Als verantwoordelijk manager wilt u persoonsgegevens makkelijk identificeerbaar kunnen maken. Persoonsgegevens kunnen worden vastgelegd in velden van een bepaalde tabel binnen Exact Financials. De meest voor de handliggende tabellen betreffen de tabellen waarin de debiteuren, crediteuren en werknemers worden vastgelegd. U wilt graag per veld voor deze tabellen kunnen aangeven welke gegevens als persoonsgegeven kunnen worden geclassificeerd. Als een veld wordt gebruikt om bijvoorbeeld een e-mail adres op te slaan, kunt u hierin niet-persoonsgebonden e-mail adressen vastleggen zoals crediteurenadministratie@exact.com. U kunt ook een persoonsgebonden e-mail adres vastleggen zoals piet.de.vries@exact.com. Dit laatste e-mail adres dient u te beheren en op termijn te anonimiseren. Door te kiezen voor de optie meestal, heeft u de intentie om meestal een persoonsgegeven op te slaan. Bij de optie soms heeft u de intentie om in eerste instantie algemene aan bedrijven gerelateerde email adressen op te slaan.Binnen de applicatie Exact Financials worden persoonsgegevens als "natuurlijk" getypeerd. Niet-persoonsgegevens worden als "niet-natuurlijk" geclassificeerd.
Ga naar [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Labelen, Onderhoud] en selecteer de tabel (debiteur, crediteur, werknemer) waarvan u de velden wenst te labelen. Geef per veld aan of het hier om voornamelijk persoonsgegevens (natuurlijk persoonsgegevens) gaat en geef aan na hoeveel dagen na de laatste wijziging de vervaldatum van dit specifieke gegeven dient te worden berekend. Eigenschappen op debiteuren, crediteuren en werknemers kunnen evenals adrestypen eveneens worden gelabeld. Tevens geeft u aan met welke omschrijving geanonimiseerde gegevens moeten worden gevuld. Geoormerkte gegevens worden in een aparte AVG tabel vastgelegd. Zodra er een wijziging in het aangegeven veld wordt doorgevoerd wordt de wijziging in de AVG logtabel opgeslagen. Een overzicht van de door u geoormerkte gegevens vraagt u op middels [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Labelen, Overzicht].
Draai de controlelijst van te valideren / anonimiseren gegevens middels [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Controlelijst]. Middels de lijst kunt u per gegeven handmatig de vervaldatum wijzigen. Indien de waarde van het veld wisselend gekoppeld is aan een natuurlijk persoon, kunt u de indicatie natuurlijk/ niet natuurlijk handmatig persoon wisselen. Middels de standaard lay-out "Dossier inzage" kunnen op aanvraag de persoonsgegevens van een specifiek persoon worden opgevraagd. Eventueel gevonden persoonsgegevens kunnen in het kader van gewenste dataportabiliteit worden geëxporteerd naar bijvoorbeeld Excel of csv.
Anonimiseer de veldwaarden van natuurlijke gegevens middels [Systeem menu: Beveiliging, AVG, Anonimiseren] een selectie van de geoormerkte gegevens. U kunt deze functie dagelijks automatisch laten automatisch laten uitvoeren door de taakplanner. [zie Taakplanner]
Exact Financials > Systeem > AVG > Beheer van persoonsgegevens