Exact Financials

Finance - Verwerkingsfuncties

Binnen Exact Financials Enterprise kunnen diverse bulkopdrachten worden gegeven via zogenaamde verwerkingsfuncties. De schermafhandeling voor deze bulkopdrachten is identiek, echter de uitgevoerde actie kan verschillen. Zo geeft u eerst met de selectiecriteria aan welke gegevens in aanmerking komen voor de desbetreffende actie. Vervolgens kunt u deze gegevens op het scherm presenteren om deze eventueel handmatig te bewerken. Nadat u opdracht heeft gegeven tot het uitvoeren van de actie, krijgt u tenslotte de resultaten van uw opdracht getoond. Zo wordt aangegeven voor welke entiteiten de opdracht succesvol is geweest. De schermafhandeling van verwerkingsfuncties is nagenoeg gelijk aan de schermafhandeling van rapportfuncties met hier en daar een aantal verschillen. Zie [Rapportfuncties]. De volgende acties worden door deze verwerkingsfuncties ondersteund:

• Goedkeuren/Fiatteren
• Verwijderen
• Heropenen
• Verwerken
• Doorschuiven saldi... 
• Bewaren als..

De schermafhandeling is voor alle verwerkingsfuncties identiek. Alleen de toe te kennen acties verschillen.

Selectietrajecten

Selecteer de gewenste selectietrajecten en geef de "van ... tot ..." waarden binnen deze trajecten in. Als een selectietraject niet wordt aangegeven dan vindt er ook geen selectie op plaats! Voor selecties op entiteiten kunt u met behulp van een zoekscherm het selectietraject aangegeven. Zie [Zoekschermen].

Tabblad - Criteria

Eerst tonen

Activeer deze optie als u een lijst gepresenteerd wilt hebben in het tabblad 'Selectie' van de geselecteerde entiteiten. In deze lijst kunt u een handmatige (sub)selectie maken van de entiteiten waarop de actie dient te worden uitgevoerd. Als u deze optie niet kiest, zal na drukken op de knop 'OK' de bulkopdracht voor de geselecteerde entiteiten in de selectiecriteria direct worden uitgevoerd. De resultaten van de opdracht worden getoond in het tabblad 'Resultaten'.

Te tonen niveaus

Als u de optie 'Eerst tonen' activeert, kunt u hier het aantal te tonen niveaus van de gepresenteerde resultaten in het tabblad 'Selectie' aangeven. Geef de sorteerniveaus aan in de sorteerniveaulijst. De niveaus staan gelijk aan de volgorde van velden als door u aangegeven in de sorteerniveaulijst. De eerste waarde komt overeen met niveau 1. De tweede waarde met niveau 2 enzovoort. De gepresenteerde entiteiten in het tabblad 'Selectie' worden getoond met totalen op numerieke velden voor het aantal aangegeven niveaus.

Voorbeeld
U wilt een aantal boekingen verwerken in [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]. Alvorens de actie uit te voeren wenst u de resultaten van uw selectiecriteria op het scherm te zien. In de sorteerniveaulijst geeft u respectievelijk voor niveau 1 t/m 3 de velden 'jaar', 'periode' en 'dagboeknummer' aan. U geeft aan dat het aantal te tonen niveaus '3' is. In het tabblad 'Selectie' ziet u een totaal op de te verwerken boekingen per niveau. In dit geval krijgt u een saldering op dagboekniveau, periode en jaar.

Sorteerniveaulijst

Met de sorteerniveaulijst kunt u de velden rangschikken bij presentatie van uw selectie op het scherm in het tabblad 'Selectie'. Het bovenste veld bepaalt het eerste sorteerniveau. Het tweede veld bepaalt het tweede sorteerniveau enzovoort. Het sorteerniveau definieert de eerder beschreven totaliseringsniveaus. Daarnaast bepaalt de sorteervolgorde de presentatie van de waarden binnen de gepresenteerde lijst. De lijst wordt op het eerste sorteerniveau oplopend gesorteerd, vervolgens op de tweede enzovoort.

Groeperen

U kunt de resultaten groeperen. Bij financieel verwerken zou dat groeperen op dagboek kunnen zijn, bij afdrukken van facturen zou dat factuurcode kunnen zijn. Vanaf versie 7.25 kunt u een dergelijke deelselectie van een groep helemaal selecteren door het subtotaal aan te klikken. 

Tabblad - Selectie

Invoermatrix

Als u de optie 'Eerst tonen' heeft geactiveerd, wordt automatisch de gewenste selectie getoond in het tabblad 'Selectie'. Selecteer of deselecteer entiteiten handmatig door de cursor op de regel met de desbetreffende entiteit in de invoermatrix te brengen en vervolgens op de spatiebalk te drukken of met de linkermuisknop te dubbelklikken. Geselecteerde regels krijgen een *-teken in de kolom 'Geselecteerd.'

Alles selecteren / Alles deselecteren

Kies voor de knop 'Alles selecteren' of 'Alles deselecteren' om alle regels in één keer te selecteren of te deselecteren. Bevestig de opdracht met de knop 'OK'. De gekozen actie wordt vervolgens uitgevoerd.
U kunt alle records van een groep selecteren door het subtotaal te selecteren.

Tabblad 'Selectie': Kolompresentatie configureren met de rechtermuisknop

De in het tabblad 'Selectie' getoonde kolommen kunt u in aantal, volgorde en samenstelling zelf configureren. Breng de cursor op de kolomaanduiding en druk op de rechtermuisknop.

Standaardwaarden

Als u deze functie voor de eerste keer opstart, zullen de getoonde kolommen gelijk zijn aan de zogenaamde standaardwaarden. Als u met de rechtermuisknop op de kolomaanduiding klikt, ziet u als eerste bovenaan de standaardwaarden. U kunt de standaardwaarden configureren door met de linkermuisknop aan te geven of het desbetreffende veld wel of niet moet worden getoond.

Kolommen configureren met <Meer>

Afhankelijk van de door u ingegeven waarden op de selectiecriteria wordt een lijst met entiteiten getoond. De kolommen met de resulterende waarden kunt u zelf instellen door met de rechtermuisknop in de kolomaanduiding te klikken en met de optie 'Meer' de te tonen velden te selecteren. Na de optie 'Meer' te hebben gekozen, kunt u de te tonen velden met de knoppen 'Verbergen' en 'Weergeven' (of via het aan- of uitvinken van het vierkant voor de entiteitomschrijving) selecteren. U kunt ook relatieve gegevens van een onderliggende entiteit in de lijst koppelen . Zo kunt u bijvoorbeeld in een scherm met boekingen niet alleen de gekoppelde crediteurencode selecteren, maar ook de aan de crediteur gerelateerde naam en adres. Deze optie is herkenbaar aan het "+"-teken voor de selecteerbare entiteit. Door op het "+"-teken te klikken worden de onderliggende gerelateerde velden getoond, welke u vervolgens kunt markeren om te tonen in de lijst. U kunt de volgorde van de lijst bepalen met de knoppen 'Omhoog' en 'Omlaag'. Uw configuratie zal worden bewaard. Als u met dezelfde gebruikersnaam deze functie nog een keer opstart, dan zult u de kolommen configuratie zien zoals de laatste keer door u gebruikt.

Standaardwaarden herstellen

Als u met de rechtermuisknop op de kolomaanduiding klikt en kiest voor de optie 'Standaardwaarden', zullen de door Exact Financials ingestelde standaardwaarden worden hersteld.

Query phrase

Als u met de rechtermuisknop op de kolomaanduiding klikt en kiest voor de optie 'Query phrase', zal de query worden getoond welke door het zoekscherm wordt uitgevoerd. 
 

Tabblad - Resultaten

Na het uitvoeren van de opdracht komt u automatisch in het tabblad 'Resultaten' terecht. U krijgt hier te zien hoeveel waarden door de gewenste actie konden worden bewerkt en hoeveel waarden niet door de gewenste actie konden worden bewerkt. Voor waarden die niet bewerkt konden worden, krijgt u per waarde de reden van afwijzing te zien.

Knoppenbalk

OK

Gebruik de knop 'OK' om uw opdracht te laten uitvoeren.

Annuleren

De knop 'Annuleren' wordt ge-enabled zodra de resultaten in het tabblad 'Verslag' op het scherm worden getoond. Bij het activeren van de knop 'Annuleren' keert u terug naar het voorgaande scherm: u keert terug in het selectiescherm.

Het resultaat kan afgedrukt/geëxporteerd worden.

Einde

Druk op de knop 'Einde' om het scherm te verlaten en terug te keren naar het hoofdscherm.

Favorieten

Kies voor de knop 'Favorieten' om het menupad naar het overzicht toe te voegen aan de lijst van favorieten zoals gepresenteerd op het hoofdscherm. Zie [Hoofdscherm].

Help

Kies voor de Help-knop om de handleiding, release notes en veelgestelde vragen rond de desbetreffende entiteit te raadplegen.

Exact Financials > Schermafhandeling > Verwerkingsfuncties