In versie 7.24 van Exact Financials kunt u een verlooptermijn van documenten bepalen via de documentcategorie.
AVG/GDPR schrijft voor dat persoonsgegevens niet voor altijd bewaard mogen worden. Als dergelijke gegevens in documenten (PDF) vermeld zijn kan het noodzakelijk zijn dit op te schonen.In versie 7.24 is in het onderhoud van (Externe) document categorieen een veld 'Verloopt (Dagen):' toegevoegd. Documenten die in deze categorie worden aangemaakt krijgen hiermee een vervaldatum. De vervaldatum van de de documenten kunt u gebruiken als filter voor het verwijderen van documenten. De vervaldatum houdt niet in dat documenten met een oudere vervaldtum dan vandaag, automatisch verwijderd worden. Het verwijderen blijft een handmatige actie.
Als het veld 'Verloopt (Dagen):' ingevuld wordt kunt u ook de optie 'Bijwerken: Documenten' aanvinken. Hiermee geeft u alle reeds bestaande documenten een vervaldatum. - Als documenten nog geen vervaldatum hebben dan wordt die berekend volgens: huidige datum + 'Verloopt (Dagen)'.- Als documenten reeds een vervaldatum hebben wordt gecontroleerd of de bestaande vervaldatum gelijk is aan de aanmaakdatum van het document + de oorspronkelijk inhoud van het veld 'Verloopt (Dagen)'. Dit is om te voorkomen dat een handmatige wijziging van een vervaldatum overschreven wordt bij een wijziging van het veld 'Verloopt (Dagen)' wat voor alle documenten in de categorie geldt.
U kunt de vervaldatum van een document ook per document aanpassen via het tabblad documenten. Een voorbeeld hiervan is een CV wat aan een projectmedewerker gekoppeld is.