Onderhoudsfuncties worden gebruikt voor het onderhoud (aanmaken, wijzigen en verwijderen) van zowel stamgegevens als van transacties. Stamgegevens en transacties worden in één adem genoemd en vallen onder de noemer entiteit. Dus een entiteit omvat zowel stamgegevens als transacties! Zodra een onderhoudsfunctie van een entiteit wordt opgestart, komt u terecht in een zoekscherm. Zie [Zoekschermen]. In dit scherm bepaalt u welke onderhoudsfunctie u wilt uitvoeren, te weten het aanmaken van een nieuwe waarde voor deze entiteit (nieuw) of het wijzigen/verwijderen van een bestaande waarde (openen). Na uw keuze voor 'openen' of 'nieuw' wordt de onderhoudsapplicatie opgestart.
De titelbalk toont een samengestelde omschrijving van de tekst "Onderhouden:" en de te onderhouden entiteit, gevolgd door het actieve administratienummer. Als de optie 'Toon pad in kop' is geactiveerd in [Bestand, Gebruikersinstellingen]) volgt de afkorting van het menupad van waaruit de onderhoudsapplicatie is opgestart.
VoorbeeldU start onderhoud hoofdverdichtingen op. In de titelbalk verschijnt de omschrijving: 'Onderhouden: Hoofdverdichting' (Exact: 621) [TOH].
In elke onderhoudsapplicatie wordt in de kop van het onderhoudsscherm de sleutel van de desbetreffende entiteit getoond gevolgd door de omschrijving. Als u bijvoorbeeld [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] opstart wordt het veld 'grootboek' getoond, gevolgd door de bijbehorende omschrijving. Als u een inkoopboeking aanmaakt middels [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen, Inkoopboek], dan wordt de sleutel van de kopregel getoond gevolgd door de omschrijving. Als u een stamgegeven nieuw aanmaakt, dan kunt u een nieuwe waarde aanmaken in het veld van de desbetreffende entiteit. Als u via uw zoekscherm een bestaande waarde van de desbetreffende entiteit heeft geselecteerd, dan wordt deze waarde van de entiteit automatisch in het onderhoudsscherm gevuld en kunt u alleen gerelateerde velden wijzigen of de gehele waarde (indien toegestaan) verwijderen. Voor stamgegevens die van een ophoogfactor voor de eerstvolgende waarde zijn voorzien, bijvoorbeeld debiteuren- en crediteurennummers of boekstuknummers, zal de eerstvolgende vrije waarde als suggestie verschijnen. Deze kunt u indien gewenst wijzigen.
De meeste onderhoudsapplicaties hebben de mogelijkheid om de omschrijving van de entiteitwaarde in diverse talen vast te leggen. Zie [Multitaal].
Elke onderhoudsfunctie is opgebouwd uit verschillende tabbladen. In het tabblad Algemeen vult u de aan de entiteit gerelateerde basisgegevens in. Daarnaast kunnen er specifiek aan de entiteit verbonden tabbladen zijn, zoals het tabblad 'Voorwaarden' voor het invoeren van boekingen of het tabblad 'Multidimensies' voor grootboekrekeningen. Aan elke onderhoudsfunctie is het tabblad 'Documenten' toegevoegd, zodat in elke onderhoudsapplicatie documenten aan de entiteit kunnen worden gekoppeld. Zie [documenten koppelen].
Bewaren
Kies voor de knop 'Bewaren' om een nieuwe waarde van de desbetreffende entiteit in de database aan te maken en op te slaan. Als u de gegevens van een bestaande waarde van de entiteit heeft gewijzigd, zullen na het drukken op de knop 'Bewaren' deze gegevens worden gewijzigd en worden opgeslagen.
Annuleren
Als u kiest voor 'Annuleren' keert u terug in het voorgaande scherm. Onderhoudsfuncties worden gestart vanuit een zoekscherm. Als u kiest voor 'Annuleren', keert u terug naar het zoekscherm van waaruit u de onderhoudsfunctie heeft opgestart.
Kopiëren
De kopieerfunctie kan alleen worden gebruikt als vanuit een zoekscherm de knop 'Openen' is gekozen om een bestaande waarde van een entiteit te onderhouden. Deze functie is niet beschikbaar als u een nieuwe waarde aanmaakt door vanuit het zoekscherm de knop 'Nieuw' te kiezen. Met de kopieerfunctie kunt u nieuwe waarden voor de desbetreffende entiteit aanmaken door na selectie van een specifieke waarde van de entiteit op de knop 'Kopiëren' te drukken. De cursor verspringt naar het veld van de nieuw aan te maken entiteit, waarop u de nieuwe waarde kunt ingeven. Vervolgens worden alle aan deze waarde gerelateerde velden gevuld met de inhoud van de waarde van waaruit de kopieerfunctie opgestart is.
Voorbeeld
Toevoegen
De knop toevoegen is beschikbaar als u een entiteit aanmaakt of wijzigt waarbij meerdere 'regels' kunnen worden gekoppeld. Bij stamgegevens kan worden gedacht aan het koppelen van eigenschappen of documenten aan de entiteit. Voor boekingen moet worden gedacht aan de boekingsregels. Als de knop 'Toevoegen' beschikbaar is, ziet u in het relevante tabblad een invoermatrix gepresenteerd. Door op de knop 'Toevoegen' te drukken krijgt u toegang tot de eerstvolgende vrije regel in de invoermatrix en kunt u uw gerelateerde gegevens koppelen / vastleggen.
Verwijder
De knop 'Verwijder' is beschikbaar als u een bestaande waarde van de desbetreffende entiteit heeft geopend of als u op een bestaande regel in een invoermatrix staat. Als de cursor zich op een veldwaarde anders dan in de invoermatrix bevindt, dan zal de waarde van de entiteit worden verwijderd zodra u op de knop 'Verwijder' drukt. Op het moment dat een waarde wordt verwijderd, wordt door de software gecontroleerd of dit ook daadwerkelijk mag. Als bijvoorbeeld een grootboekrekening in verwerkte boekingen is gebruikt, kan deze grootboekrekening niet worden verwijderd. Dit zou leiden tot inconsistenties. Als de cursor zich bevindt op een regel in de invoermatrix, zal de desbetreffende regel worden verwijderd uit de invoermatrix zodra u kiest voor de knop 'Verwijder'.
Einde
Klikt u op 'Einde' dan keert u terug naar het hoofdscherm en worden zowel de onderhoudsapplicatie als de tussenliggende zoekschermen afgesloten. Dit in tegenstelling tot de knop 'Annuleren', waarbij u terugkeert naar het voorgaande scherm.
Favorieten
Kies voor de knop 'Favorieten' om de onderhoudsfunctie toe te voegen aan de lijst van favorieten zoals gepresenteerd op het hoofdscherm. Zie [Hoofdscherm].
Help
Kies voor de knop Help om de handleiding, release notes en veelgestelde vragen rond de desbetreffende entiteit te raadplegen.
De statusbalk geeft u per veld aanwijzingen hoe met het toetsenbord de volgende handeling kan worden uitgevoerd. Zie [Toetsencombinaties].