Exact AEC Modular

 

Exact AEC - Boekingen Financieel - Accorderen Inkomend Factuurregister (IFR)

Een gebruiker die één of meerdere facturen moet accorderen krijgt bij het opstarten van Exact AEC een melding dat er facturen klaar staan.

Door op deze vraag Ja te antwoorden zal direct het accordeerscherm voor inkoopfacturen geopend worden.

Een gebruiker kan deze melding, indien gewenst, bij het opstarten uit zetten door het vinkje "Vragen om accorderen bij opstarten?" uit te zetten. De melding kan via de gebruikersinstellingen (menu Extra - Instellingen) weer geactiveerd worden.

Ook tijdens het gebruik van de software kan een gebruiker direct zien of er inkoopfacturen geaccordeerd moeten worden. Rechts onderin het scherm verschijnt dan een icoontje. Door te dubbel klikken op dit icoon gaat de gebruiker direct naar het accorderingsscherm.

Facturen accorderen

Door in het accordeerscherm te kiezen voor het bedrijfsfilter "Te accorderen" ziet de gebruiker direct de te accorderen facturen. In het accordeerscherm worden de inkoopfacturen uit alle inkoopdagboeken en alle administraties getoond. Voorwaarde is dat de accordeur is gekoppeld in het factuurregister dat gebruikt is bij de inkoopfactuur.

In het lijstscherm van Accorderen inkoopfacturen kan men via het rechter muismenu of via de knoppenbalk de status van de inkoopfactuur aanpassen.

In het venster Status aanpassen ziet men in het linkerdeel het PDF-bestand dat aan de inkoopfactuur gekoppeld is. In het rechterdeel van het venster ziet men de volgende onderdelen:

• De knoppenbalk.
  • De knoppenbalk bevat buttons om naar de vorige of volgende inkoopfactuur te scrollen. Men scrolt hiermee door alle facturen die in het onderliggende lijstscherm staan. Vervolgens ziet men 2 buttons om de status van de factuur aan te passen naar resp. Goedgekeurd en Afgekeurd. Indien er een Document Pro licentie aanwezig is, zal hiernaast een button getoond worden voor het openen van eventueel aanwezige bijlages. In Release 1.42 is er een button voor het versturen van een e-mail aan de leverancier of werknemer toegevoegd. Aan deze e-mail wordt automatisch de PDF van de inkoopfactuur gekoppeld.
• Onderdeel Inkoopfactuur.
  • Hier worden enkele gegevens van de inkoopfactuur zoals boekstuknummer, crediteurnaam en totaalbedrag getoond. In het veld van de relatiecode kan men de relatiekaart van de crediteur openen. Indien daartoe gerechtigd, kan men vanuit het boekstuknummer het boekingsvenster van de inkoopfacturen openen.
• Onderdeel Boekingsregels.
  • Hier ziet men op welk project en bewakingscode de factuurregels ingeboekt zijn. In de kolom projectcode kan men de projectkaart openen om bijvoorbeeld alle boekingen van het project in te zien. Ook kan men vanuit de code-kolommen het betreffende inkoopcontract, de pakbon of de werkboncode openen. Indien de gebruiker in het factuurregister daartoe gerechtigd is, kan via het rechter muismenu de bewakingscode gewijzigd worden.
• Onderdeel Accordeurs
  • Overzicht van werknemers die deze factuur moeten accorderen. Per accordeur wordt de status en memo getoond. Indien de gebruiker daartoe gerechtigd is, kan via de rechter muismenu-optie Accordeurs wijzigen een venster geopend worden waarin accordeurs aan de factuur toegevoegd of verwijderd kunnen worden. Vanaf 1.50 service pack 8 is in dit venster via het rechter muismenu een optie Heropenen beschikbaar. Deze optie is zichtbaar indien de men een gedelegeerde is voor de gebruiker. Voor meer informatie over heropenen zie 30.665.016.
• Onderdeel Accorderen factuur.
  • Hier kan men de status van de factuur aanpassen. De volgende standaard statussen kunnen gekozen worden. Goedgekeurd, Afgekeurd, In behandeling, Niet voor mij. Een factuur heeft initieel de status "Open".
  • Hierbij kan men eventueel een reden selecteren en een memo invoeren. Bijvoorbeeld kan bij de status Afgekeurd aangegeven worden waarom de factuur niet akkoord is. De redenen die u wil hanteren kunnen aangemaakt worden in de module Stamgegevens onder "Boekingen Financieel". Hier kunt u per status een aantal redenen definiëren. Wanneer bij een status een reden is vastgelegd in de stamgegevens wordt de gebruiker ook verplicht om een reden te kiezen bij het aanpassen van de status.
• Met de OK button legt men de statusaanpassingen van de facturen vast. Met de button Annuleren worden de gemaakte statusaanpassingen voor alle facturen geannuleerd.

Sneltoetsen

In het scherm kan gewerkt worden met de sneltoetsen page-up en page-down om naar de vorige en volgende factuur te navigeren. Wanneer er een PDF is gekoppeld kan het voorkomen dat het PDF venster de focus krijgt, middels de tab toets kunt u hieruit komen en weer genoemde toetsen gebruiken om te navigeren tussen de facturen.

Selectiemode in lijstscherm

Indien het lijstscherm van accorderen inkoopfacturen in selectiemode staat, wordt bij de optie Status aanpassen het eenvoudige accorderingsvenster, zonder detailinformatie over inkoopfacturen, getoond. De reden hiervoor is dat men in selectiemode in één keer de status van alle geselecteerde inkoopfacturen aanpast. Aangezien het uitgebreide accorderingsvenster meer gegevens van één bepaalde factuur toont, is het uitgebreide venster niet van toepassing voor het accorderen van meerdere facturen tegelijkertijd. Het is mogelijk om in de systeeminstellingen het gebruik van multiselect accorderen van inkoopfacturen uit te zetten.

Mogelijke inkoopfactuur statussen

Inkoopfactuurstatus Omschrijving	Komt voor indien
Open	Initiële status. Bij alle accordeurs is de status nog 001 Open.
In behandeling	Bij minimaal één van de accordeurs is de status anders dan 001 Open. Bovendien heeft geen van de accordeurs de status 003 Niet voor mij of status 200 Afgekeurd geselecteerd.
Niet voor mij	Één van de accordeurs heeft status 003 Niet voor mij geselecteerd en geen van de accordeurs heeft status 200 Afgekeurd geselecteerd.
Goedgekeurd	Alle accordeurs hebben status 001 Goedgekeurd geselecteerd.
Afgekeurd	Één van de accordeurs heeft status 200 Afgekeurd geselecteerd.

Geaccordeerde factuur

Nadat een inkoopfactuur door alle gekoppelde accordeurs is goedgekeurd zal de betalingsblokkering van de factuur verwijderd worden. Indien de factuur nog niet verwerkt is naar Exact Globe Next zal dit direct gebeuren. Als de factuur wel verwerkt is naar Exact Globe zal de betalingsblokkering bij de eerst volgende "koppeling" zowel in Exact Globe Next als in Exact AEC ongedaan gemaakt worden.
Indien u gebruik maakt van Exact Online integratie zal er niet achteraf van verwerkte inkoopfacturen de betalingsblokkade opgeheven kunnen worden, omdat Exact Online geen betalingsblokkade per factuur kent.

Gerelateerde onderwerpen

• Inrichting Inkomend Factuurregister
• Informatie over financiële boekingen
• Startpagina Exact AEC

     

Main Category:	Attachments & notes	Document Type:	Online help main
Category:		Security  level:	All - 0
Sub category:		Document ID:	25.749.500
Assortment:	Exact AEC Modular	Date:	20-04-2022
Release:		Attachment:
Disclaimer