Een aantal eigenschappen van artikelen kunt u snel en gemakkelijk wijzigen via de functie 'Artikelen bijwerken'. Deze functie is te benaderen via:
Het overzicht wordt geëxporteerd naar Microsoft Excel, inclusief de gewijzigde gegevens. U kunt deze gegevens in Microsoft Excel desgewenst nog aanpassen en bewerken voordat ze opgeslagen worden in de database. Wijzigingen worden pas doorgevoerd, als u in Microsoft Excel voor 'Bijwerken' kiest.
Met deze selectie kunt u aangeven of u artikelgegevens, voorraadgegevens of artikel per leveranciergegevens wilt bijwerken.
In dit veld kunt u één of een groep artikelen selecteren, die u wilt bijwerken. Standaard is 'Alle' aangevinkt.
Hier kunt u filteren op alle attributen van het artikel. De optie 'Voorraad' heeft betrekking op het attribuut 'Voorraadgestuurd' op het tabblad 'Voorraad' van het artikelonderhoud.
In dit veld kunt u één of meerdere artikelgroepen selecteren, die u wilt bijwerken. Standaard is 'Alle' aangevinkt.
In dit veld kunt u één of meerder magazijnen selecteren, die u wilt bijwerken. Standaard is 'Alle' aangevinkt. Indien u ervoor gekozen heeft om voorraadgegevens bij te werken heeft u de mogelijkheid om één magazijn te selecteren of het veld leeg te laten. Indien het veld leeggelaten wordt zullen de aanpassingen in alle magazijnen worden bijgewerkt.
In dit veld kunt u artikelen selecteren die al enige tijd niet meer verkocht worden.
Opmerking: Hierbij wordt alleen gekeken naar verkoopfacturen en dus NIET naar directe facturen.
In dit veld kunt u alle artikelen van één specifieke leverancier bijwerken.
In dit veld kunt u alle artikelen met een bepaalde status bijwerken.
In dit veld kunt u alle artikelen van een bepaald type bijwerken.
U kunt een zeer specifieke selectie maken op basis van uw assortimenten. U ziet hier de namen van al uw gedefinieerde assortimenten met een pull down menu.
Indien u in de sectie 'Gegevensselectie' heeft gekozen voor 'Artikelgegevens' kunt u verschillende attributen van artikelen wijzigen. U moet minimaal één van deze opties aanvinken. Als u dit niet doet, wordt er wel een overzicht gemaakt maar worden geen wijzigingen doorgevoerd.
Als u dit veld aanvinkt, kunt u in één keer de kostprijs voor meerdere artikelen aanpassen. In het veld 'Nieuwe waarde' bepaalt u op basis van welke prijs de kostprijs moet worden aangepast. Hierachter voert u het percentage in. Dit kan een positief of een negatief percentage zijn. U heeft hier drie mogelijkheden:
Verder kunt u nog de status van het artikel, het assortiment (de grootboekrekeningen gekoppeld aan het artikel worden niet gewijzigd), de standaard verkoopeenheid, de omschrijving en het type van de geselecteerde artikelen aanpassen. Bij het aanpassen van de artikelgroep waarbij tevens een andere voorraadrekening is gekoppeld, wordt de rekening alleen aangepast in mutaties in open perioden.
Bij het bijwerken van de artikelgroep worden in het voorstel in Microsoft Excel tevens de omzet-, voorraad-, en kostprijsgrootboekrekeningen getoond die op dit moment aan het artikel zijn gekoppeld en de omzet-, voorraad-, en kostprijsgrootboekrekeningen die aan de nieuwe artikelgroep zijn gekoppeld. Vanaf deze product update wordt tevens de kolom 'Grootboekrekening: Korting' getoond, waarin de huidige kortingsrekening van het artikel, en de kortingsrekening van de nieuwe artikelgroep worden getoond.
Het al dan niet tonen van de kolom 'Grootboekrekening: Korting' is afhankelijk van de factuurinstelling 'Journaliseer bedragen'. Wanneer hier de optie 'Netto' is geselecteerd wordt de kolom niet getoond. Wanneer de optie 'Bruto' is geselecteerd wordt de kolom wel getoond.
Deze optie is alleen aanwezig wanneer u in de voorraadinstellingen heeft aangegeven dat u gebruik maakt van het waarderingssysteem per artikel. Hiermee kunt u het waarderingssysteem van het artikel aanpassen. Bij het artikelonderhoud op het tabblad 'Financieel' in de sectie 'Financieel' kunt u dit waarderingssysteem per artikel terugvinden.
Hier kunt u aangeven of u de optie 'Provisieberekening; bij het onderhoud van de artikelen op het tabblad 'Inkoop/Verkoop' wilt aanvinken of uitvinken.
Met deze optie kunt u de nieuwe waarde voor de provisiemethode en het bijbehorende percentage/bedrag van het artikel opgeven.
Als u dit veld aanvinkt, kunt u het attribuut 'Voorraadgestuurd' in één keer voor meerdere artikelen aanpassen. Dit veld is actief op het moment dat u onder de sectie Traject voor 'Standaard' heeft gekozen in het veld 'Type'.
Hiermee kan de telfrequentie van de artikelen worden aangepast.
Met deze functie kunt u snel meerdere artikelen koppelen aan diverse assortimenten.
Als deze optie is aangevinkt, wordt gecontroleerd of de combinatie van het te wijzigen artikel met een assortimentsprijslijst al bestaat. Indien dit niet het geval is en de standaard verkoopprijs van het artikel is niet gelijk aan nul, wordt het artikel toegevoegd aan de assortimentsprijslijst. Als de standaard verkoopprijs van het artikel nul is of de optie wordt niet aangevinkt, wordt het artikel niet toegevoegd aan de assortimentsprijslijst en wordt alleen het assortiment gewijzigd. Wanneer u gebruik maak van prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep is deze optie niet aanwezig.
Met deze optie kunt u de waarde van het veld 'Vereist goedgekeurde lev.' bij het onderhoud van het artikel op het tabblad 'Inkoop/verkoop' bijwerken.
Met deze optie kunt u het veld 'Classificatie' bij het onderhoud van het artikel op het tabblad 'Basis' bijwerken.
Indien u in de sectie 'Gegevensselectie' heeft gekozen voor 'Voorraadgegevens' kunt u verschillende voorraadgegevens van artikelen wijzigen. U moet minimaal één van deze opties aanvinken. Als u dit niet doet, wordt er wel een overzicht gemaakt maar worden geen wijzigingen doorgevoerd.
Dit veld is alleen beschikbaar wanneer u in de voorraadinstellingen de optie 'Kostprijsberekening per Magazijn' heeft geselecteerd. Dit betreft de kostprijs die van toepassing is op het betreffende artikel in het betreffende magazijn. Bij het onderhoud van het artikel op het tabblad 'Voorraad' kunt u in de sectie 'Magazijnen' de magazijn instellingen van het artikel onderhouden. In het scherm van deze magazijninstellingen kunt u de kostprijs per magazijn terugvinden bij het veld Kostprijs'.
Bij 'Nieuwe waarde' en het percentage veld erachter, kunt u aangeven of u de nieuwe kostprijs wilt baseren op de huidige kostprijs, de berekende kostprijs, de verkoopprijs of de inkoopprijs van de hoofdleverancier + een bepaald percentage.
Wanneer u de optie 'Bijwerken kostprijs per magazijn op basis van de kostprijs van het artikel' hieronder heeft aangevinkt, is deze optie niet actief.
Hiermee kunt u de standaard locatie per artikel wijzigen. Zodra er in de sectie 'Traject' een magazijn geselecteerd is wordt de optie 'Standaard locatie' beschikbaar, mits de instelling 'Magazijnlocaties' in het pad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Voorraad instellingen] is aangevinkt.
Dit betreft het bestelniveau voor het artikel in het betreffende magazijn. Bij het onderhoud van het artikel op het tabblad 'Voorraad' kunt u in de sectie 'Magazijnen' de magazijn instellingen van het artikel onderhouden. In het scherm van deze magazijninstellingen kunt u het bestelniveau terugvinden bij het veld 'Minimum Bst.niv' in de sectie 'Voorraad'.
Hier kunt u de maximum voorraad aanpassen. Bij het onderhoud van het artikel op het tabblad 'Voorraad' kunt u in de sectie 'Magazijnen' de magazijn instellingen van het artikel onderhouden. In het scherm van deze magazijn instellingen kunt u de maximum voorraad terugvinden bij het veld 'Maximum' in de sectie 'Voorraad'.
In dit veld kunt u de telfrequentie van het artikel aanpassen. Bij het onderhoud van het artikel op het tabblad 'Voorraad' kunt u in de sectie 'Magazijnen' de magazijn instellingen van het artikel onderhouden. In het scherm van deze magazijn instellingen kunt u de telfrequentie terugvinden bij het veld 'Telfrequentie' in de sectie 'Voorraad'.
Deze optie is alleen actief wanneer u beschikt over het voorraadfunctierecht 'Onderhouden artikelen, magazijninformatie'. Met deze optie kunt u snel de planner voor de geselecteerde artikelen bijwerken. Dit betreft de planner zoals u deze kunt definiëren in het onderhoud van de artikelen op het tabblad 'Voorraad', bij het bewerken van de magazijnen. Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u in het veld 'Nieuwe waarde' de nieuwe planner selecteren.
Dit veld is alleen beschikbaar wanneer u in de voorraadinstellingen de optie 'Kostprijsberekening per Magazijn' heeft geselecteerd. Wanneer u gebruik maakt van 'Kostprijsberekening per Magazijn' beschikt u in het scherm van deze magazijninstellingen (op het tabblad 'Voorraad' bij het onderhoud van het artikel) over het veld 'Kostprijs' waar u de kostprijs kunt opgeven die van toepassing is op het artikel in het betreffende magazijn. Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt deze kostprijs per magazijn aangepast zodat deze gelijk is aan de kostprijs van het artikel.
Wanneer u de optie 'Kostprijs' hierboven heeft aangevinkt is deze optie niet actief.
Met de knop 'Toon lijst' opent u het voorstel voor het wijzigen in Microsoft Excel. Daar ziet u in de kolom 'Planner' de oude en de nieuwe waarde. Wanneer er in het selectie scherm bij 'Nieuwe waarde' geen nieuwe waarde is opgegeven wordt in Microsoft Excel twee keer de oorspronkelijke waarde getoond. Met het -icoon in Microsoft Excel kunt u de voorgestelde wijzigingen vervolgens uploaden in de administratie. De geselecteerde planner dient over rechten te beschikken op het betreffende magazijn. Wanneer dit niet het geval is wordt deze niet voorgevuld in het Microsoft Excel voorstel. Wanneer u deze handmatig aanpast en de wijzigingen upload, worden de gegevens niet bijgewerkt en wordt er een melding getoond dat de betreffende planner geen rechten heeft op het betreffende magazijn.
Met deze opties kunt u de waarden van de volgende velden in het artikel per leverancierscherm bijwerken:
Met de opties 'Toevoegen: Leverancier' en 'Verwijder: Leverancier' kunt u een leverancier toevoegen aan het artikel of verwijderen bij het artikel. Nadat u een van deze opties heeft geselecteerd kunt u in het veld erachter de leverancier selecteren die u wilt toevoegen of verwijderen.
Het verwijderen van een leverancier kan niet worden uitgevoerd in combinaties met de andere actie sin dit scherm. Wanneer u de optie 'Verwijder: Leverancier' aanvinkt zijn de andere opties in deze sectie dan ook niet actief.
Deze optie is alleen actief wanneer 'Verwijder: Leverancier' is uitgevinkt en wanneer u beschikt over het voorraadfunctierecht 'Onderhouden artikelen, inkoopinformatie'. Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u in het veld erachter een artikelcode selecteren. Met de knop 'Toon lijst' opent u het voorstel voor het wijzigen in Microsoft Excel. Daar ziet u in de kolom 'Artikelcode leverancier' de oude en de nieuwe waarde. U kunt de nieuwe waarde controleren en waar nodig aanpassen om vervolgens middels het -icoon, op het tabblad Add-ins in Microsoft Excel, de wijzigingen te uploaden in de administratie.
Wanneer er in het selectiescherm bij 'Nieuwe waarde' geen nieuwe waarde is opgegeven wordt in Microsoft Excel twee keer de oorspronkelijke waarde getoond. De artikelcode leverancier mag uit maximaal 30 karakters bestaan. Wanneer u in Microsoft Excel een nieuwe artikelcode leverancier opgeeft die uit meer karakters bestaat verschijnt bij het uploaden de melding dat het bijwerken niet is uitgevoerd omdat de artikelcode leverancier uit maximaal 30 karakters mag bestaan.
Als u op 'Toon lijst' klikt, wordt bijvoorbeeld het volgende overzicht weergegeven (op dat moment zijn de wijzigingen nog niet in de administratie doorgevoerd):
De nieuwe waarden zijn automatisch ingevuld, maar worden pas in de administratie doorgevoerd als u op het pictogram ('Bijwerken') klikt. U krijgt een bevestiging als de gegevens opgeslagen zijn. Opmerking: als u een cel selecteert die buiten het overzicht valt, is de knop 'Bijwerken' niet actief.
U kunt het Excel-werkblad bewaren en later weer opvragen. U hoeft dan niet elke keer vanuit Exact de lijst op te vragen. Dit is natuurlijk erg handig bij bepaalde selecties en bewerkingen die u veel gebruikt.