Zoekschermen hebben tot doel een entiteit te zoeken en te selecteren. Zoekschermen komen op diverse plaatsen in de programmatuur terug. De in Exact Financials aanwezige zoekschermen zijn op een speciale wijze verbonden aan het onderhouden van entiteiten. Vanuit een zoekscherm kunt u namelijk altijd een nieuwe waarde voor de desbetreffende entiteit aanmaken. Doordat u stamgegevens kunt aanmaken vanuit een zoekscherm, kunt u per direct een stamgegeven aanmaken of wijzigen tijdens bijvoorbeeld het maken van de boeking. Tot slot wordt bij het opstarten van elke onderhoudsapplicatie een zoekscherm opgestart waarmee u niet alleen de mogelijkheid heeft om een entiteit nieuw aan te maken, maak ook na selectie te wijzigen of te verwijderen.
In Exact Financials wordt u gevraagd veldwaarden te selecteren en in te voeren. Dit kan zijn in een onderhoudsfunctie, maar ook in rapport- of verwerkingsfuncties (selectiecriteria). Deze in te voeren veldwaarden refereren in vele gevallen aan een in Exact Financials vastgelegde tabel van gegevens. Als u bijvoorbeeld wordt gevraagd om in een overzichtsfunctie een debiteur in te voeren, dan wordt u geacht de debiteurencode zoals deze in de stamtabel debiteuren is vastgelegd aan te geven. Als u de gevraagde veldwaarde weet, dan kunt u direct de gevraagde waarde invoeren. In vele gevallen zal u echter de gezochte waarde niet uit het hoofd weten. Zoekschermen kunnen op de volgende manieren opgestart worden:
Alvorens een zoekscherm via de loep icoon, <CTRL-B> of <F2> op te starten, kunt u natuurlijk ook een waarde direct invoeren zonder het zoekscherm te direct te openen. Hiervoor is de volgende schermafhandeling van toepassing:
Een zoekscherm bestaat uit de volgende onderdelen.
TitelbalkDe titelbalk toont u een samengestelde omschrijving van de te vinden entiteit. De samengestelde omschrijving toont de actie van waaruit het zoekscherm wordt opgestart en daarnaast de te vinden entiteit. De omschrijving van de actie kan zijn: 'onderhouden' of 'zoeken'. De actie 'onderhouden' verschijnt als u een zoekscherm opent door een onderhoudsapplicatie op te starten. In de andere situaties verschijnt als actie 'zoeken'. De samengestelde omschrijving wordt gevolgd door het administratienummer en - indien de optie 'Toon pad in kop' is geactiveerd in [Bestand, Gebruikersinstellingen] - de afkorting van het menupad van waaruit het zoekscherm wordt opgestart.
Voorbeelden
Selectiecriteria blokIn het selectiecriteria blok worden de velden getoond waar u op kunt zoeken. Deze velden kunt u zelf samenstellen zowel in type, in aantal als in volgorde.
Selectievelden configurerenOm selectieveleden te configureren klikt u met de rechtermuisknop in de kolomaanduiding van de lijst met beschikbare waarden. Kies de optie 'Selectievelden'. Nu verschijnt er een lijst met velden die kunnen worden gebruikt als selectiecriterium. Activeer de velden die u als selectiecriterium wenst te gebruiken. Gebruik de toetsen 'Omhoog' en 'Omlaag' om de volgorde van de selectiecriteria te bepalen. Zodra u de configuratie van uw selectievelden heeft voltooid, drukt u op 'OK'. De geactiveerde selectievelden verschijnen in de door u aangegeven volgorde in het selectieblok. De configuratie van de selectievelden op de desbetreffende entiteit worden per gebruiker onthouden. Als u de volgende keer een zoekscherm op dezelfde entiteit opent, dan zullen de selectiecriteria worden getoond zoals u deze de laatste keer heeft geconfigureerd.
Zoeken van waarden op SelectieveldenBij elk selectieveld wordt tussen de omschrijving van de entiteit en de in te geven zoekwaarde een icoon met A4-formulier getoond. Met de linkermuisknop kunt u de waarde van dit A4-formulier wijzigen. Afhankelijk van de gekozen variant van dit A4-formulier, wijzigen de zoekcriteria. Het A4-formulier kan de volgende waarden bevatten:
Waarde moet minimaal gelijk zijn aan ....
Waarde moet gelijk zijn aan...
Als u in de kolomaanduiding van de lijst op de rechtermuisknop klikt ziet u de volgende opties.
StandaardwaardenAls u het zoekscherm met uw gebruikersnaam voor de eerste keer opstart zullen de getoonde kolommen gelijk zijn aan de zogenaamde standaardwaarden. Als u in de kolomaanduiding van de lijst op de rechtermuisknop klikt ziet u als eerste van boven naar onder de standaardwaarden. U kunt de standaardwaarden configureren door met de linkermuisknop aan te geven of het desbetreffende veld wel of niet moet worden getoond.
Meer...Afhankelijk van de door u ingegeven waarden op de selectiecriteria wordt u een lijst met zoekresultaten getoond. De kolommen met de resulterende waarden kunt u zelf instellen door met de rechtermuisknop te klikken in de kolomaanduiding van de lijst en via de optie 'Meer' de te tonen velden te selecteren. Na 'Meer' gekozen te hebben, kunt u de te tonen velden met de knoppen 'Verbergen' en 'Weergeven' (of via het aanvinken dan wel uitvinken van het vierkant voor de entiteitomschrijving) activeren. U kunt ook relatieve gegevens van een onderliggende entiteit in de lijst koppelen . Zo kunt u bijvoorbeeld in het zoekscherm op grootboekrekening niet alleen de gekoppelde verdichting selecteren, maar ook de aan de verdichting gerelateerde omschrijving en gekoppelde hoofdverdichtingscode. Deze mogelijkheid is herkenbaar aan het "+"-teken voor de selecteerbare entiteit. Door op het "+"-teken te klikken worden de onderliggende gerelateerde velden getoond, die u vervolgens kunt markeren om te tonen in de lijst. U kunt de volgorde van de lijst bepalen met de knoppen 'Omhoog' en 'Omlaag'.
Standaardwaarden herstellenDe door Exact Financials ingestelde standaardwaarden (standaard kolommen) worden hersteld.
Query phraseDe query wordt getoond die voor het zoekscherm wordt uitgevoerd.
SelectieveldenHiermee kunt u velden aan het selectieblok toevoegen en aangeven in welke volorde deze moeten worden getoond.
SorteervolgordeDoor op de kop van een kolom te klikken met de linkermuisknop wordt hierop oplopend gesorteerd, door nogmaals te klikken wordt aflopend gesorteerd.
Deze balk biedt de volgende knoppen.
OpenenAls u het zoekscherm opstart vanuit een onderhoudsfunctie, beschikt u over de mogelijkheid om de gegevens van de desbetreffende entiteit te wijzigen of te verwijderen. Selecteer de gewenste waarde van de gezochte entiteit in de lijst. Druk op 'Openen' om de gezochte waarde te openen: het onderhoudsscherm wordt geopend met de geselecteerde waarde van de desbetreffende entiteit als uitgangspunt. Nadat u een waarde geopend heeft, kunt u deze bestaande entiteit onderhouden door gegevens te wijzigen of indien dit is toegestaan het gegeven te verwijderen. Zie [Onderhoudsfuncties].
OKAls u het zoekscherm niet vanuit een onderhoudsapplicatie opstart, beschikt u over de knop 'OK' om de geselecteerde waarde te selecteren als gekozen waarde voor het onderliggende invoerscherm.
NieuwDruk op de knop 'Nieuw' als u een nieuwe waarde voor deze entiteit wilt aanmaken. Het onderhoudsscherm wordt opgestart met als mogelijkheid een nieuwe waarde aan te maken. Zie [Onderhoudsfuncties].
AnnulerenDeze knop is beschikbaar als u het zoekscherm vanuit een ander scherm opent via de loep icoon of een invoermatrix. Als u de knop 'Annuleren' activeert, wordt het zoekvenster afgesloten en komt u terug in het scherm waarin u eerder actief was.
EindeDeze knop verschijnt alleen als u het zoekscherm opstart vanuit een 'onderhoudsprogramma'. Druk op de knop 'Einde' om het zoekscherm te sluiten en terug te keren naar het hoofdscherm.
HelpZodra u kiest voor de deze knop krijgt u alle helpbestanden, release notes en 'frequently asked questions' voor de onderliggende entiteit te zien.
Voor gebruikers die het toetsenbord gebruiken om door het zoekscherm te navigeren, wordt in de statusbalk aangegeven met welke toetsencombinatie u de volgende actie kunt uitvoeren. Zie [Toetsencombinaties].