenten gekoppeld worden maar is er geen controle of dit gebeurd is.
Extern Definieer de 'Externe categorie' waarin documenten gekoppeld moeten worden.
Controle tijdens Kies het moment van de controle: Bij het afsluiten van een boeking of op het moment van verwerken.
Koppel de gewenste documentatie. Om een document te koppelen kiest u voor de knop 'Toevoegen'. Zie ook: [Documenten Koppelen].
Exact Financials Enterprise > Finance > Stamgegevens > Dagboeken