Wanneer u werkt met Exact Compact Salaris is het mogelijk om voor maximaal vijftien werknemers de salarisverwerking uit te voeren. Voordat u dit kunt doen, moeten de gegevens van uw personeel in de administratie bekend zijn. Omdat u voor uw salarisadministratie meer gegevens van uw personeel nodig heeft dan voor een gewone administratie is voor de licentie Exact Compact een aantal velden in het onderhoud van personeel toegevoegd.
Dit document geeft uitleg bij het aanmaken en onderhouden van personeel en het koppelen van salariscomponenten. Na het doorlopen van dit document is het mogelijk om voor uw personeel een rooster en salarissen te genereren.
U start het onderhoud van personeel op via [Salaris, Personeel, Onderhouden] of (LPO). Wanneer u een bestaande werknemer wilt onderhouden, selecteert u deze uit de lijst en klikt u op 'Openen'. Wanneer u een nieuw personeelslid in de administratie aan wilt maken, klikt u op 'Nieuw'. U krijgt onderstaand scherm:
Tabblad Algemeen
De velden op het linker deel van het algemene tabblad hebben betrekking op de persoonlijke gegevens van het personeel, zoals: naam, adres en woonplaats. Voor de salarisverwerking is met name de geboortedatum van belang, in verband met leeftijdsbepaling. Het sofi-nummer is geen verplicht veld. Wanneer u uw personeel via Exact Compact elektronisch wilt betalen, is het noodzakelijk om een bankrekening te koppelen aan de werknemer. Voordat u een bankrekening kunt koppelen, dient het onderhoud van de werknemer eerst opgeslagen te worden.
Onder de sectie 'Contract' vindt u de gegevens die relevant zijn voor uw bedrijf. Hieronder worden de verschillende velden uitgelegd.
Functienaam
Het is mogelijk om in het onderhoud van uw personeel een functienaam aan te geven. Wanneer u in het betreffende veld staat, kunt u op het vergrootglas rechts van regel klikken of via F5 de lijst naar voren halen met beschikbare functienamen. U kunt ervoor kiezen uit een bestaande functienaam, maar het is ook mogelijk om een nieuwe functienaam aan te maken.
Begindatum / Non-actief
Hier geeft u de begin- en einddatum van het contract in. Het is niet mogelijk om salarisboekingen aan te maken voor personeel dat nog niet actief is.
Einddatum contract
Hier geeft u aan wanneer het contract zou moeten eindigen. Wanneer u bijvoorbeeld personeel heeft dat voor een half jaar is aangenomen, dan kunt u dit van tevoren aangeven. Er wordt geen salaris gegenereerd voor personeel waarvan het contract de einddatum heeft bereikt.
Crediteur
Omdat u uw personeel moet betalen voor geleverde diensten, oftewel gewerkte uren, moet per werknemer een crediteur aanwezig zijn. Voor elke nieuwe werknemer die u in de administratie aanmaakt, wordt automatisch een crediteur aangemaakt. Dit is niet het geval voor de werknemer die aan is gemaakt voor u als gebruiker. U dient zelf een crediteurnummer in te geven, waarna de gegevens van uw personeelskaart automatisch worden overgenomen naar de nieuw aangemaakte crediteur. De nummering van de crediteuren gebeurt in eerste instantie automatisch. Wanneer u in uw financiële administratie reeds een nummering hanteert voor crediteuren is het ook mogelijk om het nummer in dit veld te wijzigen. Het nummer dat u hier aangeeft, wordt het nummer voor de gelinkte crediteur.
Toegangsrechten
Wanneer u een licentie heeft om met meerdere gebruikers te werken, kunt u hier de rechten voor een werknemer aanvinken. Wanneer het maximum aantal gebruikers is bereikt, krijgt u hiervan bij opslaan van de werknemer, een melding.
Tabblad Salaris
Op het tabblad salaris vindt u alle gegevens die betrekking hebben op het salaris van uw werknemer. Een werknemer wordt als salariswerknemer gezien, zodra er onder het tabblad Salaris een financieel component aan deze werknemer is gekoppeld.
Wanneer voor het eerst een salariscomponent aan een werknemer koppelt, dient u eerst de salarisgegevens in te geven. De applicatie om de salarisgegevens in te voeren wordt automatisch opgestart wanneer u aan de linkerkant van het scherm op de knop voor het invoegen van componenten klikt. Deze gegevens kunnen eventueel gecontroleerd of gewijzigd worden door op de knop 'Salarisgegevens' te klikken. Meer informatie over het invoerscherm voor salarisgegevens vindt u in het document ' Aanmaken en wijzigen salarisgegevens '.
Nadat u de salarisgegevens heeft aangemaakt voor de werknemer, kunt u componenten koppelen, aanpassen en verwijderen. Ook is het mogelijk om gegevens van andere werknemers te kopiëren. Dit is met name makkelijk wanneer er veel componenten gelijk zijn en gekoppeld moeten worden. U kunt gebruik maken van de knoppen aan de linker kant van het scherm:
Toevoegen component
Wanneer u hier op klikt, krijgt u een lijst met alle beschikbare componenten. Deze lijst is afhankelijk van de door u gekozen Sector en CAO in de salarisadministratie wizard.
U selecteert de component welke u wilt koppelen en klikt op de knop 'Selecteren'. Wanneer er bij de medewerker op het tabblad 'Algemeen' een einddatum is ingevuld, dan wordt bij het koppelen van een component ook automatisch dezelfde einddatum ingevuld voor het component.
Aanpassen werknemer-specifieke gegevens van het component
Wanneer u een component aan een werknemer heeft gekoppeld, heeft u hierbij aan moeten geven om welke bedragen of percentages het ging. Dit kan per werknemer verschillen. Wanneer u dit voor de werknemer wilt controleren en/of aanpassen, klikt u op de betreffende component en vervolgens op deze
knop.
De gegevens in dit scherm zijn afhankelijk van de gekozen component en de manier waarop deze is ingesteld. Zo kan het zijn dat de gekozen component werkt op basis van een percentage. In dat geval zal niet het veld 'Bedrag' maar het veld 'Percentage' getoond worden. In dit scherm kunt u de gegevens eventueel wijzigen en opslaan.
Meervoudig: Bewerken/Opvolger
Middels deze knop kunt u meerdere componenten bewerken vanuit één scherm. Deze knop is alleen benaderbaar als een medewerker salarisgegevens heeft en bij een nieuwe medewerker als er componenten zijn gekoppeld.
Als u op de knop 'Meervoudig: Bewerken/ Opvolger' heeft geklikt dient u een keus te maken tussen de opties 'Bewerken' en 'Opvolger'. Vervolgens verschijnt een venster met daarin de componenten die aan deze medewerker zijn gekoppeld voor dit loonjaar.
Afhankelijk van de inrichting van de component is het veld 'Bedrag', 'Uurloon' of 'Percentage' benaderbaar. Om de wijziging te bewaren dient de kolom 'Selecteren' aangevinkt te zijn voordat u op de knop 'Bewaren' klikt. Als u voor de optie 'Bewerken' heeft gekozen worden alle gekoppelde componenten in dit loonjaar getoond, inclusief de opvolgers.
Als u voor de optie 'Opvolger' heeft gekozen kunt u opvolgers aanmaken voor de componenten die voor het standaard loonjaar zijn gekoppeld aan deze medewerker. Als begindatum wordt de datum na de laatste salarisberekening getoond. Als er geen salarisboekingen aanwezig zijn voor deze medewerker, dan wordt als begindatum de begindatum contract van de medewerker getoond. Via de knop 'Kolommen aanpassen' of via [Beeld, Kolommen aanpassen] kunt u de getoonde kolommen op dit scherm aanpassen.
Verwijderen component
Wanneer u de koppeling van een component met de werknemer ongedaan wilt maken, kunt u de regel selecteren en verwijderen. Nadat u op deze knop heeft geklikt, krijgt u de controle-vraag of u de regel wilt verwijderen. Wanneer u op 'Ja' klikt, wordt de regel van de kaart verwijderd en is de component niet langer aan de werknemer gekoppeld.
Het is mogelijk om deze controle-vraag uit te schakelen, het vak te markeren bij 'Niet meer vragen'.
Openen van het onderhoud van de component
Het is mogelijk om gekoppelde componenten te openen om te controleren en eventueel te wijzigen. Meer informatie over componenten vindt u in het document 'Aanmaken en wijzigen componenten '.
Kopiëren componenten
Wanneer u reeds een werknemer heeft ingevoerd met componenten die u ook aan het nieuw aan te leggen personeelslid wilt koppelen, dan kan dit via de knop 'kopiëren'.
U geeft bovenin het scherm aan van welk personeelslid u de componenten wilt kopiëren. Wanneer u een tab geeft, krijgt u een lijst te zien met de beschikbare componenten. U selecteert de componenten die u wenst te koppelen aan de werknemer en klikt op 'OK'.
Nadat u alle gewenste componenten heeft gekoppeld, bent u klaar met het onderhoud van de werknemer en kunt u beginnen met het aanmaken van salarisboekingen.
Tabblad Referentienummer
Met relatienummers kunt u per medewerker uw loonbelastingnummer, aansluitnummer UWV, overige aansluitnummers, klantnummer Arbo Unie, paspoortnummer, rijbewijsnummer en overige nummers invoeren. Als deze velden niet ingevuld zijn, is het niet mogelijk om aangiftes te verrichten.
Nieuw
Door te kiezen voor 'Nieuw' kunt u referentienummers aanmaken.
Bewerken
Door te kiezen voor 'Bewerken' kunt u referentienummers onderhouden.
Verwijderen
Met deze knop kunt u het geselecteerde referentienummer verwijderen.
Met deze knop kunt u een reeds bestaand referentienummer bewerken.
Wanneer u kiest voor 'Nieuw' of 'Bewerken' krijgt u een pop-scherm met de
volgende velden:
Type
In dit veld is het mogelijk om verschillende types referentienummers te
selecteren. De programmatuur kent verschillende soorten types, te weten:
loonbelastingnummer,aansluitnummer UWV, overige aansluitnummers, klantnummer
Arbo Unie, paspoortnummer, rijbewijsnummer en overige nummers. De overige
velden in het scherm zijn afhankelijk van het geselecteerde type. De
verschillen staan in onderstaand schema.
| Type |
Omschrijving |
Referentienummer |
Begindatum |
Einddatum |
Belastingdienst |
Werkgever |
| Loonbelastingnummer |
 |
|
|
|
Belastingdienst |
|
| Aansluitnummer UWV |
|
|
|
|
UWV |
|
| Aansluitnummer Overig |
|
|
|
|
Relatie |
|
| Klantnummer Arbo Unie |
|
|
|
|
Arbo Unie |
|
| Paspoortnummer |
|
|
|
|
 |
|
| Rijbewijsnummer |
|
|
|
|
|
|
| Andere |
|
|
|
|
Overig |
|
Omschrijving
In dit veld kunt u de omschrijving van het type noteren.
Referentienummer
In dit veld kunt u het referentienummer invoeren.
Begindatum
In dit veld kunt u de begindatum aangeven.
Einddatum
In dit veld kunt u de einddatum aangeven.
Belastingdienst
In dit veld dient u een crediteur 'belastingdienst' te selecteren.
UWV
In dit veld dient u een crediteur 'UWV' te selecteren.
Relatie
In dit veld dient u een crediteur voor de particuliere pensioen of CAO
instelling te selecteren. Bijvoorbeeld Relan, PIEN, A&O of SFB.
Arbo Unie
In dit veld dient u een crediteur 'Arbo Unie' te selecteren.
Overige
In dit veld dient u een crediteur naar wens te selecteren.
Werkgever
In dit veld selecteert u een crediteur. Deze crediteur die u hier
selecteert, is de werkgever. Indien u de administratie voor uzelf voert
dient u uzelf aan te maken als crediteur en deze te koppelen.
Met deze knop kunt u een referentienummer verwijderen.
Tabblad Familie
U kunt aan een medewerker familieleden koppelen. U kunt via deze manier
de partner en kinderen van uw medewerker registreren.
Met
deze knop kunt u een nieuw familielid aanmaken en koppelen aan deze
medewerker.
Met
deze knop kunt u een reeds bestaand familielid bewerken.
Met
deze knop kunt u een familielid verwijderen.
Als u voor de knop 'Nieuw' kiest, dan krijgt u een pop-up scherm met de
volgende velden:
Naam
Hier kunt u de naam van de kinderen en partner van
een medewerker opgeven. Dit kan gebruikt worden als extra persoonlijke
informatie.
Relatie
In dit veld kunt u de relatie die de medewerker
met het familielid heeft specificeren. U heeft hier de keuze uit: Kind,
Partner, Ouder of Familie.
Geboortedatum
In dit veld kunt u de geboortedatum van het
familielid invoeren.
Geslacht
In dit veld kunt u het geslacht van het familielid
invoeren.
BSN/Sofinummer
In dit veld kunt u de BSN/Sofinummer gegevens van de
partner en de kinderen registreren voor pensioen en verzekeringsdoeleinden.
Opmerkingen
In dit veld kunt u eventuele notities invoeren.
Onderaan het scherm heeft u de beschikking over de
volgende knoppen:
Bewaren
Middels deze knop bewaart u het ingevoerde familielid
of de wijzigingen die u heeft doorgevoerd.
Nieuw
Middels deze knop kunt u een nieuw familielid
toevoegen.
Sluiten
Als u op deze knop klikt, dan wordt het scherm
gesloten.
Tabblad Rechten
U kunt aan een medewerker rollen koppelen. U kunt via deze manier de partner en kinderen van uw medewerker registreren.
Nieuw
Met deze knop kunt u nieuwe rollen koppelen aan deze medewerker. In een nieuw
scherm kunt u de betreffende rollen selecteren en vervolgens via de knop 'Toevoegen'
aan de medewerker koppelen.
Verwijderen
Met deze knop kunt u een rol verwijderen.
Tabblad Persoonsgegevens classificaties
Op dit tabblad kunt u bekijken welke persoonsgegevens classificaties zijn
gekoppeld aan deze medewerker en kunt u de classificaties koppelen of ontkoppelen.
Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker wordt gecontroleerd of er een
actieve persoonsgegevens classificatie is waarbij de categorie en type
overeenkomen, en waarbij de optie 'Automatisch koppelen' is geselecteerd. Als
dat het geval is, wordt die classificatie automatisch aan deze medewerker
gekoppeld.
Voor meer informatie, zie
Persoonsgegevens classificaties aanmaken en onderhouden.
Nieuw
Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie koppelen aan deze
medewerker.
Verwijderen
Hiermee kunt u een persoonsgegevens classificatie ontkoppelen van deze
medewerker.